Глава 1 (О.Б. Калугина, В.С. Люцарев - Работа с электронными таблицами. Microsoft Office Excel 2003)

Основные понятия и навыки в работе с книгой Excel1Глава 1Основные понятия и навыки в работе с книгойExcel«Идеология» ExcelДля первых самостоятельных шагов в освоении приложения важно, чтобы рабочая среда, которую предоставляет окно Microsoft Excel,его графический интерфейс были очевидны и понятны пользователю.Без осознанного понимания того, что, как и почему происходит на экране, весьма проблематично найти решение той или иной стоящей передпользователем задачи.

Именно поэтому знакомство с Microsoft Excelпредлагается начать с рассмотрения очень несложных, а для некоторыхчитателей, возможно, уже очевидных, вопросов о том, как устроена икак может быть изменена структура документа Microsoft Excel.Книги и листыДокументы Microsoft Office Excel называются книгами. ЕслиMicrosoft Office Word новым файлам предлагает имена Документ1, Документ2, … , то в Excel последовательно создаваемые новые файлы именуются Книга1, Книга2, … .

При первом же сохранении файла на диске этоимя может быть изменено пользователем.Новая книга Excelобычно состоит из трех однотипных рабочих листов(Лист1, Лист2, Лист3). КажОбласть отобрадый лист книги имеет своежения ярлычковимя, которое указывается наярлычке в нижней части окна книги, слева от горизонтальной полосы прокрутки.2Глава 1Один из ярлычков выделяется жирным начертанием имени на белом фоне – этот лист является текущим, активным в работе с книгой.Переход от одного листа к другому осуществляется щелчком мыши насоответствующем ярлычке.Когда размеры областиотображения ярлычков непозволяют увидеть названиявсех листов книги, можно увеличить размеры этой области либо воспользоваться кнопками прокрутки ярлычков.В начало списка ярлычков листовНа один ярлычок влевоВ конец списка ярлычков листовОсновные понятия и навыки в работе с книгой Excel3четыре части, местоположение границ которых легко изменяется мышью.

Для каждой из областей имеется своя полоса прокрутки.Подобные действия можно выполнить и с помощью специальных «вешек»,расположенных в самом верху вертикальной и в правой части горизонтальной полос прокрутки.Произведя настройку на нужные строки и столбцы листа, можнозафиксировать в окне верхние строки и левые столбцы, подав командуОкно Закрепить. По этой команде границы областей будут указаныНа один ярлычок вправоРабочий лист представляет собой большую разлинованную таблицу. Она состоит из 256 столбцов и 65536 строк. Каждое пересечениестроки и столбца образует ячейку. Столбцы обозначены буквами, строки– цифрами, адрес любой ячейки определяется их сочетанием (так, A1 –адрес ячейки, определяющей левый верхний, а IV65536 – соответственно правый нижний угол рабочего листа).С помощью вертикальной и горизонтальной полос прокрутки рабочую область окна книги можно настроить на отображение нужныхстрок и столбцов листа.Удаленные друг от друга строки или столбцы можно одновременновывести в окне, разбив его на несколько областей командой Окно Разделить.

По этой команде рабочая область окна будет разделена натонкой черной линией, а одна вертикальная и одна горизонтальная полосыпрокрутки будут прокручивать в окне только «правые» столбцы и «нижние»строки.Отменяет закрепление областей в окне команда Окно Снять закрепление областей. Команда Окно Снять разделение отменитсразу и закрепление, и разделение областей окна. Отказаться от разделения окна можно и с помощью мыши.

Для удаления вертикальной разделительной линии нужно перетащить ее мышью влево, к номерам строк,а горизонтальной – вверх, к названиям столбцов рабочего листа.В работе с Microsoft Excel важно понятие активной ячейки – именнодля нее обычно подается та или иная команда.

Как определить, какая именно из многочисленных ячеек рабочего листа активна в данный момент? Активная ячейка обведена жирной черной рамкой. Заголовки столбца и строки, на пересечении которых находится активная ячейка, выделены цветом.4Глава 1 Имя активной ячейки указано в поле имени в левой частистроки формул.Переместить рамку активной ячейки проще всего щелчком мышипо нужной ячейке либо клавишами перемещения курсора.Теперь самое время сопоставить прочитанное как с рисунком, отображающим графический интерфейс окна Microsoft Office Excel 2003,так и с реальным его изображением на экране монитора. Некоторые егоэлементы, надеемся, уже понятны, назначение остальных станет очевидным чуть позже.

Пока постарайтесь запомнить их название и расположение в окне.Графический интерфейс окна Microsoft Office Excel 2003Поле имениактивнойячейкиОсновные понятия и навыки в работе с книгой Excel5Конкретный вид окна MicrosoftOffice Excel 2003 определяется и регулируется настройками меню за словом Вид, а также флажками и опциями вкладки Вид диалогового окна команды Сервис Параметры.

Неторопитесь щелкать по всем подрядстрокам меню – далеко не все могутоказаться очевидными и понятными спервого раза. Проверьте для первогораза, например, те, которые обведенына приведенном справа рисунке. Состальными мы познакомимся в соответствующих разделах пособия.Разбиение окнадокумента погоризонталиСтрока меню ипанели инструментовСтрока формулЯрлычки рабочихлистовОбласть задачАктивнаяячейкаКнопка длявыделения всехячеек листаЗаголовкистрокЗаголовки столбцовПолосы прокруткиМаркерзаполненияСтрока состоянияИндикатор текущегосостояния ячейки(Ввод, Правка, Готово и др.)КнопкипрокруткиярлычковИзменениеразмера областиярлычковРазбиение окнадокумента повертикалиВ пособии по работе с Microsoft Office Word 20031 уже были рассмотрены вопросы работы с элементами графического интерфейса окна.Так, например, пользователь может изменять размеры отдельных областей окна; включать, видоизменять или просто отключать те или иныепанели инструментов; обращаться к области задач, используя возможности ее различных вкладок.

Эти возможности практически одинаковыдля всех приложений Microsoft Office 2003. Поэтому позволим себе здесьповторно не останавливаться на этих общих моментах, а постараемсясосредоточить внимание читателя на особенностях работы с MicrosoftOffice Excel 2003.1О.Б.Калугина, В.С.Люцарев «Работа с текстовой информацией. Microsoft Office Word2003». Интернет-университет информационных технологий, Москва, 2005. стр. 10-14.6Глава 17Основные понятия и навыки в работе с книгой ExcelИзменения в структуре рабочей книгиПереименование листа рабочей книгиТочно так же, как документы Microsoft Office Excel можно хранитьпод именами «пронумерованных книг» (Книга1, Книга2 и т.д.), рабочиелисты внутри этих книг могут оставаться с именами Лист1, Лист2 и т.д.Но гораздо удобнее сразу «навести порядок» в своих документах.

Одиниз несложных первых шагов – переименование рабочего листа книги.Перемещение и копирование листовДля переименования активного листа нужно податькоманду Формат Лист Переименовать1 – текущееимя на ярлычке листа будет подсвечено. Далее следует ввести новое имя2 (не более 31 символа, включая пробелы) и подтвердить егонажатием клавиши Enter либо щелчком мыши вне указанного имени.Эти операции для указанного листа могут быть выполнены по команде Правка Переместить/скопировать лист…В появившемся диалоговом окне следует указать:Вызов спискавсех открытых натекущий моменткнигЦвет ярлычкаЯрлычки листов книги можно зрительно выделить разными цветами.

КомандаФормат Лист Цвет ярлычка… предложит палитру для выбора цвета.Установите этотфлажок, есливыполняетсякопированиеБыстро изменить порядок следования листов в пределах одной рабочей книги можно и обычным перетаскиванием их ярлычков мышью.Перетаскивание ярлычка при нажатой клавише Ctrl выполнит копирование указанного рабочего листа.Вставка листовСкрытие и отображение листовДля вставки нового рабочего листа в книгу предусмотрена командаВставка Лист. Вставка всегда происходит перед текущим листом.По умолчанию в каждой новой книге три рабочих листа, но это количество можно легко изменить. На вкладке Общие диалогового окнаПараметры (оно вызывается командой Сервис Параметры…) установите нужное значение – и, начиная со следующей новой книги, количество рабочих листов будет отвечать этой установке.Можно временно скрывать некоторые листы в книге.

По командеФормат Лист Скрыть ярлычок активного листа «исчезнет» изсписка ярлычков книги.Для отображения скрытого листа подается команда Формат Лист Отобразить, которая в отдельном диалоговомокне Вывод на экран скрытого листа предложит указать имя отображаемого листа1.121Эту же команду выполнит двойной щелчок мышью по ярлычку листа.Подсвеченное прежнее имя листа автоматически стирается при вводе нового.Отметим, что «разом» отобразить все скрытые в книге листы нельзя.

Одно выполнениекоманды позволяет отобразить только один лист.8Глава 1Удаление листовЕсли есть уверенность, что тот или иной лист должен быть совсемудален из книги, подается команда Правка Удалить лист. На экране обязательно появится предупреждающее сообщение:Если подтвердить удаление,то данный лист уже нельзябудет восстановить(командой Правка Отменить).Основные понятия и навыки в работе с книгой Excel9Команда контекстного меню Исходный текст – один из способоввызова при работе с Microsoft Excel системы программированияMicrosoft Visual Basic для приложений (VBA).

Эта встроенная системапредоставляет пользователю средства для самостоятельного расширения возможностей приложений Microsoft Office, в т.ч. и Excel: созданияновых команд (макросов), дополнительных расчетных функций (функций пользователя) и др. Работа с Microsoft Visual Basic для приложенийорганизована в отдельном окне.

Если это окно было открыто случайно,просто закройте его – вы вернетесь к работе с книгой Excel.Отменить удалениелиста, если командабыла подана ошибочноили преждевременно.Напомним о контекстных менюПочти все из перечисленных выше команд– вставка, удаление, переименование листов рабочей книги и т.д. – можно найти в контекстномменю к ярлычку нужного листа. Вызов такогоменю, как обычно, осуществляется правымщелчком мыши по ярлычку.