Л.И. Быковская - Обучение студентов и аспирантов методике подготовки презентаций

15.09.2015Методичка по презентации.htmМОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Н.Э. БАУМАНА      Л.И. Быковская, О.Л. Ивановская, О.М. Лосева, М.А. Наянова     Обучение студентов и аспирантов методикеподготовки презентаций  Часть 1(для студентов и аспирантов)           УДК 802.0ББК 81.2  Англ. – 923                МоскваИздательство МГТУ им. Н.Э. Бауманаfile:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…1/3815.09.2015Методичка по презентации.htm2013Научный редактор к.ф.н., доцент Беликова Ирина Федоровна                                                     file:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…2/3815.09.2015Методичка по презентации.htmОбъем 2 п.л.Тираж 100 экз. Course Description The  goal  of  this  course  is  to  offer  a  practical  guide  on  developing  the  practicalskills required to deliver effective public presentations.It  can  be  used  as  either  a  short,  intensive  course,  or  integrated  into  a  longer,  moregeneral programme for teaching English.This guide will help students to:                make a clear well­organised presentation for all levels of study at university, aswell as presentations geared towards business or research;               reflect on, and learn from, what has been learned;               make sure that both organising, and giving presentations or public speeches of anykind, become a pleasure and not a burden.The course consists of sections, logically arranged to ensure that students are fullyaware of what is expected of them before they begin their practical training. First andforemost,  students  should  acquire  a  clear  understanding  of  what  a  presentationinvolves, and which preparations are required in advance of the talk (the objectives ofthe talk, who is the audience, knowledge of the location, which equipment is required,etc.).The course is split into two main sections: preparation and delivery, with the lattersubdivided into four parts: the introduction, main body, conclusion and questions fromthe  audience.  Each  section  has  an  introductory  segment  covering  the  most  essentialissues  to  focus  on,  as  well  as  a  practical  segment  offering  a  variety  of  differentexercises  to  help  students  acquire  the  practical  skills  required  to  give  an  effectivepresentation.The  course  will  deliver  one  segment  at  a  time,  combining  theoretical  teachingswith practical exercises, with the course expected to last between 5­7 sessions.We recommend that students start preparing their own presentations  immediatelyafter the first session, planning each section in accordance with the course sessions. Inother words, after each session the students should use their new knowledge to shapetheir  presentations,  share  their  progress  at  the  following  session,  and  allow  lecturersand fellow students to provide constructive criticism and feedback on the work done.Proceeding components of the course will be taught in a similar manner, with eachfile:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…3/3815.09.2015Методичка по презентации.htmsegment comprising of pre­lecture reading, individual preparation, and a presentation tothe  group.  This  would  allow  a  greater  absorption  in  the  lessons,  and  a  more  frequentuse  of  new  words  and  phrases,  resulting  in  a  far  higher  rate  of  retention  andunderstanding.Upon  completion  of  these  core  classes,  students  will  be  required  to  deliver  theirpresentations  in  full,  while  the  fellow  students  will  then  discuss  and  reflect  on  themwithin the guidelines suggested at the end of the course booklet. Through this studentswill  both  gain  valuable  experience  in  preparing  and  delivering  a  presentation  to  anaudience, and will receive constructive criticism from lecturers and their student peers,resulting in the acquisition of all the key skills needed to deliver quality presentationsto a variety of audiences. What is a presentation?A  presentation  is  a  formal  talk  to  one  or  more  persons  that  “presents”  ideas  orinformation in a clear, structured way. All presentations have a common objective: theyare given in order to inform, train, persuade or sell. The key factors of any successfulpresentation are:               the audience;               the contents of the presentation itself;               and the presenter.The starting point should always be the audience. If you consider their needs andinterests you cannot get off to a bad start. 1. Preparation Can  you  name  the  three  most  important  things  involved  in  giving  anypresentation?Number 1 is………..PreparationNumber 2 is………..Preparation!Number 3 is………..Preparation!!Preparation is everything!With  good  preparation  and  planning  you  will  be  totally  confident  and  lessnervous.  And  your  audience  will  feed  on  that  confidence  too.  And  this  will  give  youcontrol of your audience and your presentation. With control you will be “in charge”file:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…4/3815.09.2015Методичка по презентации.htmand your audience will listen positively to your message.ObjectiveBefore you start preparing your presentation you should ask yourself: “Why am Igiving  this  presentation?”  If  your  objective  is  not  clear  to  you,  it  cannot  possibly  beclear to your audience.TimingYou only have a limited amount of time in which to tell the audience what theyneed to know, rather than everything that you know.Method         How should you give your presentation? Which approach should you use? Formalor informal? Should you include visual aids, and if so, how many? Will anecdotes andhumour play a part in your presentation?Structure of the presentation.A well organized presentation with a clear structure is easier for the audience tofollow. It is therefore more effective. You should organize the points you wish to makein a logical order. Most presentations consist of three parts, followed by questions: Thebeginning  is  ideal  for  an  attention  grabber  or  for  an  ice  breaker.  The  end  is  great  towrap things up or to end with a grand finale. BeginningShort introductionMiddleEndBody of the presentationShort conclusionQuestions and Answerswelcome your audienceintroduce your subjectexplain the structure of yourpresentationexplain rules for questionspresent the subject itselfsummarise your presentationthank your audienceinvite questions  Rehearsal"If  you  fail  to  prepare,  you  are  prepared  to  fail".  Plan  to  rehearse  yourpresentation  out  loud  at  least  4  times,  and  if  you  can  get  word  perfect  so  much  thebetter.Rehearse against the clock. If you have to give a presentation in a short period offile:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…5/3815.09.2015Методичка по презентации.htmtime  then  try  to  practice  your  presentation  against  the  clock.  This  is  particularly  truewhen your time is limited by, say 10­15 minutes. You can add in parts from the scriptor take them out to fit the time.In the actual presentation you could take in a clock or take off your wrist watchand put it on the podium. This way you can see how the timings can develop.Rehearsal is a vital part of preparation. This will have the following benefits:               you will become more familiar with what you want to say;               you will identify weaknesses in your presentation;               you will be able to practise difficult pronunciations;                              you will be able to check the time that your presentation takes and make anynecessary modifications.So  prepare,  prepare,  prepare!  Prepare  everything:  words,  visual  aids,  timing,  andequipment. Rehearse your presentation several times and time it.               Is it the right length?               Are you completely familiar with all your illustrations?               Are they in the right order?               Do you know who the audience is?               How will you answer difficult questions?               Do you know the room?               Are you confident about the equipment?When you have answered all these questions, you will be a confident, enthusiasticpresenter ready to communicate the subject of your presentation to an eager audience.At  the  end  of  the  booklet  you  may  find  relevant  Useful  Vocabulary,  whichprovides some phrases and hints and could make your preparation a bit easier. Preparation Practice Exercise 1.Complete the suggested questions, trying to formulate major aspects beforestarting preparation for a talk. Planning                   Purpose –why and what?file:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…6/3815.09.2015Методичка по презентации.htm                   Audience –who and how many?                   Premises –do/does and is/areWho __________________________________________?What _________________________________________?Why __________________________________________?Where ________________________________________?When _________________________________________?How __________________________________________? Exercise 2.Restore the original order of instructions on how to prepare for a successfulpresentation. How to Prepare for a PresentationThe  best  way  to  perform  a  presentation  well  is  to  be  prepared.  Standing  in  front  of  agroup  reading  from  note  cards  and  stumbling  over  your  thoughts  is  not  veryconvincing. With a little practice you can look like a pro by speaking clearly and in anorganized fashion. Follow these steps to learn how.Instructions__Be  sure  you  know  how  to  pronounce  all  the  words  correctly.  Check with the dictionary if necessary.__Create  an  outline  that  includes  an  introduction,  an  overview  of  the  main argument  or  purpose,  the  evidence  used  to  support  that  argument,  any critiques of the work and the conclusion._1_Select the material you will use.__Research your topic of discussion and determine the purpose of your talk.__Talk  through  your  presentation  many  times  before  presenting.  Open  your slides and actually click through them speaking your part out loud.__Know your audience and what it knows.__Prepare your handouts, if necessary.__Make sure that your talk fits in within the time limit of your presentation.__Create an outline (a plan) of what ideas you wish to cover. Exercise  3.  Checklist  for  Planning  a  Presentation.  Arrange  the  following  statementsdepending on whether they are advisable or not.file:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…7/3815.09.2015Методичка по презентации.htm Do’sDon’ts      1.            Understand the interest level of the audience;2.            Use jargon even if the audience doesn’t understand it;3.            Use simple language;4.            Make the presentation focused, easy to understand;5.            Prepare a logic tree;6.            Skip any point of your presentation if you feel like;7.            Be rigid in following a sequence according to your plan;8.            Use any available sources for in­depth analysis;9.            Be prepared for any kind of question from audience;10.       Prepare cue cards;11.       Ignore the audience during your talk, it’s their problem if they do not follow you;12.       Insert abbreviations, such as AC, MBT, QA, etc., whenever possible to make yourtalk more short­spoken;13.       Understand the audience question clearly;14.       Provide handouts for additional information. Exercise 4. Fill in the gaps with the words in the correct form or choose the right wordfrom those suggested. When  you  ________  (to  make)  a  presentation,  the  first  stage  is  to  plan  it.  You_________(needn’t/should) start by __________ (to think) about your audience –whothey are, what they ______(to know) about the subject and what they expect from you.Will  they  be  interested,  enthusiastic,  cooperative  or  perhaps  critical?_____you_________ (to present) to the group from your own culture or to people ofdifferent cultures? All these factors ________(to influence) the way you approach thepresentation. If possible, try to visit the room where you__________(to give) the talk.Check the equipment and make sure your voice _________ (to carry)  to  the  back  offile:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…8/3815.09.2015Методичка по презентации.htmthe  room  if  you  don’t  use  a  microphone.  Look  at  the  seating  arrangements  and  makesure they are what you want.You’re  now  ready  to  prepare  what  you  _________  (to  say).  Stage  one  is  theopening.  A  good  opening  is  essential  as  you  will  be  nervous  and  you_________(needn’t/need  to)  grab  the  attention  of  the  audience.  You  start  by__________ (to introduce) yourself and then you use a technique to get the audience’sinterest. We call this the ‘hook’ which focuses the audience’s attention on what you’resaying.  You  __________  (must/can)  do  this  in  various  ways.  You________(must/can):  ask  a  question;  use  a  famous  quotation;  use  a  striking  visualimage;  appeal  directly  to  the  audience’s  interests  or  needs.  Once  you  have  theaudience’s  attention,  you  _________(needn’t/should)  tell  them  the  structure  of  yourpresentation. You give them a map of the talk, with signposts along the route, so theyknow what you _______ (to cover) in your talk. Exercise  5.  The  chart  below  provides  some  ideas  on  what  is  understood  by  a  gooddelivery. Read the items and give your considerations. Explain your point. A good presenter…1234OKusefulv. usefulvital!!!does not speak too quickly    is enthusiastic    looks at the audience/makes eye contact     is confident    is not monotone    explains the purpose of the talk    knows their subject    explains with interesting examples    reviews what they’ve covered at the end     of the session Home assignmentThink of a topic on which you would like to give a presentation. Do not forget thatthe  topic  should  be  interesting  for  you  and  your  audience.  Make  your  preparationaccording  to  the  theoretical  guide.  Make  a  plan  for  your  talk  and  collect  the  materialfile:///D:/%D0%9C%D0%BE%D0%B8%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B/%D0%A3%D1%87…9/3815.09.2015Методичка по презентации.htmyou may use. 2. Delivery2.1 Introduction The introduction phase sets the tone and expectations of a meeting or presentation.Although very often the presenter will typically introduce themselves to the audience,on other occasions a colleague or chairperson may introduce the speaker.A complete introduction for a presentation includes the following parts:               greeting;               your name and position;               title and subject of your talk;               presentation objective;               main parts of your talk;               mention of the visual aids that you will use;               time you will take;               when you would like to answer questions;               and a link to the first section of your presentation.At the end of the booklet you may find relevant Useful Vocabulary. Introduction Practice Exercise 1.Match these less formal phrases with the more formal phrases in the table: What I want to do today is…                            It’s good to see you all here.OK, shall we get started?                                 In my talk I’ll tell you about...Today I’m going to talk about…                    As you know, I’m…Hi, everyone. More formalLess formal1.     Good afternoon, ladies and gentlemen.