38153 (Делопроизводство в кадровой службе предприятия), страница 10
Описание файла
Документ из архива "Делопроизводство в кадровой службе предприятия", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "делопроизводство" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. .
Онлайн просмотр документа "38153"
Текст 10 страницы из документа "38153"
Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок ("«разные материалы"» "«общая переписка"», « переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:
-
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов ( протоколы, приказы и т.д.);
-
название организации или структурного подразделения ( автор документа);
-
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы ( адресат или корреспондент документа);
-
краткое содержание документов дела;
-
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
-
даты (период), к которым относятся документы дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2» и т.д.
Отделам кадров рекомендуется вести следующую номенклатуру дел:
-
Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами).
-
Штатное расписание предприятия.
-
Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.
-
Приказы по основной деятельности (копии).
-
Приказы о командировании, кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарных взысканий.
-
План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии).
-
Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем предприятия (копии).
-
Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела (копии).
-
Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).
-
Материалы профессиональной учебы – документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы, программы и т.д.
-
Переписка с другими организациями по вопросам повышения деловой квалификации.
-
Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров.
-
Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.
-
Список резервов кадров на выдвижение.
-
График отпусков сотрудников предприятия.
-
Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.
-
Картотека трудовых книжек.
-
Алфавитные карточки персонального учета кадров ( форма № Т-2).
-
Журнал учета граждан по вопросам трудоустройства.
-
Акты приема –передачи при смене начальников отдела кадров.
-
Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.
7.1.Хранение дел
Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
-
подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;
-
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного ( до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению : допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, н задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного ( до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером ( если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копии и т.п.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.
Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.
Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.
В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.
В ООО «Птицефабрика Александровская» отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. Обязанности архивариуса совмещает секретарь референт птицефабрики, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Взаимодействие государственного архива с птицефабрикой осуществляется на договорной основе. В договоре закреплены принципы взаимоотношений сторон, их обязанности, ответственность и др.
Птицефабрика может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:
-
прекращения деятельности;
-
нестабильности деятельности;
-
отсутствия условий для хранения документов;
-
желания самого предприятия.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одно из важнейших задач директора предприятия.
Заключение
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде».
Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.
Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Список использованной литературы
1.Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.
2.Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.
3.Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.
4.ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
5.ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. –М.: Изд-во стандартов, 1984.
6.Указ Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»
7.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
8.Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих/ Минтруд России. – М.: «Экономические новости», 1998.