Для облегчения поиска и упорядочения листов последнее слово на каждом из них заносилось первым на последующем. Если же на странице оставалось свободное место, на нем писалась буква "Z" или слово "Vacua".

Правильность написания актов проверялась, о чем говорят "маргиналии" — отметки на полях, например: "Тот аркуш порядней треба бы переписать". Нумерация актов (славянская и арабская) проводилась по месяцам; нумерация страниц была введена значительно позднее.

Свое дальнейшее развитие актовое делопроизводство в судах получило согласно Уставу 1566 г., который предусматривал ведение всех документов "словы русскими". В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей феодального общества.

Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения. Устав обязывал помещиков каждого уезда "збудовать такое место, где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были эахованы" и хранились у "скрынях моцных за тремя-замками"" .

К сожалению, большая часть актовых книг погибла. Ныне общее количество актовых книг составляет 7,5 тыс. томов, которые вмещают около 5 млн. документов-записей'" .

Актовое делопроизводство просуществовало на территории Правобережной Украины до конца XVIII века.

Приказное делопроизводство

До XV столетия в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Органами управления государства были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостными, компетенция которых распространялась и на барские вотчины. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках — писари и поддьячие.

Создание Российского централизованного государства потребовало более развитых форм государственного управления. В связи с этим происходила постепенная перестройка органов великокняжеского управления. В конце XV — начале XVI веков сложилась система приказов — центральных органов государственного правления, которые ведали отдельными отраслями в качестве ведомственных учреждений. Так, Посольский приказ ведал внешними отношениями, Разрядный— военными, Поместный— земельными делами; существовали Холопский, Ямской, Разбойный и другие приказы. Когда Украина в 1654 г. вошла в состав России, при Посольском приказе сначала была создана канцелярия малороссийских дел, а в 1663 г. — Малороссийский приказ.

Всего было около 80 приказов, каждый из которых насчитывал от 3 до 400 "приказных людей". Во главе приказа стоял судья, руководивший вместе с "товарищами" (заместителями и помощниками) дьяками. Дьяки из простых писарей становились начальниками приказных канцелярий и занимались всеми повседневными делами и делопроизводством. Для этого они имели в своем распоряжении "письмовые головы" разных рангов: под-дьячих (старших, средней руки и младших), писарей, переписчиков, а также переводчиков, сторожей и приставов.

Канцелярии функционировали при каждом государственном, духовном или гражданском учреждении, документы в них оформлялись по определенным общим правилам, которые наследовались традиционно.

Деятельность канцелярий, работа их отдельных служащих по созданию официальных текстов хорошо видны по реквизитам создаваемых документов. Так, на каждом документе, который доставлялся в приказ, ставилась дата регистрации. Дьяк в необходимых случаях ставил отметку "выписать", т.е. навести справку. Дело готовили к докладу и обсуждали, после чего выносили "присуд" и распоряжения о подготовке письма-ответа.

Проект документа составляли по указанию дьяка старшие поддьячие. Дьяк редактировал этот проект, делая отметки на полях или обратной стороне листа. Исправленный документ младший поддьячий переписывал заново — "белил" и передавал поддьячему, который сверял его с черновиком и визировал: ставил подпись на обратной стороне в нижней части листа, подтверждая правильность написанного. Проверенный документ подписывался дьяком растянуто по всей его ширине, например: "А грамоту писал дьяк Семен Грач'" .

Писали на узких (15-17 см) полосах бумаги, которые в случае необходимости склеивали, оставляя обратную сторону чистой. К первому документу подклеивали последовательно другие и длинную бумажную полосу сворачивали в рулон. При чтении полоса волочилась; отсюда и появилось народное изречение — волокита, что означает несвоевременное решение того или другого вопроса" .

В деятельности приказов XV-XVIII вв. выработался определенный процесс работы с документами, который и получил название приказное делопроизводство. В практике деятельности приказов появились определенные формулы составных частей документов, порядок их оформления и перемещения как в самих приказах, так и между ними. Документы стали разделять на законодательные (царские указы, решения Боярской Думы) и распорядительные (грамоты и указания органов государственного правления). От простых людей в приказы поступали челобитные.

Территория Левобережной Украины, на то время входившая в состав России, была разделена на 16 военных округов или полков, в которых административная, судебная и военная власть принадлежала полковникам. Территория каждого полка делилась на сотни во главе с сотниками. Возглавляли государство гетман и Старшинский Совет, а делопроизводством ведал Генеральный Писарь вместе с Генеральным Судьей.

В мае 1710 г. гетманом был избран Пилип Орлик, бывший до того генеральным писарем и автором "Пактов", или так называемой "Бендерской Конституции и вольностей Запорожского войска". Интересно, что исходным положением этого документа был тезис о независимости Украины.

Коллегиальное делопроизводство

Как уже отмечалось в предыдущих статьях, делопроизводство в учреждениях Российского государства до XVIII столетия велось согласно канцелярским традициям и законодательством не регулировалось.

В 1717-1718 гг. на смену устаревшей системе приказов было создано 12 коллегий, каждая из которых вела определенную отрасль хозяйства или сферу управления и была подчинена сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный 27 февраля 1720 г.

Генеральный регламент стал основой организации делопроизводства в государственных учреждениях, и в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.

Интересна история создания Генерального регламента. Еще в 1715 г. Петр I направил своих представителей в Швецию, Данию и Германию для изучения существующей у них коллегиальной системы управления и возможности применения ее в России. После изучения материалов было принято решение выбрать шведскую модель и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить се. Первый вариант Генерального регламента был составлен Генрихом Фиком, после чего он имел еще 12 редакций.

В Генеральном регламенте были подробно раскрыты функции каждого подразделения коллегии, в том числе был раздел о структуре и функциях канцелярии и ее секретаря.

Именно секретарь составлял наиболее важные документы, все прочие оформлялись канцеляристами по его поручению. Некоторые документы (дипломы, патенты) составлялись по "генеральным формулярам", т.е. определенным обязательным формам документов.

В 1722 г. выходит в свет "Табель о рангах". Именно этот документ положил начало системе чинов, званий и титулов, которые применялись в делопроизводстве до 1917 г. В этот же период была создана практика официального делопроизводства, существующая до наших дней.

В окончательной форме вопросы документационного обеспечения управления были сформированы в "Учреждениях для управления губерниями" от 7 ноября 1775 г. Согласно вышеупомянутому документу, процессы делопроизводства между учреждениями стали ритуалом. Чтобы занять соответствующее место в бюрократической системе управления, этот ритуал нужно было хорошо знать.

Для отношений между высшей властью и властью на местах были установлены соответствующие месту каждого учреждения виды документов. Высшие учреждения давали указания, подчиненные — писали "доносы" об их выполнении. Была создана не только иерархия учреждении, но и иерархия документов.

Весь процесс прохождения документов в учреждениях обязательно регистрировался в журналах, книгах или реестрах. На входящих документах в верхнем правом углу ставили дату поступления и номер согласно реестру. Зарегистрированные документы рассматривались соответствующими исполнителями и заносились в настольный реестр. Аналогично регистрировались исходящие документы.

Для облегчения нахождения документа к реестрам составляли алфавитку учреждений и лиц, которые имели к этому какое-либо отношение. О проделанной работе учреждения составляли отчеты, а о количестве и составе заслушанных дел — срочные сводки.

Законодательные и распорядительные акты оформлялись указами, регламентами, инструкциями и протоколами. Появилось множество форм переписки: письма, реляции, доносы, извещения.

Именно в период коллегиального делопроизводства были установлены начала организации учета, прохождения и сохранения документов, тогда же впервые появился термин "архив".

Россия все больше ограничивала самоуправление в Украине, хотя еще оставалась власть гетмана. Гетман непосредственно управлял государством при помощи генеральной старшины, в частности генерального обозного (отвечал за артиллерию и воинские запасы), генерального судьи (руководил судопроизводством), генерального есаула, который был помощником в военных делах, и генерального писаря, возглавлявшего гетманскую канцелярию.

Гетман выдавал универсалы — письменные распоряжении, которые должны были исполняться всем народом Украины.

Своих законен о государственном строе, суде, праве на землю, ведении делопроизводства в Украине разработать не успели. Судили, и основном, по польским законам. А в Сечи жили по своим, неписаным законам.

Символами гетманской власти в государстве были клейноды?" булава, корогвы, бунчук и литавры. Особенное значение имела печать с гербом, на котором изображался казак с ружьем на плече. Одновременно гетман пользовался личной печатью с фамильным гербом.

После поражения гетмана Мазепы российские правители получили право надсмотра над судами и даже канцелярией гетмана, земли раздавались российским дворянам. В 1722 г. в г. Глухонс была создана Малороссийская коллегия, которая попеременно управляла Украиной имеете с гетманами до 1764 г. В 1783 г. iimccto полкового делении было создано три наместничества (позднее — губернии) е центрами в Киеве, Чернигове и Новгород-Сиверском, которые вместе составляли Малороссийское генерал-губернаторство. Украина окончательно потеряла свои права, свою волю, закончило свое существование вольное украинское казацкое государство.

Исполнительное делопроизводство

Очередные реформы российского центрального государственного аппарата были проведены в 1810-1811 гг. ''В 1810 г. утвержден высший государственный орган — Государственный Совет (Дума), а в 1811 г. созданы центральные органы государственного правления — министерства. Министерства имели многоступенчатую структуру. Состояли они из департаментов, которые делились на отделы, а отделы — на столы.

Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно должности каждого. Документы поступали сверху вниз: от царя — манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената — указы и распоряжения. Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти — указания и т.д.

Создание министерств завершило процесс четкого разделения государственного аппарата. Это привело к быстрому росту слоя чиновников-бюрократов, которые полностью зависели от милости царя. Аппарат все больше разрастался численно и старался обеспечить свои права, а также материальные и моральные привилегии и почести. В 1812 г. было утверждено уже восемь министерств, и их количество увеличивалось. Постановлением "Общее учреждение министерств" предусматривалось единство создания документов по приведенным образцам. Каждый важный документ состоял из трех частей: введения с изложением сути дела, обоснования со ссылками на законодательство и нормативные акты, ходатайства или просьбы.

Порядок прохождения - документов по инстанциям строго регламентировался правилами, которые требовали, чтобы документы не отклонялись от своего установленного пути. В каждом учреждении входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах, состоящих из трех частей: для регистрации документов высшей власти, для обыкновенных документов и для секретных. Дела, которые рассматривались в департаментах, разделяли такие на три категории: срочные; неотложные (рассмотрение которых связано с применением неотложных решений) и текущие.

Много внимания и усилий уделял целостности делопроизводства и отчетности известный государственный деятель того времени М.М. Сперанский, работы которого внесли весомый вклад в унификацию документов.

В это же время возникла практика составления разнообразных письмовников, ставших отечественной традицией. Нужно подчеркнуть, что, хотя эти сборники и носили название письмовников, вмещали они все виды документов: распоряжения, указания, циркуляры и т.п.

Достаточно было найти в письмовнике образец нужного документа или, еще лучше, заменив фамилию, дату и адрес, переписать документ заново. Благодаря письмовнику можно было также, используя типовые обращения или формуляр нужного документа, составить по нему новый.

Режим Временного правительства из-за непродолжительности своего существования не внес существенных изменений в практику подготовки документов. В практике документационного обеспечения управления еще оставался речевой ритуал. Перед самой революцией в 1917 г. вышло постановление "Об усовершенствовании форм официальных отношении и бумаг", в котором были отменены "титулирование и заключительные формулы вежливости в деловых письмах".

Процедура издания распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии: