21992-1 (Подготовка отчетов), страница 3

Этап 6. Редактирование. Есть три правила редактирования: редактируй, редактируй и редактируй. Очень немногие — если только они не лгут — могут написать что-то с первого раза так, что к этому вообще нечего добавить. Поэтому не следует считать, что Вы ошиблись, если окажется, что написанное Вами нуждается в редакции. Мастерство приходит с опытом. Чем больше Вы пишете, тем лучше получается, и тем меньше становится потребность в редактировании и добавлениях. Редактирование нацелено на улучшение стиля и содержания текста. Примите во внимание следующие советы:

Отложите написанный текст на какое-то время, чтобы вернуться к нему позднее.

Попросите коллегу прочесть то, что Вы написали. Свежий взгляд может вызвать новые мысли и позволит внести изменения, которые без этого нельзя было бы сделать.

Проверяйте текст досконально. Внимательно следите за деталями. Это не значит, что надо искать несуществующие мелочи, но следует добиться, чтобы каждая деталь производила определенное впечатление и имела точный акцент. Разделение длинного предложения на два коротких или замена пары слов может дать значительный эффект. Важен процесс в целом, и его нельзя сокращать. Это относится к каждому этапу, и особенно к редактированию.

6. Форма и структура отчета.

Какова роль структуры отчета?

Хорошие рассказы всегда имеют начало, середину и окончание. Отчеты тоже должны иметь четкую структуру. Она нужна по двум причинам: отчет легче и быстрее составить, а читателю легче следовать за ходом мысли автора, и, значит, больше вероятности, что он прочтет отчет до конца.

Структура требует логики, а логика — ясных целей. Не забывайте о цели при рассмотрении и определении структуры. Бывает, что кроме начала, середины и окончания может потребоваться более сложное структурное деление, но порой достаточно и этих трех элементов.

Как расположить части отчета?

Есть три варианта расположения введения, основной части и выводов:

В варианте 1 Вы приберегаете выводы (которые могут включать в себя итоговую информацию и рекомендации) под конец. Использовать такую схему рекомендуется в том случае, если предполагается, что получатель отчета не согласен с Вашими заключениями или не сможет их понять, пока не прочтет весь отчет. Однако большинство людей сразу читает выводы, вне зависимости от того, где они расположены.

Варианты 2 и 3 представляют собой примеры прямого порядка расположения частей отчета. Находятся выводы в первом или во втором пункте — не имеет значения. Любой вариант приемлем, если:

В отчете содержатся только хорошие новости;

Получатель отчета достаточно осведомлен для того, чтобы понять выводы без предварительного прочтения оставшейся части отчета;

Выводы представляют собой основную информацию, которая более детально раскрывается в основной части;

Читающему нужно сперва прочесть выводы.

В каком порядке следует писать текст отчета?

Если Вы тщательно составили план отчета, то написать текст будет несложно, хотя это и может отнять много времени. Вне зависимости от того, в каком порядке Вы решили расположить введение, основную часть и заключение (выводы) в Вашем отчете, выводы следует писать в последнюю очередь. В процессе написания отчета Вам впервые приходится продумывать материал отчета в деталях, и Ваши выводы могут измениться.

Основную часть чаще всего пишут в первую очередь. Введение, вне зависимости от того, когда оно пишется, должно заканчиваться переходом к основной части отчета. Как по расположению, так и по степени важности, основная часть занимает центральное положение в отчете. Объем основной части должен составлять 75% от всего текста отчета, а оставшиеся 25% текста должны быть распределены между введением и заключением.

При изложении основной части переход от темы к теме должен четко прослеживаться и быть логичным. Используйте разнообразные связующие слова и выражения (такие, как затем, следовательно, в-четвертых, с другой стороны, подобным образом и пр.), которые могли бы послужить своеобразными указателями для читателя. Периодически подводите итоги, делайте выводы, например, в конце каждого важного раздела, чтобы напомнить читателю, в какой части повествования он находится, и что будет изложено далее. Основные характеристики грамотно составленного информационного сообщения, приведенные в Главе 2, также могут быть применены к большим отчетам как к одному из видов письменных сообщений.

Как и когда при оформлении отчета используются ссылки и сноски?

При написании бизнес — отчета необходимо делать ссылки на источники информации, которые Вы использовали в процессе исследования, а не заставлять читателя теряться в догадках по поводу того, где Вы взяли эту информацию. В официальных отчетах ссылка на источник информации обязательно располагается в сносках, располагающихся либо в конце страницы, либо в конце текста. В менее официальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте, например: «Исследование рынка услуг по доставке продуктов питания, проведенное журналом «Эксперт» в 2001 году, показало, что...». Обычно ссылка на источник прямо в тексте используется в том случае, когда упоминается небольшое количество источников.

При оформлении ссылки в виде сноски в конце цитаты, которую Вы приводите в тексте, помещается цифра. Эта цифра находится несколько выше строки и называется верхним индексом. Первая цитата нумеруется цифрой 1, следующая — цифрой 2 и т.д. по возрастающей. При использовании материала, полученного в ходе интервью, как очного, так и проведенного по телефону, на него ссылаются как на публикацию, автором которой является интервьюируемый.

Если в тексте отчета Вы ставите надстрочные индексы для обозначения сноски, то Вы должны оставлять место в конце страницы для собственно сносок. Если в тексте на странице 7 содержится четыре надстрочных индекса, то в конце страницы должно быть четыре сноски.

Сноски, сгруппированные в конце отчета, называют концевыми сносками. Помимо их расположения, концевые сноски ничем не отличаются от обычных сносок. Если в конце отчета помещена библиография, то ссылки в тексте могут даваться непосредственно на соответствующий номер источника в библиографическом списке.

Что должно быть во введении к отчету?

Обычно во введении разъясняется важность темы, которой посвящен отчет. Во введении может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Могут быть параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета. Таким образом, во введении, как правило:

Определяется место действия (связь с какими-либо обсуждениями, термины, ссылки и пр.);

Ясно определяется тема;

Определяются цели и задачи;

Представляется удобная и привлекательная для читателя структура отчета;

Начинается процесс ознакомления с темой и намечается нить, которой может следовать читатель.

Помните, что начало всегда определенным образом характеризует автора. Если начало удачное и создает впечатление чего-то полезного и тщательно продуманного, у читателя может сразу сложиться позитивное впечатление об авторе.

Каким должно быть заключение отчета?

В разделе «Заключение» не должно быть представлено никакой новой информации. В этом разделе производится обобщение сказанного выше, в основной части отчета, и подведение итогов. Основное достоинство заключения в том, что в этом разделе обращается внимание читателя на наиболее важную информацию, и делаются необходимые акценты; читателю дают понять, какие мысли являются основными в отчете.

Подвести итог убедительно и эффективно не так-то просто. Если итог подведен умело, он впечатляет и реально помогает привлечь внимание, которого заслуживает отчет. Известно, что, прежде чем приступить к чтению, многие люди заглядывают в конец текста. Заключение, удачно отражающее содержание, побуждает к внимательному чтению всего текста. Будьте готовы затратить немало времени на редактирование и проверку заключения. Очень легко бросить все силы на составление длинного отчета, а затем испортить дело, не уделив должного внимания этой исключительно важной его части.

Какие еще разделы могут быть в отчете?

В отчет могут быть также включены дополнительные разделы, к числу которых относятся концевые сноски, приложения, библиография и алфавитный указатель. Концевые сноски — это сноски, сгруппированные в конце текста. В приложении содержится материал, который может быть интересен читающему отчет, но если его поместить в основную часть отчета, то это может замедлить чтение. В официальном отчете каждое приложение снабжается титульным листом, на котором приведено обозначение и название приложения. Библиография представляет собой перечень источников информации, которые использовались при подготовке отчета, вне зависимости от того, цитировались ли отрывки из них в отчете. Алфавитный указатель используется только в больших отчетах и представляет собой перечень основных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержится номер страницы, на котором упоминалось то или иное понятие.

Кроме того, в отчет могут быть включены предварительные части, к числу которых относятся форзац, титульный лист, документ, подтверждающий полномочия, сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, аннотация. Чем больше составляющих, тем более официальным является отчет.

Форзац используется исключительно в официальных отчетах, содержит только заглавие отчета. Большинство отчетов имеют титульный лист, в котором содержится, по меньшей мере, заглавие отчета, имя (и должность) человека, которому направляется отчет, имя (и должность) автора отчета, дата.

Если Вас уполномочили написать отчет, то к нему можно приложить копию письма или служебной записки, подтверждающей это. Такой документ обычно бывает в официальных отчетах, его представление придаст Вашей работе больше значимости.

Сопроводительный документ — это может быть письмо или служебная записка — прилагается для сопровождения отчета. Получатель отчета скорее всего является автором документа, представляющего полномочия. Сопроводительный документ содержит сопровождающую информацию; обзор отчета; выражение благодарности людям, которые помогли Вам при подготовке отчета; вежливое заключение, в котором могут быть описаны дальнейшие действия, а также включено предложение обсудить информацию более подробно.

Содержание является необходимой частью любого более или менее официального бизнес — отчета. В нем перечислены все части, входящие в отчет (например, перечень таблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти.

Если в отчете содержатся таблицы, то необходим перечень таблиц, содержащий номера, названия таблиц и номера страниц, где они находятся. Перечень рисунков оформляется аналогично или объединяется с перечнем таблиц под общим названием «Перечень иллюстраций».

В аннотации читателю представляется изложение содержания отчета в краткой форме. Аннотацию можно назвать отчетом в миниатюре, но в ней содержатся не только выводы. Аннотация по объему обычно не превышает одну страницу.

Как правильно скомпоновать отчет?

В официальном отчете должны содержаться следующие части, приведенные в порядке их следования:

Чем более официальным является отчет, тем большее количество частей он должен содержать.

7. Что хотят видеть в отчете его читатели.

Что нужно учитывать при написании отчета в первую очередь?

Главное, о чем необходимо помнить при написании любого отчета — это его читатели. О читателях следует позаботиться еще на этапе постановки целей. В противном случае написание отчета будет похоже на стрельбу из лука в темноте. Может оказаться, что различные группы людей, которым предназначено одно и то же сообщение, нуждаются в различной его трактовке. Поэтому всегда принимайте во внимание: