101746 (Построение системы информационного обеспечения)

Построение системы информационного обеспечения

Содержание

1. Основные шаги

2. Что для этого необходимо

2.1 Составные части системы информационного обеспечения

2.2 Методы определения потребностей в информации

2.3 Сбор и обработка информации при помощи показателей и систем показателей

2.4 Примеры показателей и систем показателей

2.4.1 Измеряемые величины в сбалансированной системе показателей

2.4.2 Индикаторы рисков как инструмент контроллинга

2.5 Система отчетности

2.5.1 Требования к отчетам и к иерархии отчетов

2.5.2 Требования к современным системам отчетности

2.6 IT-поддержка контроллинга

2.6.1 IT-поддержка при планировании и учете

2.6.2 Выбор стандартного программного обеспечения

2.6.3 Практический пример: применение программного стандартного обеспечения mySAP Financials фирмы SAP AG

1. Основные шаги

С одной стороны, информация необходима для планирования и контроля, однако, с другой стороны, информация должна указывать на шансы и предупреждать о рисках, т.е. стимулировать развитие планирования и контроля. От систематического обеспечения информацией зависит как успех планирования, так и (по крайней мере, частично) последующая реализация плана.

Критика по поводу информационного обеспечения руководства предприятий очень распространена. Основные критические замечания следующие:

информация поступает слишком поздно;

информация чрезмерно детализирована;

информация необоснованно обширная;

большая часть информации обращена в прошлое;

информация содержит только данные, которые можно выразить количественными показателями;

руководители отдельных подразделений получают непостоянную, а часто и противоречивую информацию;

информации, которая касалась бы будущих, еще неизвестных целей, явно недостаточно, т.е. вопрос информационного обеспечения для стратегического планирования во многих случаях остается нерешенным.

Первый шаг (этап) состоит в выяснении потребности в информации (рис.1). При этом сначала устанавливаются организационные рамки путем определения исполнителей задач (часто это контроллер) и времени, за которое должен быть осуществлен анализ потребности в информации. Последнее зависит от специфических факторов деятельности предприятия, например, информационные потребности руководства предприятия с короткими жизненными циклами продуктов и подвергающейся быстрым изменениям производственной программой также меняются в течение короткого времени, что обусловливает частое возвращение к вопросу об определении потребностей в информации. Для анализа информационных потребностей существуют многочисленные методы (например, интервью), которые должны быть отобраны и реализованы на следующем этапе.

Часто получатели информации склонны запрашивать большие объемы информации, не задумываясь при этом о соотношении затрат и пользы. Поэтому в рамках оценки информации необходимо обязательно поставить вопрос: "Насколько важна для вас эта информация и сколько вы были бы готовы за нее заплатить?"

В качестве следующего шага определяется, как должны осуществляться сбор и обработка информации, необходимой для удовлетворения установленных ранее информационных потребностей. В зависимости от того, нужна информация для стратегического или оперативного планирования, разными будут и источники информации. Информацию о нижних границах цен на непродолжительный период можно, например, получить из расчета затрат, информацию же о рисках на новых рынках сбыта - на основании систем раннего предупреждения.

Таким образом формулируются требования к системам, "производящим информацию", например, к расчетам затрат, расчетам показателей объемов производства или предоставляемых услуг или инвестиционным расчетам. Особую роль играет при этом сбалансированная система показателей, поскольку она трансформирует стратегию предприятия в конкретные информационные данные, необходимые для управления предприятием.

Для успешной реализации процессов сбора и обработки информации необходимо четкое разграничение сфер ответственности, т.е. необходимо определить, кто собирает информацию, кто ее обрабатывает и кто координирует этот процесс в целом.

Процессы передачи информации необходимо описать в рамках следующего этапа путем разработки и построения системы отчетности. Система отчетности стимулирует мероприятия по управлению предприятием, так как в отчетах заданным показателям из системы планирования противопоставляются достигнутые фактические показатели. Приведенные на рис.1 частичные этапы системы отчетности более детально рассмотрены ниже.

Необходимой предпосылкой экономичного функционирования системы информационного обеспечения является компьютерная поддержка. Изобилие рыночных предложений требует обоснованного подхода к выбору компьютерной техники и особенно программного обеспечения. Если же на предприятии разрабатывается собственное программное обеспечение, то контроллинг должен следить, чтобы соответствующие проектные материалы создавались с ориентацией на последующую экономичную и эффективную реализацию проекта.

Таким образом, построение всеобъемлющей системы информационного обеспечения завершает реализацию идеи контроллинга - осуществление координации планирования, контроля и информационного обеспечения с точки зрения задач и инструментов.

2. Что для этого необходимо

2.1 Составные части системы информационного обеспечения

Планирование и контроль нуждаются в информационном обеспечении. Речь идет о том, чтобы вся необходимая для планирования и контроля информация поступала в соответствующее место в нужное время с необходимой степенью точности и сжатия. Информационное обеспечение руководства с самого начала было главной задачей контроллера. Процесс информационного обеспечения можно разделить на несколько фаз.

Определение информационных потребностей: какая информация нужна, какому получателю, с какой точностью, с какой актуальностью и с какими временными интервалами?

Сбор и обработка информации: отбор и определение внутренних и внешних информационных источников, а также сроков; учет затрат на информацию и пользы от ее получения; сжатие, объединение, связь или детализация информации.

Передача информации и ее интерпретация: выбор возможностей подачи информации (графически, в таблицах, в формулах), интерпретация чисел и показателей (раскрытие причин и следствий, предложение вариантов действий, мероприятий и правил принятия решений, проведение тренингов).

Хранение информации и ее дальнейшая рациональная обработка: выбор технического оснащения для хранения информации и инструментария из сферы информационных технологий.

Ниже мы рассмотрим специфические аспекты названных фаз процесса информационного обеспечения.

2.2 Методы определения потребностей в информации

В действительности едва ли возможно распознать потребность в информации априори. Ситуации, которые существуют в практике предприятий, характеризуются тем, что потребность в информации постепенно распознается или модифицируется только в процессе конкретизации планирования. Определение потребности в информации для решения какой-либо существующей проблемы в планировании дополняется ранним распознанием возможных будущих информационных потребностей для решения еще неизвестных проблем планирования.

С точки зрения содержания информационные потребности могут быть оперативными и стратегическими. Оперативная информационная потребность - это потребность в информации для выполнения текущих, постоянно повторяющихся задач. В противоположность этому стратегическое управление нуждается только в такой информации, которая релевантна с точки зрения долгосрочного развития предприятия.

Информация необходима для процесса планирования и контроля. Поскольку на практике этот процесс неоднороден и характеризуется существенными отличиями, обусловленными спецификой предприятий и их внешнего окружения, указать единые и приемлемые для всех рамки информационных потребностей невозможно. Потребности в информации должны определяться индивидуально на каждом предприятии. При этом недостаточным оказывается их формально-логическое "выведение" из содержания планов. Должны учитываться влияние личностей плановых работников и организации планирования.

На практике и в теоретической литературе можно встретить много попыток описать и систематизировать методы анализа информационных потребностей. С точки зрения соучастия "носителя" информационных потребностей в процессе их определения различают следующие методы.

Анализ задач определяет объективные потребности в информации путем анализа процессов обработки информации и принятия решений.

Анализ документов исследует документы, находящиеся в распоряжении ответственного за выполнение тех или иных задач.

Метод аналогичных выводов переносит информационные потребности одного "носителя" этих потребностей на другого.

Наблюдение фокусирует анализ на выполнении задач.

Интервью является в той или иной мере структурированным опросом "носителя" информационных потребностей.

При помощи опросного листа осуществляется письменный опрос.

При использовании метода сообщений "носитель" информационных потребностей составляет "отчет" о своих задачах и необходимой для их реализации информации.

Невозможно дать конкретные рекомендации в пользу того или иного метода. В практической деятельности при определении потребностей в информации все они используются в различных комбинациях.

Структурированный анализ стратегических информационных потребностей, как показано в главе 7, можно осуществить при помощи сбалансированной системы показателей. При этом на каждом предприятии идентифицируются стратегически релевантные и критически важные для успешной деятельности факторы, а затем определяются информационные потребности, необходимые для управления этими факторами.

2.3 Сбор и обработка информации при помощи показателей и систем показателей

Как уже подчеркивалось ранее, информационное обеспечение предприятия образует фундаментальную основу для планирования и успешной реализации разработанных планов. Сбор, обработка и распределение информации являются критическим фактором достижения предприятием намеченной прибыли. И если предприятие эффективно и целенаправленно реализует эти процессы, оно может добиться стратегического преимущества в конкурентной борьбе. Для этого необходимо распознать ценность информации, которой владеет предприятие. Сумма собранной и обработанной информации превышает, как правило, возможности классических информационных путей и источников. Поэтому основная задача состоит в структурировании имеющихся знаний и создании соответствующего потребностям доступа к этой базе знаний. Такое структурирование осуществляется при помощи метаинформации, к примеру, по ключевым или заглавным словам, соответствующим продуктам или процессам, а также по коммуникативным источникам информации. Доступ к этому общему банку данных может осуществляться через "входы" в сеть Интранет. Интернет-технологии облегчают создание и дальнейшее развитие таких информационных систем. С возникновением Интернета сбор информации стал значительно легче. Информационные массивы существенно увеличились, тем самым селекция запрашиваемой информации стала одной из задач сбора информации. Обработка собранной таким образом информации и в дальнейшем останется важнейшей задачей всеобъемлющей системы информационного обеспечения. При этом задача контроллера состоит как в том, чтобы из информационного массива отбирать информацию, релевантную для управления предприятием, так и в том, чтобы обрабатывать и готовить эту информацию для руководства предприятия.

Существенная проблема обработки информации состоит в рациональном и способном передать главное содержание "сжатии" и сопоставлении имеющегося цифрового материала. Числа, которые в сжатой форме несут информацию о состоянии дел на предприятии, называются показателями.

Показатели являются исходными величинами (например, цены или количество штук), производными (например, суммы, разницы) или относительными величинами (например, количество/период). Их необходимо понимать как арифметическое техническое средство, которое служит количественному выражению информации для различных ситуаций, связанных с принятием решений.

Базовым принципом показателей является сжатие отдельных информационных данных для отражения ситуаций и взаимосвязей при помощи определенной измеряемой величины. С этим, однако, связана опасность, что при сильном сжатии информации в одном показателе могут быть утеряны важные детали описываемой ситуации, а тем самым теряется возможность ответить на вопрос о причинах изменения этого показателя.

Противодействовать этой опасности можно при помощи арифметического технического деления, замещения или расширения отдельного единичного показателя. Деление означает разложение числителя и/или знаменателя дроби на отдельные составляющие или подвеличины (например, членение показателя "оборот/год" на показатели "оборот продукта А/год" или "оборот продукта А/месяц"). При замещении числитель и/или знаменатель заменяются другими величинами (например, "объем сбыта х цена" вместо "оборот"). При расширении исходный показатель в числителе и/или знаменателе используется в нескольких математических процедурах одинаковой величиной - например, в результате дисагрегации показателя "прибыль/совокупный капитал" фактором "оборот" получаем показатели "прибыль/оборот" [= рентабельность оборота] и "оборот/совокупный капитал" оборачиваемость капитала].