101471 (Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления), страница 2
Описание файла
Документ из архива "Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "менеджмент" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "курсовые/домашние работы", в предмете "менеджмент" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "101471"
Текст 2 страницы из документа "101471"
- эффективный контроль за сроками исполнения документов;
- максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;
- унификацию форм документов.
Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим - операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.
На основе рассмотренных требовании методика проектирования системы менеджмента должна определять:
- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
- исполнителей задач;
- информацию, необходимую для выполнения задач и функций
управления;
- режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
- объемы поступающей органам управлений информации в соответствии с составом решаемых задач;
- порядок и формы представления информации, необходимой для
управления;
- время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микропроцессоры. средства телекоммуникации, электронные пишущие машинки, терминальные устройства и Др.).
Для проектирования систем управления В.Г.Версан предложил графическую информационную модель. Движение информации в этих моделях от источника к потребителю, операции ее переработки, зафиксированные графически, позволяют на этапе анализа комплексно представить весь информационный процесс, выявить дублирование, лишние операции и документы, неточности в распределении работ между исполнителями и т.д.
Пример заполнения карты носителя информации (см.строку З):
1. Распоряжение | ||||
2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
42 | 5/18 | 0.3 | 0.5/1 | 1/М |
1 - наименование носителя информации;
2 - шифр документа, относящегося к группе организационно-распорядительной документации;
3 - "5" - шифр головной организации (источника формирования документа),
"IS" - шифр дирекции НИИ - потребителя документа;
4 - время переработки документа;
5 - "0,5" - условный объем информационного сообщения в знаках, "I" - информационное сообщение несет один документ;
6 - документ поступает в институт 1 раз (или; 7 - документ по периодичности поступления является срочным (Ср),
V - по источнику формирования документ является внешним (В).
Информацию в графической операционной информационное модели разбивают на пары "операция - документ' и рассматривают каждую как логически законченную часть исследуемого процесса. Такое деление позволяет исследовать состав информации, порядок се движения и способы переработки в непосредственной связи с задачами управления.
Порядок построения графической операционной информационной модели следующий.
Для исследуемого процесса управления! Прежде всего необходимо определить цели и сформулировать критерии достижения выявить входную и выходную информацию. Затем внутри исследуемого процесса выделяют операции по переработке информации. С помощью пар "Операция - документ" осуществляется следующая последовательность технологической переработки информации доя каждой операции:
- формируется цель;
- определяются критерии выполнения операции (как правило, для операции, предшествующей контрольной операции):
- устанавливается ответственный исполнитель и исполнители;
- определяется входная и выходная информация (выходной документ ОП1 является входным документом для ОП1+1 или направляется в накопитель);
- устанавливаются обратные связи.
-
Понятие информации, ее свойства и характеристики
Информация - это знания, сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и практической деятельности людей, которые могут быть использованы в общественном производстве и управлении как фактор увеличения объема производства и повышения его эффективности.
Понятие "информация" может быть истолковано как некоторая совокупность сведений (сообщений), определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. Такое определение подчеркивает огромное многообразие содержания информации, которая проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явлениях. Информация увеличивает знания и углубляет интеллект. В первоначальном смысле термин информация означал сведения вообще. С развитием общей теории систем этот термин хотя и сохранил свое первоначальное значение, однако конкретизировался и стал употребляться в более точном смысле - для обозначения сведений, знаний наблюдателя о системе и среде ее функционирования. В более общем случае, когда наблюдателю целесообразно рассматривать систему как совокупность подсистем или элементов, информацией о системе являются сведения об организации, структуре, параметрах системы в целом и отдельных подсистем (элементов) в рамках целого.
Информация о системе получается наблюдателем в результате активного эксперимента либо наблюдения системы, а в случае абстрактных систем - путем логического вывода.
Информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-либо и когда-либо использована. Однако если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительской стоимости можно только с учетом человека, который эту информацию потребляет, и того процесса, где она используется. Таким образом, качество информации определяется адекватностью даваемого ею отображения реальной действительности, а ее эффективность - возможностями ее использования в практической деятельности, в принятии решений.
Информация об объекте существует в виде данных о нем. Данные представляют собой набор конкретных значений количественных и качественных параметров, характеризующих объект.
Пока данные не организованы соответствующим образом и не используются для какой-либо цели, они не являются информацией. Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое прагматическое значение. С точки зрения принятия решений, можно считать, что информацией являются данные, используемые в процессе принятия решений или в связи с осуществлением тех или иных действий, оказывающие влияние на поведение системы.
Однако введенное понятие ничего не дает для построения количественной теории информации, в основе которой должно лежать указание на способ ее измерения.
Введение количественной меры информации является весьма сложной задачей. Одна и та же информация может вызывать различные эмоции и представлять разную ценность для разных людей. Иногда краткое сообщение из одной - двух фраз несет неизмеримо больше информации для конкретного индивидуума, чем текст из многих страниц. Из двух книг равного объема мы можем извлечь совершенно различную информацию.
Любое сообщение, с которым мы имеем дело в теории информации, представляет собой совокупность сведений о некоторой системе. Очевидно, что если бы состояние системы было известно заранее, не было бы смысла передавать сообщение. Сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы заранее неизвестно, случайно.
Примером неопределенной ситуации является опыт с несколькими возможными исходами. Неопределенность ситуации заключается в том, что до проведения опыта мы не знаем в точности, какой из возможных исходов будет реализован. Информация, относящаяся к данному опыту, уменьшает его неопределенность. Количество информации при этом есть мера уменьшения неопределенности ситуации. Если все исходы равновероятны, то неопределенность ситуации зависит только от числа исходов, причем неопределенность тем больше, чем больше число исходов.
Как уже было сказано, информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована. Однако, если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительской стоимости можно только с учетом человека, который эту информацию потребляет, того процесса, где она используется.
Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения. В процессе кодирования и передачи содержания сообщения какая-либо его часть может быть утеряна. Например, письменные замечания руководителя не могут в точности отразить то, что он чувствует и думает, сталкиваясь с некоторой ситуацией. Поэтому личная беседа руководителя с подчиненными может помочь разъяснить им тот или иной спорный вопрос. Но даже в этом случае интонация и выражение лица руководителя могут значительно изменить смысл рассматриваемых сообщений. Графическая иллюстрация расширяет возможности для уточнения сообщения, так как "лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".
Правильно зашифрованное и переданное сообщение может быть понято по-разному. Люди читают, видят и слышат, как правило, то, что они хотят читать, видеть и слышать. Восприятие человеком окружающей среды зависит от многих факторов, в частности от общей суммы накопленного им опыта. Работа администрации окажется неэффективной, если она не будет следить за тем, чтобы передаваемая ею информация воспринималась точно, и не будет стремиться, по возможности, минимизировать влияние субъективного подхода к восприятию сообщений среди подчиненных и других лиц. Правильное понимание сообщений облегчается в том случае, если имеются средства и время для осуществления проверки с помощью обратной связи.
Если информация используется в системах управления, то ее эффективность разумно оценивать по тому эффекту, который она оказывает на результат управления.
Одним из первых в отечественной науке исследовал ценностные свойства информации академик АА. Харкевич. Исходным для него было представление об использовании информации в процессе достижения некоторой цели. "Информация ценна, поскольку она способствует достижению поставленной цели. Одна и та же информация может иметь различную ценность, если рассматривать ее с точки зрения использования для различных целей".
Ценность информации может быть выражена через приращение вероятности достижения цели. Вероятность же, в свою очередь, понимается как отношение числа благоприятных исходов к общему их числу. Ценность информации неоднозначна - она может быть отрицательной в тех случаях, когда при ее использовании увеличивается неопределенность и уменьшается вероятность достижения цели. Такую информацию называют дезинформацией.
Харкевич АА. оговаривался, что предложенная им модель охватывает не все случаи получения и использования информации, что виды информации, вызывающие эмоции, к примеру эстетические, остались вне рассмотрения.
Следует отметить различие в уровне ценности одной и той же информации с точки зрения субъекта и объекта управления. Для субъекта она ценна постольку, поскольку на ее основе возможно побуждение объекта к действию или изменению мнения. Для объекта - постольку, поскольку на ее основе возможен выбор пути достижения цели с наименьшими ресурсными затратами или в соответсвии с каким-либо другим критерием оптимальности.
Информация - есть особая форма существования материи. Подобно веществу и энергии, информацию можно собирать, обрабатывать, хранить, изменять форму ее представления. Однако у нее есть и некоторые особенности, заключающиеся прежде всего в том, что она может возникать и исчезать.
Информация относится к числу воспроизводимых ресурсов. Процесс ее воспроизводства складывается из этапов производства, распространения и использования. Производство (генерация) информации есть общественный процесс познания состояния и законов развития природы и общества.
На основе собранных и обработанных данных проводится их анализ, назначением которого является обобщение фактов и установление существенных связей между явлениями. В этом состоит функция фундаментальных научных дисциплин. Далее следуют прикладные исследования, которые конкретизируют информацию о действии фундаментальных законов в определенных сферах деятельности. Эти результаты используются при реализации конкретных систем управления, при проектировании и конструировании систем различного класса.