99951 (Ангарский нефтехимический комбинат), страница 4

2. Функции подразделений предприятия ОАО «АНХК»: управление производственно-технической комплектации; транспортный отдел; автотранспортное предприятие; управление капитального строительства; коммерческий отдел; отдел главного технолога; отдел главного механика; отдел главного метролога; отдел главного энергетика; производственный отдел; финансовое управление; планово-экономический отдел; производственно-складской комплекс; бухгалтерия.

Управление производственно-технической комплектации

Управление производственно-технической комплектации, УПТК, обеспечивает эффективное обеспечение потребности предприятия в средствах производства, эффективное сопровождение договоров на закупку сырья и материалов, контроль поступления, хранения и использования ТМЦ, составление отчетности.

Коммерческий отдел

Коммерческий отдел обеспечивает эффективное заключение договоров и коммерческих предложений на продажу готовой продукции на внутренний рынок с максимальной выгодой для предприятия, обеспечение своевременной поставки готовой продукции по заключенным договорам, оформление товарно-сопроводительных документов, составление отчетности.

Транспортный отдел

Транспортный отдел обеспечивает организацию работ по техническому развитию железнодорожного хозяйства компании и обеспечение подвижным составом подразделений компании.

Автотранспортное предприятие

Автотранспортное предприятие, АТПр, обеспечивает производственно-технические потребности и хозяйственные нужды компании соответствующими видами автотранспорта для внутренних и внешних перевозок и средствами погрузочно-разгрузочных работ.

Управление капитального строительства

Управление капитального строительства осуществляет организацию работ по капитальному строительству в компании.

Отдел главного технолога

Отдел главного технолога осуществляет организацию выполнения всего комплекса работ по технологической подготовке основного производства с целью обеспечения устойчивости технологических процессов, режимов по показателям качества выпускаемой продукции, полуфабрикатов, производительности, надежности, безопасности.

Отдел главного механика

Отдел главного механика обеспечивает организацию своевременной разработки годовых, квартальных и месячных графиков капитальных, средних, текущих ремонтов, технического обслуживания производственного оборудования.

Производственный отдел

Производственно – технический центр, ПТЦ, обеспечивает эффективное планирование и круглосуточное руководство работой производством предприятия, осуществление контроля за организацией и проведением аварийных и плановых ремонтно-восстановительных работ, поддержка установленных режимов работы производства.

Отдел главного метролога

Отдел главного метролога обеспечивает организацию учета, работ, профилактического и аварийного ремонта измерительной техники

Отдел главного энергетика

Отдел главного энергетика обеспечивает организацию и контроль надежного снабжения производств тепловой, электрической энергией и правильной эксплуатации, профилактического и аварийного ремонта энергетического оборудования и средств связи компании.

Финансовое управление

Финансовое управление обеспечивает управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов. Разработка и контроль выполнения финансовых планов, осуществление кассовых операции и банковских расчетов с контрагентами.

Планово-экономический отдел

Планово-экономический отдел, ПЭО, обеспечивает эффективное планирование производства полуфабрикатов и готовой продукции, проведение расчета и анализа плановой себестоимости готовой продукции.

Отдел кадров и управления персоналом

Отдел кадров и управления персоналом обеспечивает эффективный учет движения кадров предприятия, оформление отчетности.

Отдел корпоративного управления

Отдел корпоративного управления обеспечивает повышение эффективности управления собственностью компании, в том числе собственностью дочерних и зависимых обществ, эффективность долгосрочных инвестиций, информационную связь по экономическим вопросам с юридическими лицами, в уставных капиталах которых имеется доля компании, контроль за состоянием их учредительных документов, работу с акциями и облигациями компании и акциями других предприятий.

Основные бизнес-функции: работа с акционерами; подготовка и проведение общих собраний акционеров; работа с держателем реестра акционеров (регистратором); ведение реестра владельцев именных облигаций; организация регистрации и размещения ценных бумаг; организация выплаты дивидендов по акциям и процентов по облигациям ОАО "АНХК";

Кустовой Информационно-Вычислительный Центр

Кустовой Информационно-Вычислительный Центр, КИВЦ, осуществляет разработку, внедрение и эксплуатацию систем автоматизации процессов труда в организационно-экономической деятельности.

Бухгалтерия

Бухгалтерия обеспечивает эффективное ведение бухгалтерского учета находящихся в распоряжении предприятия финансовых, материальных и трудовых ресурсов, процессов производства и реализации продукции.

Отдел внутреннего аудита

Отдел внутреннего аудита осуществляет постоянный оперативный контроль за существующей в компании системой бухгалтерского учета и отчетности, анализом этой системы с позиции экономической политики, обеспечение безопасности финансово-хозяйственной деятельности, оценку экономической эффективности деятельности компании, перспектив и направлений ее развития.

2.5. Характеристика системы документооборота предприятия

Анализ документооборота обследуемых подразделений ОАО «АНХК» с раскладкой по подразделениям, разбивкой на потоки входящих, внутренних и исходящих документов позволяет выявить узкие места и выявить наиболее загруженные обработкой документов подразделения. Эти сведения позволят более точно и аргументировано определить направления работ по совершенствованию системы управления предприятием, выстроить приоритеты, определить этапность работ по совершенствованию информационного потока в подразделениях.

Из реестров движения документов по ОАО «АНХК», которые были предоставлены в период сбора исходных данных для разработки проекта автоматизации, следует, что в основном документообороте задействовано примерно 2200 первичных и вторичных документов. С учетом того, что сведения об одних и тех же формах подавались из нескольких подразделений, их реальное количество составило примерно 1600 форм, при этом из них примерно 250 документов являются внутренними учетными документами обследуемых подразделений. Под внутренними документами понимаются журналы, реестры, сводки, служебные записки, приказы и другие документы, использующиеся для регистрации сведений из входящего потока первичных документов и используемые для контроля и подготовки исходящей отчетности.

Количество документов, используемых в обследованных подразделениях, и их доля в документообороте предприятия приведено в таблице 2.5.

Таблица 2.5.

Количество документов, используемых в обследованных подразделениях, и их доля в документообороте предприятия

Анализ таблицы 2.5. показывает, что наибольший объем документооборота в следующих подразделениях:

• Планово-экономический отдел.

• Финансовое управление.

• Производственно-складской комплекс.

• Бухгалтерия.

• Управление производственно-технической комплектацией.

Анализируя документопоток предприятия можно сделать вывод, что наибольшие трудности в управление возникают, там, где наибольший объем документооборота.

Анализ таблицы 2.6. показывает, что наибольший объем внутреннего документооборота имеют следующие подразделения:

• Производственно-складской комплекс.

• Управление производственно-технической комплектацией.

• Финансовое управление.

• Планово-экономический отдел.

• Автотранспортное предприятие.

Таблица 2.6.

Доли потоков документов, используемых в обследованных подразделениях

Объем внутреннего документооборота подразделения косвенно свидетельствует о степени трудоемкости подготовки исходящих документов, а это может повлечь нежелательные последствия для всего бизнес - процесса предприятия. Перед администрацией предприятия стал вопрос, как уменьшить риск сбоя в документопотоке и увеличить контроль над производством.

Из всех приведенных документов наибольший интерес для анализа представляют документы, отражающие состояние и движение материальных ценностей (сырья, материалов, запасных частей и др.) и финансовых средств. Из предоставленных для анализа 2200 документов, имеющих хождение в основных подразделениях предприятия, такими являются около 720 документов.

Состав и количественные характеристики основного первичного документопотока (по данным сотрудников предприятия) представлены в таблице 2.7.

Анализ статистических данных, характеризующих распределение документов, отражающих финансовые и материальные потоки в разрезе подразделений, показывает, что в обследуемых подразделениях документопотоки, связанные с ТМЦ и услугами, имеют больший объем, чем документопотоки, связанные с финансовыми средствами. Этот факт говорит о том, что материальный поток, превалирует и "тянет" за собой финансовый документопоток.