Найпростішим способом створення табличного звіту є використання засобу “Автоотчет”. З цією метою у діалоговому вікні “Новый отчет» потрібно вибрати “Автоотчет: ленточный» і як джерело для побудови звіту у цьому ж вікні вибрати таблицю або запит, на основі якого й буде побудовано звіт. На екрані з’явиться готовий до використання звіт.

У цей звіт автоматично будуть включені усі поля вибраної таблиці або запиту. Назви полів розташовуються зверху звіту в рядок. На кожній сторінці звіту розміщуються декілька записів, що робить зручним перегляд даних та їх порівняння.

Створення звіту з використанням Майстра звітів

Створення звіту за допомогою Майстра зводиться до вибору таблиць, які мають скласти інформаційну основу звіту, визначення списку полів звіту та послідовність їх розміщення.

Для запису Майстра звітів у вікні діалогу “Новый отчет» потрібно зі списку можливих варіантів побудови звіту виділити “Мастер отчетов» і натиснути на кнопку “ОК”.

Потрібно вибрати зі списку, що з’явився, таблицю або запит, на базі якої (якого) створюється звіт. З списку полів необхідно перенести у список “Выбранные поля» ті поля, які ви бажаєте розмістити у створюваному звіті.

Якщо звіт створюється на основі декількох таблиць, то аналогічно вибираються і переносяться у створюваний звіт потрібні поля з інших таблиць. Якщо після цього натиснути на кнопку “Готово”, то на екрані з’явиться попередній варіант звіту.

Якщо натиснути на кнопку “Далее”, то з’явиться наступне вікно Майстра звітів. На другому кроці створення звіту з допомогою Майстра необхідно визначити, чи потрібно групувати дані по якому-небудь полю. Поля, за якими необхідно виконати групування, вибираються зі списку полів, що висвічуються у лівій частині вікна.

При цьому вони автоматично з’являються у верхній частині правого списку в окремій рамці й виділяються синім кольором. МS Accеss пропонує варіант групування даних. Якщо він не задовольняє, то є можливість за допомогою кнопок вікна діалогу задати свій варіант, пам’ятаючи, що МS Accеss допускає до 10 рівнів групування.

У наступному вікні Майстра звітів є можливість виконати сортування записів і підрахунок підсумків у полях звіту. З метою сортування записів звіту у цьому вікні необхідно вибрати поля, за якими має відбутись сортування та порядок сортування. Дозволяється вибирати до 4 полів сортування.

Щоб виконати підрахунки підсумків у полях звіту, потрібно натиснути кнопку “Итоги” та у діалоговому вікні “Итоги”, що з’явиться після цього, за допомогою прапорців здати для потрібних полів тип операції для підсумкових підрахунків (Sum, Avg (середнє), Min, Max). Після цього натиснути на кнопку “ОК”, щоб повернутися у вікно сортування.

Наступні два кроки формування звіту за допомогою Майстра дозволяють визначити вид макета і стиль оформлення звіту.

На останньому кроці створення звіту є можливість задати ім’я звіту й вибирати один з двох варіантів продовження роботи:

• а) Перегляд і друкування звіту.

• б) Модифікація звіту за допомогою Конструктора звітів.

Побудований за допомогою Майстра звіт може повністю задовольнити ваші вимоги. Проте у деяких випаках виникає потреба внести зміни у структуру і форму звіту, дещо поліпшити його зовнішній вигляд. У цьому випадку є можливість використати створений звіт як чорновий варіант і скористатись Конструктором звітів для його модифікації та поліпшення.

Використання Конструктора звітів для створення та модифікації звітів

Основними об’єктами звіту є пояснювальний текст і поля. У звітів також можуть бути присутні лінії, прямокутники, малюнки і таке інше.

У процесі створення модифікації звітів конструктор звітів дозволяє додавати, вилучати, переміщати області звіту разом із розміщеними у них об’єктами. Також можна встановлювати колір і керувати параметрами відображення будь-яких елементів і областей звіту.

Для відкриття вікна Конструктор звітів з метою модифікації раніше створеного звіту потрібно виконати такі дії:

1. У вікні вибрати потрібний звіт.

2. Натиснути на кнопку “Конструктор”.

На екрані відкриється вікно Конструктора звітів, яке дуже нагадує вікно Конструктора форм і містить майже ті самі об’єкти (написи, поля) та сітку, що й вікно Конструктора форм.

У вікні Конструктора звітів, як і у формах, мають місце і заповнюються за допомогою засобів Конструктора такі області: заголовок звіту, верхній і нижній колонтитули, область даних і область примітки звіту. У разі проведення групування даних у вікні Конструктора додатково з’являються області заголовка групи та примітки групи.

• Заголовок звіту розміщується на початку звіту і роздруковується на першій сторінці звіту. Використовується при створенні титульної сторінки звіту.

• Верхній колонтитул розміщується на початку кожної сторінки і під заголовком звіту. У цій області розміщуються назви стовпців звіту.

• Заголовок групи розміщується перед першим записом кожної групи.

• Область даних використовується для відображення даних окремих записів з джерела записів для звіту, тобто з таблиці або запиту.

• Примітка групи розміщується після останнього запису області даних відповідної групи. Тут, як правило, розміщують підсумковий рядок групи.

• Нижній колонтитул розміщується і друкується у нижній частині кожної сторінки. Найчастіше використовується, що вставити номер сторінки.

• Примітка звіту розміщується і друкується у кінці звіту. У цій області розміщують підсумковий рядок звіту.

Конструктор звітів надає користувачу у розпорядження велику кількість засобів для формування нових звітів та поліпшення звітів, створених раніше у режимах Автозвіту або Майстра звітів.

Створення макросів

Макрос - певна послідовність операцій. Вони зберігаються у вікні, що нагадує таблицю, в такому порядку, в якому їх необхідно виконувати. При запуску макросу Access виконує ці дії.

Макрос може істотно полегшити використання Access. Однією з корисних особливостей макросів є можливість їх прив'язки до кнопок, які поміщаються у форми. Ці кнопки можуть виконувати операції, що часто повторюються (наприклад, відкривати діалогові вікна для пошуку, змінювати порядок сортування даних або друкувати звіт).

Користувачі Access можуть використовувати певні кнопки для виконання цих дій, навіть не знаючи всіх подробиць операцій, що виконуються макросом. Використовуючи макроси, можна створювати завершені застосування з призначеним для користувача меню і діалоговими вікнами.

Перший макрос виконуватиме дуже просте завдання — вказувати комп'ютеру на необхідність видавати звуки за допомогою вбудованого динаміка. Створюється він таким чином:

1. Необхідно клацнути на посиланні Макроси розташованої у вікні бази даних.

1. Для відкриття таблиці конструктора, призначеної для створення нового макросу, потрібно клацнути на кнопці Створити розташованою на панелі інструментів.

1. Після цього клацнути на списку, що розкривається, в першому рядку стовпця Макрокоманда і вибрати із списку команду Сигнал.

1. Виконати команду «Файл - Сохранить».

2. У діалоговому вікні «Сохранение» потрібно привласнити макросу ім'я «Сигнал» і клацнути на кнопці «ОК».

1. У вікні бази даних двічі клацнути на макросі «Сигнал» на що негайно відреагує комп'ютер, видавши звуковий сигнал.

Наступний макрос мабуть, корисніший, який відкриватиме форму.

1. Клацнути на посиланні Макроси у вікні бази даних.(мал.)

2. Клацнути на кнопці «Создать» розташованою на панелі інструментів, і на екрані з'явиться таблиця конструктора, призначена для створення нового макросу.(мал.)

3. У першому рядку стовпця Макрокоманда вибрати команду «Открыть Форму». На нижній панелі конструктора будуть вказані можливі властивості для макросу Відкрити Форму. Приблизно такі ж властивості задаються при додаванні в таблицю нового поля.

1. У полі Ім'я форми вибрати наприклад форму «Студенти групи Т-10»

2. Виконати команду «Файл – Сохранить»

3. У діалоговому вікні «Сохранение» ввести ім'я макросу — «Студенти гр Т-10» і клацнути на кнопці ОК.

Для деяких команд макросів Access надає спеціальні посилання. При їх використанні для створення, наприклад, макросу відкриття форми або звіту не знадобиться вибирати команди або їх властивості. Все робитиметься по-іншому.

1. У вікні бази даних клацнути на посиланні Макроси.

2. Клацнути на кнопці «Создать» розташованої на панелі інструментів щоб відкрити таблицю конструктора для створення нового макросу.

3. Розташувати вікна Access так, щоб вікна макросів і основне вікно бази даних не перекривали один одного.

4. Клацнути на посиланні Звіти розташованої у вікні бази даних.

5. Перетягнете звіт «Студенты групи Т-10» з вікна бази даних в перший рядок макросу. Буде виконана команда Відкрити Звіт і виведено ім'я звіту.(мал.)

1. Змінити аргумент макрокоманди Режим на Перегляд.

1. Вибрати команду «Файл – сохранить».

2. У діалоговому вікні Збереження привласнити макросу ім'я Студенти групи і клацнути на кнопці ОК.

3. Закрити макрос.

4. Клацнути на посиланні «Макроси» у вікні бази даних

5. У вікні бази даних двічі клацнути на імені макросу Студенти групи.

Створення модулів

Модуль Access складається з описів, інструкцій і підпрограм (процедур) написаних на мові програмування VBA (Visual Basic for Application), збережених під загальним ім'ям. Visual Basic був розроблений Microsoft як мова високого рівня для створення додатків на базі операційної системи Windows.

У VBA процедури є замкнутими програмними одиницями. Вони забезпечують ширші можливості, ніж макроси. Кожна форма або звіт в базі даних містить вбудовані процедури обробки подій, наприклад, процедура обробки події дозволяє відкрити іншу форму при натисненні певної кнопки у формі.

У Microsoft Access існують модулі двох типів; стандартний модуль і модуль класу. Стандартний модуль містить процедури Sub і Function, не пов'язані з конкретним об'єктом: формою або звітом. Вони доступні для всіх процедур в базі даних.

Стандартні модулі використовуються також для оголошення доступних зі всіх модулів додатка глобальних змінних. Для перегляду списку стандартних модулів натискуйте на панелі інструментів кнопку Модулі (Modules) у вікні База даних (Database).

Модулі класів окрім процедур містять опис нового об'єкту і програми, які є локальними для цих об'єктів. Як приклад модуля класу можна назвати модулі форм і звітів. Модуль форми створюється і зв'язується з формою, аби створити процедуру обробки подій для цієї форми.

Процедури із стандартного модуля, якщо вони не описані явно як локальні для модуля, що містить їх, розпізнаються і можуть викликатися процедурами з інших модулів в тій же базі даних або з баз даних, що адресуються.

Створення кнопкової форми

Одним з найбільш ефективних інструментів, використовуваних для організації об'єктів баз даних Access, є головна кнопкова форма. Головна кнопкова форма запускається при відкритті бази даних і містить кнопки для активізації найбільш важливих об'єктів. Вона має набагато більш дружній інтерфейс, ніж основне вікно бази даних.

На додавання кнопкової форми до бази даних не піде багато часу, оскільки компанія Microsoft вбудувала в Access диспетчер кнопкових форм. Нижче вказаний диспетчер буде застосований для створення кнопкової форми бази даних МВПУ. Для цього необхідно виконати такі дії:

1. Запустити Access і завантажите базу даних МВПУ.

2. Затим виконати команду «Сервис» - «служебные программы» - «диспетчер кнопочной формы».

1. Оскільки диспетчер завантажується вперше, з'явиться вікно із запитом на створення нової кнопкової форми. Потрібно клацнути на кнопці Так.

2. Ввідкривається вікно «Диспетчер кнопочной формы» представлене на мал.. Як буде розказано трохи пізніше, для однієї бази даних можна створити декілька кнопкових форм. При запуску диспетчера за умовчанням створюється головна кнопкова форма. Потрібно клацнути на кнопці «Изменить» для відкриття діалогового вікна «Изменение» сторінки кнопкової форми.

1. У діалоговому вікні, що відкрилося, демонструються всі елементи кнопкової форми. Поки що жоден з них не вибраний. Потрібно клацнути на кнопці «Создать» для відкриття діалогового вікна Зміна елементу кнопкової форми.

2. Ввести в поле Текст назва Каталоги у полі із списком Команда вибрати команду Відкрити форму для зміни, потім в списку Форма вибрати елемент Студенти групи Т-10. На мал. показано вже заповнене діалогове вікно. Клацнути на кнопці ОК для його закриття.

1. Клацнути на кнопці Закрити у діалоговому вікні Зміна сторінки кнопкової форми.

1. Клацнути на кнопці Закрити у вікні Диспетчер кнопкової форми.

2. Клацнути на посиланні Форми у вікні бази даних.

3. Двічі клацнути на опції Кнопкова форма щоб вивести форму на екран.

4. Клацнути на кнопці Студенти МВПУ і буде відкрита форма Студенти групи Т-10.

Зміна кнопкової форми

Диспетчер кнопкової форми може використовуватися багато разів для однієї і тієї ж кнопкової форми. Якщо знадобиться внести якісь зміни, наприклад, додати новий елемент, змінити або видалити його, потрібно відкрити вікно Диспетчер кнопкової форми. Отже, всі раніше настроєні параметри залишаться в силі.

Робиться це таким чином:

1. Необхідно переконатися в тому, що головна кнопкова форма закрита.

2. Виконати команду «Сервис» - «служебные программы» - «диспетчер кнопочной формы».

3. У діалоговому вікні диспетчера вибрати опцію «Главная кнопочная форма» (за умовчанням) і клацнути на кнопці «Изменить».

4. У діалоговому вікні «Изменение страницы кнопочной формы» клацнути на кнопці «Создать».

5. Ввести в поле «Текст» назва Форма Т-10; у полі із списком Команда вибрати команду Відкрити форму для зміни. Клацнути на кнопці ОК для закриття діалогового вікна Зміна елементу кнопкової форми.

Конструювання багатосторінкової форми

Засоби Microsoft Access дають змогу конструювати багатосторінкові форми, що мають кілька вкладок із властивостями для форми елементами керування.

Багатосторінкову форму конструюють за допомогою кнопки «Вкладка» на панелі елементів .

Для того, щоб зайти в конструктор форм і створити вкладки необхідно клацнути правою кнопкою миші по кнопковій формі та вибрати із контакстного меню команду «Конструктор».

Затим клацнути по кнопці «вкладка» і протягнути по кнопковій формі. Коли є вже перша вкладка можна додати вкладки, для цього необхідно клацнути правою клавішею миші по вкладці, яка вже існує та вибрати команду «Добавить вкладку»

Для зміни заголовка вкладки необхідно клацнути на ній правою клавішею миші та у вікні «Свойства», що відкривається вибрати вкладку «Макет», і в рядку «Подпись» ввести новее ім'я вкладки.

В кнопкову форму можна додавати кнопки, які будуть відкривати об'єкти бази даних. Для цього необхідно вибрати на панелі елементів кнопку «Кнопка»

Відкривається вікно, в якому задаються критерії та дія кнопки. В наступному вікні вибирається таблиця або інший об’єкт для відкриття.

Після створення вкладок та кнопок можна перейти до автозавантаження головної кнопкової форми.

Для цього необхідно виконати команду «Сервис» - «параметри запуска» - та в полі «вывод формы» вибрати кнопкову форму.

Висновок

У діловій або особистій сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожен з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання і організаційні навики. Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

У базі даних зведення з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам, створюється запит. Запити також дозволяють відновити або видалити одночасні декілька записів, виконати вбудовані і спеціальні повідомлення.

Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет.

Для аналізу даних або друку їх певним чином використовуються звіти. Наприклад, можна створити звіт, що групує дані і що підводить підсумки, або звіт для друку поштових наклейок.

У вікні бази даних можна працювати зі всіма її об'єктами. Для перегляду об'єктів певного типа слід вибрати відповідну вкладку. За допомогою кнопок можна відкривати і змінювати існуючі об'єкти і створювати нові.

Розроблена база даних дозволяє швидко і ефективно управляти відділом збуту готовій продукції. Зручний інтерфейс програми, з одного боку, дозволяє легко орієнтуватися в програмі, не вимагаючи від користувача яких-небудь спеціальних навиків роботи з електронно-обчислювальними машинами, з іншого боку надає користувачеві оперативну інформацію.

Список використаної літератури