Курсовая работа: Створення бази даних "Відвідування" засобами Access

Створення бази даних "Відвідування" засобами Access

Содержание

• “ Запит за зразком ”
• Раніше були розглянуті загальні положення, що відносяться до баз даних, де відзначалося, що одним з основних призначень баз даних є швидкий пошук інформації і здобуття відповідей на всілякі питання. Питання, що формулюються по відношенню до бази даних, називаються запитами. У MS Access для формування запитів використовується конструктор запитів і інструкція SELECT мови MS Access.
• Запит за зразком — це інтерактивний засіб для вибору даних з однієї або декількох таблиць. При формуванні запиту необхідно вказати критерії вибірки записів у вихідній таблиці. При цьому замість того, щоб друкувати пропозиції на спеціальній мові, потрібно просто заповнити бланк запиту, який розташовується у вікні конструктора запитів. Метод формування запиту шляхом заповнення бланка простий для вивчення і розуміння. Він сприяє ефективному використанню можливостей MS Access користувачами, що мають навіть мінімальний навик роботи з додатком або що не мають його зовсім.
• Для створення простих запитів можна використовувати майстер запитів, який послідовно запрошує найменування таблиць, використовуваних в запиті, перелік полів таблиць і деякі додаткові параметри. Для створення складніших запитів може знадобитися конструктор запитів, який є простим і наочним засобом створення досить складних запитів.
• Створення запитів за допомогою майстра
• Відмінною рисою MS Access є наявність багато чисельних і всіляких майстрів, які допомагають при виконанні більшості дій, не вимагаючи глибоких знань в області баз даних.
• Запити також можуть створюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікні бази даних необхідно перейти на вкладку “Запросы” і натиснути кнопку «Создать».
• Відкриється вікно діалогу, в якому можна вибрати опцію створення запиту за допомогою конструктора запитів або один з майстрів створення запиту. Для знайомства із запитами краще вибрати опцію Простий запит.
• В цьому випадку буде запропоновано вказати список таблиць і їх полів, і на підставі цих даних буде створений запит.
• При створенні простого запиту відкриється вікно майстра, в якому можна вибрати потрібні поля з однієї або декількох таблиць. Якщо вибрано більш за одну таблицю, майстер автоматично зв'язує таблиці. Наприклад, цікавить кількість пропусків учнів за вересень. Для здобуття такої інформації потрібно вибрати з таблиці Студенти групи Т-10 поле Прізвище, з таблиці Вересень — поле загальна кількість пропусків. Натисніть кнопку Підсумки, визначите, яких підсумкових значень Ви збираєтеся набути.
• Після цього можна переглянути запит в режимі «таблица»
• Або перейти в режим «Конструктор» та задати певні критерії
• Поле. У цьому рядку поміщаються ті поля, які використовуються для створення запиту, кожне в своєму елементі таблиці.
• Ім'я таблиці. Цей рядок показує, з якої таблиці (або запиту) вибрано дане поле.
• Сортування. У цьому рядку вказуєтьсч тип сортування інформації, в запиті, за збільшенням (від А до Я, від більшого до меншого, від ранішого до пізнішого і так далі) або по убуванню (від Я до А і так далі).
• Вивід на екран. Якщо необхідно, щоб MS Access показував інформацію, знайдену в полі, помітьте це вічко, щоб встановити прапорець перегляду поля. Якщо ж поле використовується лише для завдання умови вибору даних, котре повертає запит, краще залишити його порожнім.
• Якщо наприклад, потрібно відібрати всіх, хто живе в Києві, то поле Місто у запиті використовується для я обмеження результатів вибірки; проте якщо не потрібно знову і знову дивитися на поля з ім'ям інших міст, то все, що потрібно – перейти в режим конструктор після завершення роботи майстра та задати умову відбору.
• Умова відбору. Це найбільш важлива частина бланка запиту. У цьому рядку (і в рядку, розташованому нижче за неї) вводяться обмеження пошуку, задаючи певні умови, які прийнято називати критерієм пошуку.
• Після відкриття запиту в режимі «конструктор» в поле «условие отбора» під полем «Місто» потрібно ввести «Київ», зберегти, затим перейти в режим таблиці і переглянути результат.
• Створення запиту в режимі конструктор
• Припустимо, потрібно подзвонити учням групи і повідомити їх про презентації нових професій. Номери телефонів знаходяться в одному із стовпців таблиці, що містить всю інформацію про учнів, — адреси і так далі. В даному випадку не потрібна вся ця інформація. Досить назви групи, імені учня і номера телефону, тобто потрібно лише три стовпці. Такий запит можна створити у конструкторі.
• Вся необхідна інформація знаходиться в таблиці Студенти Т-10 бази даних МВПУ, тому для створення запиту потрібно виконати наступні дії:
• У вікні бази даних перейти на вкладку “Запросы” і натиснути кнопку «Создать», в якій необхідно вибрати «Констуктор».
• Відкриється вікно діалогу “Добавление таблицы”, в якому потрібно вибрати таблицю Студенти Т-10 і натиснути кнопку «Добавить».
• Затим закрити вікно діалогу.
• На екрані відкривається вікно конструктора запитів, схема даних якого містить всього одну таблицю – Студенти Т-10, а бланк запиту порожній.
• Додавання полів в бланк запиту
• Для вибору полів, які мають бути присутніми в результуючій табліці, необхідно відображати їх у бланку запиту. В MS Access існує два варіанти вибору полів результуючої табліці. Можна скористатися найбільш прийнятним.
• У MS Access широко використовується механізм перенести-і-залишити (dr ag-and-drop). Для використання цього механізму при виборі полів потрібно перейти в таблицю в схемі даних, з якої треба вибрати поля. Виділити поля, які треба відображувати в запиті, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, перетягнути вибрані поля в бланк запиту. Після чого переглянути в режимі таблиця.
• Зміна порядку полів
• Порядок полів в бланку запиту визначає порядок появи їх в результуючій таблиці. Для того, щоб змінити розташування поля в цьому списку, треба виконати наступні дії:
• Встановити покажчик миші на область вибору стовпця, який розташовується прямо над назвою поля. Коли покажчик змінить вигляд на стрілку, натиснути кнопку, щоб виділити стовпець.
• Натиснути і утримувати кнопку миші в цьому положенні. На кінці покажчика з'явиться прямокутник.
• Тепер можна переміщати стовпець в необхідному напрямку. Товста вертикальна лінія покаже його поточне положення.
• Після цього можна відпустити кнопку, коли товста вертикальна лінія виявиться в необхідному місці. Поле буде переміщено в нове місце.
• Інколи не відразу вдається виділити стовпець для його переміщення. Треба переконатися в тому, що натискуєте область вибору стовпця (маленький прямокутник, який знаходиться прямо над назвою поля). Це єдине місце, за яке можна захопити стовпець для перенесення. Для перенесення поля в бланк запиту двічі натиснути мишею на назві поля.
• Збереження запиту
• Створений запит можна використовувати надалі. Для цього потрібно привласнити йому ім'я і зберегти його. Збереження запиту здійснюється командою «Файл/Сохранить как экспорт», який відкриє вікно діалогу введення імені запиту. MS ACCESS за умовчанням запропонує ім'я запиту і поля введення, але краще підібрати, що-небудь значиміше.
• Створення Форми
• Для більш зручного відображення інформації, що міститься в базі даних, використовуються форми. У повсякденному житті зазвичай заповнюються форми, наприклад, коли вносять плату за квартиру або телефон.
• Вживання різних елементів інтерфейсу дозволяє наочніше представити запис. Додавання до форми Windows Media Player дозволяє відтворювати файли.avi (Audio-Video Interleaved) і.asf (ACTIVEX Streaming Format) з тим, аби користувачі могли розслабитися в процесі роботи. Як фонове зображення можна використовувати графічні файли з розширенням.gif і jpg.. Форми зазвичай використовують для наступних цілей:
• для відкриття інших форм або звітів.
• Дані, приведені у формі, беруться з полів базової таблиці. Зв'язок між формою і джерелом даних можуть забезпечувати елементи управління, наприклад, поля. Форму можна переглядати в трьох режимах:
• Режим форми (Form View).
• У відкритому вікні бази даних потрібно відкрити вкладнику «Формы» і натискуємо кнопку «Создать». У результаті відкривається вікно «Новая форма».
• В цьому вікні потрібно відкрити список таблиць і вибирати одну з них, а саме ту, з якої буде створюватися форма. Наприклад Студенти групи Т-10.
• Створення першої стандартної форми – у стовпчик
• Для цього виконаємо команду Автоформа: в столбец.
• У результаті буде створена форма, зображена на малюнку.
• У цьому вікні всі поля розташовані у стовпець і виведено тільки один запис. Перегляд послідовних записів таблиці Список здійснюється за допомогою кнопок прокрутки.
• При спробі закрити створену форму система робить запит про необхідність її збереження.
• Якщо форма зберігається, то видається ще один запит про збереження форми з означеним іменем. Можна ввести нове ім'я чи згодитися з тим, яке пропонує система, і після цього натиснути кнопку ОК.
• Створення стандартної форми
• Порядок її створення аналогічний попередньому, з тією лише різницею, що замість команди «Автоформа: в столбец» виконується команда «Авто форма: ленточная.» Стрічкова форма даних зображена на малюнку поданому нижче.
• У цій формі кожний запис займає окремий рядок-стрічку. Необхідно зберегти цю форму з іменем Форма2.
• Третя стандартна форма – таблична
• Вона створюється аналогічно тому, як і дві попередні. У цьому випадку у вікні Новая форма виконується команда Автоформа: табличная. Її зовнішній вигляд приведено на малюнку.
• Крім розглянутих трьох видів стандартних форм, користувач може самостійно створювати довільну форму. Для цього використовують програму майстер форм. Для аналізу роботи майстра форм можна створити базу даних Basa4, яка буде утримувати таблицю з іменем Студенти.
• Форму можна редагувати у режимі Конструктор. Відкрити, наприклад, форму Форма2 у режимі конструктора.
• На екрані в панелі інструментів з'явиться кнопка «Панель элементов» (на ній зображено ключ з молотком).
• Необхідно встановити курсор миші на кнопку, та клацнути по ній. Ліворуч на екрані з'явиться сама панель, на якій вміщуються різні кнопки для створення елементів управління.
• Права верхня кнопка – це «Мастер элементов». Він визначає, яким способом створюються нові елементи управління. При бажанні можна самостійно розібратися з елементами управління форми. У формі, як і в запиті, також можна здійснити пошук необхідних даних. При цьому методика роботи щодо пошуку даних близька до аналогічної методики у запитах.
• Створення звітів
• Звіти – представлення інформації у друкованому вигляді. Для створення звітів МS Accеss дозволяє використовувати такі засоби:
• Наступний макрос мабуть, корисніший, який відкриватиме форму.
• Клацнути на посиланні Макроси у вікні бази даних.(мал.)
• Клацнути на кнопці «Создать» розташованою на панелі інструментів, і на екрані з'явиться таблиця конструктора, призначена для створення нового макросу.(мал.)
• У першому рядку стовпця Макрокоманда вибрати команду «Открыть Форму». На нижній панелі конструктора будуть вказані можливі властивості для макросу Відкрити Форму. Приблизно такі ж властивості задаються при додаванні в таблицю нового поля.
• У полі Ім'я форми вибрати наприклад форму «Студенти групи Т-10»
• Виконати команду «Файл – Сохранить»
• У діалоговому вікні «Сохранение» ввести ім'я макросу — «Студенти гр Т-10» і клацнути на кнопці ОК.
• Для деяких команд макросів Access надає спеціальні посилання. При їх використанні для створення, наприклад, макросу відкриття форми або звіту не знадобиться вибирати команди або їх властивості. Все робитиметься по-іншому.
• У вікні бази даних клацнути на посиланні Макроси.
• Клацнути на кнопці «Создать» розташованої на панелі інструментів щоб відкрити таблицю конструктора для створення нового макросу.
• Розташувати вікна Access так, щоб вікна макросів і основне вікно бази даних не перекривали один одного.
• Клацнути на посиланні Звіти розташованої у вікні бази даних.
• Перетягнете звіт «Студенты групи Т-10» з вікна бази даних в перший рядок макросу. Буде виконана команда Відкрити Звіт і виведено ім'я звіту.(мал.)
• Змінити аргумент макрокоманди Режим на Перегляд.
• Вибрати команду «Файл – сохранить».
• У діалоговому вікні Збереження привласнити макросу ім'я Студенти групи і клацнути на кнопці ОК.
• Закрити макрос.
• Клацнути на посиланні «Макроси» у вікні бази даних
• У вікні бази даних двічі клацнути на імені макросу Студенти групи.
• Створення модулів
• Модуль Access складається з описів, інструкцій і підпрограм (процедур) написаних на мові програмування VBA (Visual Basic for Application), збережених під загальним ім'ям. Visual Basic був розроблений Microsoft як мова високого рівня для створення додатків на базі операційної системи Windows.
• У VBA процедури є замкнутими програмними одиницями. Вони забезпечують ширші можливості, ніж макроси. Кожна форма або звіт в базі даних містить вбудовані процедури обробки подій, наприклад, процедура обробки події дозволяє відкрити іншу форму при натисненні певної кнопки у формі.
• У Microsoft Access існують модулі двох типів; стандартний модуль і модуль класу. Стандартний модуль містить процедури Sub і Function, не пов'язані з конкретним об'єктом: формою або звітом. Вони доступні для всіх процедур в базі даних.
• Стандартні модулі використовуються також для оголошення доступних зі всіх модулів додатка глобальних змінних. Для перегляду списку стандартних модулів натискуйте на панелі інструментів кнопку Модулі (Modules) у вікні База даних (Database).
• Модулі класів окрім процедур містять опис нового об'єкту і програми, які є локальними для цих об'єктів. Як приклад модуля класу можна назвати модулі форм і звітів. Модуль форми створюється і зв'язується з формою, аби створити процедуру обробки подій для цієї форми.
• Процедури із стандартного модуля, якщо вони не описані явно як локальні для модуля, що містить їх, розпізнаються і можуть викликатися процедурами з інших модулів в тій же базі даних або з баз даних, що адресуються.
• Створення кнопкової форми
• Одним з найбільш ефективних інструментів, використовуваних для організації об'єктів баз даних Access, є головна кнопкова форма. Головна кнопкова форма запускається при відкритті бази даних і містить кнопки для активізації найбільш важливих об'єктів. Вона має набагато більш дружній інтерфейс, ніж основне вікно бази даних.
• На додавання кнопкової форми до бази даних не піде багато часу, оскільки компанія Microsoft вбудувала в Access диспетчер кнопкових форм. Нижче вказаний диспетчер буде застосований для створення кнопкової форми бази даних МВПУ. Для цього необхідно виконати такі дії:
• Запустити Access і завантажите базу даних МВПУ.
• Затим виконати команду «Сервис» - «служебные программы» - «диспетчер кнопочной формы».
• Оскільки диспетчер завантажується вперше, з'явиться вікно із запитом на створення нової кнопкової форми. Потрібно клацнути на кнопці Так.
• Ввідкривається вікно «Диспетчер кнопочной формы» представлене на мал.. Як буде розказано трохи пізніше, для однієї бази даних можна створити декілька кнопкових форм. При запуску диспетчера за умовчанням створюється головна кнопкова форма. Потрібно клацнути на кнопці «Изменить» для відкриття діалогового вікна «Изменение» сторінки кнопкової форми.
• У діалоговому вікні, що відкрилося, демонструються всі елементи кнопкової форми. Поки що жоден з них не вибраний. Потрібно клацнути на кнопці «Создать» для відкриття діалогового вікна Зміна елементу кнопкової форми.
• Ввести в поле Текст назва Каталоги у полі із списком Команда вибрати команду Відкрити форму для зміни, потім в списку Форма вибрати елемент Студенти групи Т-10. На мал. показано вже заповнене діалогове вікно. Клацнути на кнопці ОК для його закриття.
• Клацнути на кнопці Закрити у діалоговому вікні Зміна сторінки кнопкової форми.
• Клацнути на кнопці Закрити у вікні Диспетчер кнопкової форми.
• Клацнути на посиланні Форми у вікні бази даних.
• Двічі клацнути на опції Кнопкова форма щоб вивести форму на екран.
• Клацнути на кнопці Студенти МВПУ і буде відкрита форма Студенти групи Т-10.
• Зміна кнопкової форми
• Диспетчер кнопкової форми може використовуватися багато разів для однієї і тієї ж кнопкової форми. Якщо знадобиться внести якісь зміни, наприклад, додати новий елемент, змінити або видалити його, потрібно відкрити вікно Диспетчер кнопкової форми. Отже, всі раніше настроєні параметри залишаться в силі.
• Робиться це таким чином:
• Необхідно переконатися в тому, що головна кнопкова форма закрита.
• Виконати команду «Сервис» - «служебные программы» - «диспетчер кнопочной формы».
• У діалоговому вікні диспетчера вибрати опцію «Главная кнопочная форма» (за умовчанням) і клацнути на кнопці «Изменить».
• У діалоговому вікні «Изменение страницы кнопочной формы» клацнути на кнопці «Создать».
• Ввести в поле «Текст» назва Форма Т-10; у полі із списком Команда вибрати команду Відкрити форму для зміни. Клацнути на кнопці ОК для закриття діалогового вікна Зміна елементу кнопкової форми.
• Конструювання багатосторінкової форми
• Засоби Microsoft Access дають змогу конструювати багатосторінкові форми, що мають кілька вкладок із властивостями для форми елементами керування.
• Багатосторінкову форму конструюють за допомогою кнопки «Вкладка» на панелі елементів .
• Для того, щоб зайти в конструктор форм і створити вкладки необхідно клацнути правою кнопкою миші по кнопковій формі та вибрати із контакстного меню команду «Конструктор».
• Затим клацнути по кнопці «вкладка» і протягнути по кнопковій формі. Коли є вже перша вкладка можна додати вкладки, для цього необхідно клацнути правою клавішею миші по вкладці, яка вже існує та вибрати команду «Добавить вкладку»
• Для зміни заголовка вкладки необхідно клацнути на ній правою клавішею миші та у вікні «Свойства», що відкривається вибрати вкладку «Макет», і в рядку «Подпись» ввести новее ім'я вкладки.
• В кнопкову форму можна додавати кнопки, які будуть відкривати об'єкти бази даних. Для цього необхідно вибрати на панелі елементів кнопку «Кнопка»
• Відкривається вікно, в якому задаються критерії та дія кнопки. В наступному вікні вибирається таблиця або інший об’єкт для відкриття.
• Після створення вкладок та кнопок можна перейти до автозавантаження головної кнопкової форми.
• Для цього необхідно виконати команду «Сервис» - «параметри запуска» - та в полі «вывод формы» вибрати кнопкову форму.
• Висновок
• У діловій або особистій сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожен з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання і організаційні навики. Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.
• У базі даних зведення з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам, створюється запит. Запити також дозволяють відновити або видалити одночасні декілька записів, виконати вбудовані і спеціальні повідомлення.
• Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет.
• Для аналізу даних або друку їх певним чином використовуються звіти. Наприклад, можна створити звіт, що групує дані і що підводить підсумки, або звіт для друку поштових наклейок.
• У вікні бази даних можна працювати зі всіма її об'єктами. Для перегляду об'єктів певного типа слід вибрати відповідну вкладку. За допомогою кнопок можна відкривати і змінювати існуючі об'єкти і створювати нові.
• Розроблена база даних дозволяє швидко і ефективно управляти відділом збуту готовій продукції. Зручний інтерфейс програми, з одного боку, дозволяє легко орієнтуватися в програмі, не вимагаючи від користувача яких-небудь спеціальних навиків роботи з електронно-обчислювальними машинами, з іншого боку надає користувачеві оперативну інформацію.