19285 (Затвердження та узгодження службових документів), страница 2

3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо).

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація – виділення окремих частин тексту, об’єднаних змістом, логічно завершених – графічне, з допомогою заголовків тощо.

Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на п’ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.

У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:1) буквено-цифрова (традиційна);

2) цифрова (порівняно нова).

Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:А. Б. В. Г....І ІІ ІІІ IV...1) 2) 3) 4)....а) б) в) г)...1Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.

Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.

Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”, “параграф” тощо, які також нумеруються.

Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.

Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.).

Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу. На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів.

У процесі багаторічного використання пройшов відбір найбільш відповідних мовних засобів, що сприяють ефективності документів. Обов’язковою вимогою до оформлення будь-якого документа є відповідність нормам офіційно-ділового стилю.

Офіційно-діловий стиль – це система мовних засобів (слів, словосполучень, речень), способів їх поєднання, що використовуються в офіційному спілкуванні [12, 58].

Особливості офіційно-ділового стилю:

• нейтральний, коректний тон викладення думки, що не допускає суб’єктивізму, надмірної емоційності;

• точність, однозначність і зрозумілість формулювань;

• лаконічність, стислість;

• уніфікованість, стандартизованість мовних засобів;

• використання термінів, спеціальних слів. Перед автором кожного документа звичайно постає відразу декілька завдань:– якомога точніше й повніше подати інформацію;– досягти найбільшого впливу на адресата;– сформулювати позитивне враження про авторів документа.

Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність, високу культуру діловодства, управлінської діяльності. Тому потрібно ретельно вибирати папір, шрифт, колір друку. Пам’ятаючи про вимоги до оформлення сторінки, варто також прагнути до пропорційного, естетичного розміщення на папері структурних частин тексту, виділення абзаців.

РОЗДІЛ ІІ. Форми погодження змісту документа

2.1 Внутрішнє узгодження службових документів

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.

Є дві форми погодження документів:

1. Внутрішнє (із структурними підрозділами та службовими особами).

2. Зовнішнє (з іншими організаціями).

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує проект документа, та дату візування. Може зазначатися при потребі і найменування посади.

Віза проставляється як на лицевому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, що залишається в установі.

Внутрішнє узгодження документів відбувається у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; із працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань /головні та старші спеціалісти/; із фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною особою, із заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє узгодження документа оформляється візою [2, 152]. Візи складаються з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначаються посада візуючого та розшифровується його підпис /ініціали та прізвище /.

Наприклад:

Начальник відділу кадрів /підпис / С. І. Петров 25.04.00

Доцільність розшифрування підпису зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити з ким погоджено цей діловий папір.

Якщо виниклі зауваження та доповнення до проекту документа, вони викладаються на окремому аркуші. У цьому разі віза має такий вигляд:

Юрисконсульт /підпис / В. А. Коваленко.

Зауваження додаються. 05. 06. 99

Якщо обсяг зауважень малий /1-2 рядки/, їх краще розташувати перед візою.

Наприклад:

Вважаю за потрібне випустити пункт 1 через те, що його зміст суперечить діючому законодавству.

Юрисконсульт /підпис / А.В. Гудкова

18. 01.00

Проставляють візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, віза проставляється на тому примірнику, що залишається в установі.

Розміщують візи нижче підпису або на лівому полі документа.

2.2 Зовнішнє погодження

Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.

Зовнішнє погодження оформляється відповідним грифом. Він ставиться нижче від підпису і включає слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали й прізвище та дату погодження [5, 64].

Якщо погодження проводиться більше ніж трьома установами, застосовують аркуш погодження, який додається до документа.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Підпис – обов’язковий реквізит документа, він є формою вираження законності документа і відповідальності за його зміст. Службові документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами, наказом керівника та положеннями про структурні підрозділи. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (фінансові документи, акти), ставлять два чи більше підписів. При цьому їх розміщують один під одним у послідовності відповідно до посади. Документи, підготовлені разом з іншими установами, оформляються не на бланках і підписуються керівниками цих установ. Підписи ставляться на документі поряд, на одному рівні. До назви посади в цьому випадку включається і назва установи.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та секретарем.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписується особою, яка виконує її функції із виправленням назви посади і розшифруванням підпису.

Погодження – це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад:

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом або через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розмішується нижче підпису або у верхньому лівому кутку сторінки. Гриф складається зі слова погоджено, назви посади особи, а з якою погоджується документ /включаючи назву організації/, особистого підпису, його розшифрування, дати.

Наприклад: погоджено

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу /підпис/ А. В. Борисенко 03. 11.00

Якщо узгодження проводиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол /найменування колегіального органу в родовому відмінку / від /дата / /номер /

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідань місцевого комітету Залізничного універмагу від 05.10. 99 №27.

РОЗДІЛ ІІІ. ПРАВИЛА ЗАТВЕРДЖЕННЯ СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТУ

3.1 Підпис як спосіб засвідчення документу

Основні способи засвідчення документа – підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна службова особа – керівник закладу, його заступник чи керівник структурного підрозділу. Право підпису документів закріплюється в положенні або статуті установи та її структурних підрозділів. Порядок підпису документів встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства.

Підпис – обов’язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису /обидва ініціали і прізвище/. Ініціали проставляють попереду прізвища. Розшифровка підпису не береться в дужки [7, 93].

Назва посади може бути короткою і повною /до її складу входить повна назва установи/, якщо документ друкується на чистому папері.

Підпис вміщується праворуч під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його /або після перерахування у додатку документів /.

Найменування посади звичайно пишеться ліворуч від прізвища, саме ж прізвище друкується тоді на рівні останнього рядка назви посади.

Наприклад:

Начальник товарного відділу Г. Б. Середа

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання. Завідуючий кафедрою управління торгівлею, професор М.Д. Виноградський.

Особистий підпис на документі повинен бути достатньо розбірливим (іноді виникає необхідність установлення саме того, хто підписав даний документ). Надто широкі, розгонисті підписи справляють неприємне враження, свідчать про поспішливість або неуважність.

Два підписи або більше ставляться тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах – підпис голови та секретаря, на атестатах – підпис директора школи, завуча та вчителів, на договорах – підписи сторін, на фінансово-розрахункових документах – підпис керівника та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщуються один під одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об’єднання їдалень А.В. _ніжанко_

Головний бухгалтер М.С. Сущук