17474 (Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України")

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІНСТИТУТ КОСМІЧНОГО ТА ПОВІТРЯНОГО ПРАВА

ФАКУЛЬТЕТ ЮРИДИЧНИЙ

ПРОБЛЕМИ ДІЛОВОДСТВА НА СТОРІНКАХ

ЖУРНАЛУ "КАДРОВИК УКРАЇНИ"

Науковий керівник

старший викладач

БАРАБАШ С.М.

Курсова робота студента 2-го курсу

гр. 207, денної форми навчання

БРОВЕНКА АРТЕМА ОЛЕКСАНДРОВИЧА

КИЇВ 2009

Зміст

Перелік умовних позначень, символів, скорочень і термінів

Вступ

Розділ 1. Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління

1.1 Розділи журналу та їх тематика

1.2 Питання діловодства в журналі "Кадровик України"

Розділ 2. Загальні вимоги до складання документів

2.1 Вимоги до тексту документів

2.2 Реквізити документів

2.3 Бланки та особливості їх оформлення

2.4 Класифікація документів

Розділ 3. Службові та розпорядчі документи

3.1 Оформлення заяви

3.2 Вимоги до автобіографії

3.3 Реквізити характеристики

3.4 Рекомендаційний лист

3.5 Основні вимоги до розпорядчих документів

Висновки

список використаних джерел та літератури

Додатки

Перелік умовних позначень, символів, скорочень і термінів

КЗпП Кодекс законів про працю

"КУ" "Кадровик України" (журнал)

ДСТУ Державний стандарт України

ЄДРПРПОУ Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України

ДК Державний класифікатор

М П Місце печатки

"К" Контроль

Вступ

Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, підприємствами, установами, державами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми. На сучасному етапі розвитку неможливо уявити діяльність будь-якого об’єкту без належного оформлення документу.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Документ - складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З’ясувати його суть - це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу - методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методів дослідження складно організованих об’єктів - систем.

Велика кількість документів вимагає сучасних підходів до їх ведення та оформлення.

Актуальність теми - сучасні форми роботи з різними видами документами, їх обробка та рух.

Об’єктом дослідження - документи, як основні носії інформації сучасного діловодства. Порядок оформлення та розміщення реквізитів різних видів документів.

Предмет дослідження - журнал "Кадровик України" за 2007-2009рр.

Мета теми - системне уявлення про суть, структуру, функції та призначення та порядок оформлення різних документів. Організація оперативної обробки інформації.

Сучасний термін "документаційне забезпечення управління" є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства і журнал "Кадровик України" надає великий обсяг інформації з цих питань охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки.

Розділ 1. Журнал "Кадровик України" - видання нового покоління

1.1 Розділи журналу та їх тематика

Журнал "Кадровик Україні" виходить з січня 2007 року - професійне видання нового покоління для кадровиків, менеджерів по персоналу, юристів і інших фахівців, що відповідають за ведення кадрової роботи. Кожного місяця на 128 сторінках лише актуальна практична інформація: останні зміни в законодавстві коментарі фахівців, трудове право, кадровий облік, соціальне страхування, професійні секрети управління персоналом і багато що інше. Матеріали доповнені прикладами з практики, зразками документів. Матеріал поданий по розділам.

Розділ "Моніторинг" інформує про нові закони України, постанови Кабінету Міністрів України, накази Міністерства праці і соціальної політики.

Повні тексти нормативно-правових актів за трудовим законодавством в розділі "Нормативно-правові акти".

В розділі "Коментарі фахівців" - провідні фахівці, експерти, розробники коментують положення і нових нормативно-правових актів.

Розділ "Судова практика" знайомить з постановами Верховного Суду України по широкому колу питань трудових стосунків.

Рубрика " Трудовий договір" інформує про порядок звільнення по кожній з підстав, передбачених КЗпП зі всіма нюансами і зразками відповідних документів.

"Робочий час" і "Час відпочинку" присвячені особливостям різних режимів робочого часу та тривалості щоденного і щотижневого відпочинку, перерв, вихідних, святкових і неробочих днів, оформлення різних видів відпусток - щорічних основного і додаткових, відпусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, відпустки без збереження заробітної плати.

"Соціальне страхування" знайомить з правилами оформлення відпустки у зв'язку з вагітністю і пологами, по догляду за дітьми до досягнення ними трьох (шести) років, додатковий відпуск працівникам, що мають дітей, які документи слід для цього надати і яким буде розмір відповідної допомоги, які періоди зараховуються при численні страхового стажу для оплати листа непрацездатності. "Оплата праці" подає уявлення про умови і системи оплати праці, про розміри виплати надбавок і доплат, компенсації за невикористану відпустку.

В розділі "Умови праці" - детальна інформація про порядок надання пільг і компенсацій із зразками заповнених документів.

"Кадрові документи" і "Діловодство" - рубрики присвячені виключно питанням практики кадрової роботи, зразкам посадових інструкцій, положень про структурні підрозділи, штатного розкладу, правил внутрішнього трудового розпорядку, всіх наказів по кадрових питаннях. Розміщення реквізитів на бланку, складання і оформлення всіх службових документів - від заяви, рекомендації, службової записки до наказу, акту, протоколу, а також про організацію діловодства на підприємстві і веденні архіву.

Мета рубрики "Школа HR" і " Сфера HR" - розкрити практичні основи роботи HR-менеджера та специфіку роботи на ринку в різних галузях. Тут розміщена інформацію по питаннях пошуку і підбору кадрів, мотивації, адаптації, навчання персоналу, зразки необхідних положень анкет, заяв.

Директори і менеджери по персоналу провідних компаній, керівники рекрутингових і консалтингових агентств розповідять про важливі моменти пошуку персоналу, його мотивації, адаптації і навчання в рубриці "Досвід фахівців".

1.2 Питання діловодства в журналі "Кадровик України"

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Як правильно організувати роботу служби діловодства та, зокрема, документообігу на підприємстві викладено в статті Л. Паланської "Окремі питання організації діловодства на підприємстві" ("Кадровик України" №1 2007р) В статті М. Лисюка "Діловодство з питань охорони праці на виробництві" розроблено документацію (на паперових носіях та в електронному вигляді), що встановлює та описує всі основні процедури системи управління охороною праці в їх взаємодії. Така документація має бути зручною для читання, легко ідентифікуватися, містити дати введення в дію, строки дії, строки зберігання тощо. ("КУ" №9 2008р.,№9 2009р)

Стрімкі зміни, що відбулися в економіці України, перехід до нових форм господарювання в різноманітних сферах діяльності зумовили значне зростання обсягів інформації, класифікованої як інформація з обмеженим доступом. Тому закономірною є нагальна потреба унеможливити несанкціонований доступ до такого виду інформації, реалізувати яку покликане конфіденційне діловодство. ("КУ"№2007Г. Беспянська "Організація конфіденційного діловодства на підприємстві").

Одну з найчисленніших груп документів становлять службові документи - довідки, доповідні, службові та пояснювальні записки що містять опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Це вид службових документів які представляють фіксовану на матеріальному носії довідково-аналітичну інформацію і змістовно та формально тяжіють до групування у справи поруч зі звітами, розпорядженнями, протоколами, доповідними записками, планами, листами з певного питання, доповнюючи, аргументуючи їх, обґрунтовуючи видання розпорядчого документа. У статті розглянуто основні види довідок, зокрема з кадрових питань, наведено перелік їх реквізитів та вимоги до тексту.

("КУ" №11, 2007р.,№1 2008 р. Г. Беспянська "Службові довідки: види, порядок складання і термін зберігання").

Документування управлінської інформації передбачає фіксування управлінських рішень різного рівня. Протоколювання діяльності відповідних колегіальних органів має на меті забезпечити фіксування рішень, прийнятих на засадах колегіальності. Основні вимоги до оформлення, реквізити протоколу, витягу з протоколу та оформлення на загальному чи спеціальному бланку в статті Г. Беспянської ("КУ"№4,№5 2008р)

Засвідчення документів, створених відділом кадрів (довідок про трудовий стаж, місце роботи та заробітну плату тощо) та копій документів, що видаються на руки громадянам, стороннім організаціям, органам влади, здійснюється шляхом їх підписання відповідною посадовою особою та проставленням печатки структурного підрозділу, а в окремих випадках - печатки підприємства. Печатка надає документу юридичної сили, засвідчує автентичність підпису посадової особи. Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби розповідається в статті А. Стрельнікова ("КУ"№12, 2008р)

Зі зростанням кількості документів дедалі частіше виникають питання, які документи мають бути обов’язково зареєстровані, а з якими можна працювати без унесення їх даних до облікових форм. Про відповідальність за реєстрацію і облік йдеться в статтях Л. Паланської "Реєстрація службових документів".

Розділ 2. Загальні вимоги до складання документів

2.1 Вимоги до тексту документів

Ефективне функціонування сучасного підприємства, управління його діяльністю неможливі без постійного, досконалого й швидкого обміну інформацією, її фіксації для передавання в просторі та збереження в часі. (Згідно з ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. ").

Фіксування інформації - обов'язковий елемент будь-якої управлінської діяльності. Матеріальними носіями такої зафіксованої інформації слугують документи. Саме вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації підприємства, є основою для прийняття певних рішень, проведення аналітичної і довідково-пошукової роботи. Успіх роботи підприємства значною мірою залежить від упорядкованості управлінської діяльності, обліку та контролю за виконанням рішень, що забезпечується перш за все якісним документуванням. Основні вимоги до тексту документа викладено в розділі 4 Методичних рекомендацій щодо застосування ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", схвалених протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 7 листопада 2003 р. № 7.

Текст документа складають українською (державною) мовою. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що направляють до органів державної влади України, треба складати українською мовою. Текст документа слід викладати аргументовано, стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.

Під час складання тексту можна використати такі форми його подачі: суцільний текст, таблична і трафаретна. Зазвичай текст містить такі логічні елементи: вступ, основну частину, висновки.

У вступі слід подавати інформацію, що готує адресата до сприйняття. Це може бути стислий, з посиланням на факти, виклад історії питання, вказівка на подію, що зумовили написання документа, тощо.

В основній частині викладають суть питання, наводять докази, пояснення, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти.