17474 (601185), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

заголовок до тексту документа - стисло передає основний зміст наказу.

відмітка про контроль - проставляється в разі потреби від руки літерним позначенням "К" чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;

текст документа;

відмітка про наявність додатків - проставляється в разі потреби. Додатки є невід'ємною частиною розпорядчого документа. Кожен додаток візується на його останньому аркуші керівником підрозділу, який готував цей додаток до проекту документа, або вищим керівником;

підпис - оформлюють згідно з ДСТУ 4163-2003 - реквізит власноручно проставляється керівником підприємства на першому примірнику документа. У разі його тривалої відсутності таким правом (за окремим наказом) наділяється особа, якій доручено тимчасове виконання обов'язків керівника.

зовнішнє погодження - здійснюється тоді, коли інформація, наведена в розпорядчому документі, стосується сфери інтересів інших підприємств. Воно може виконуватися однією особою чи колегіальне й оформлюється відповідним чином із зазначенням грифа погодження або документується на окремому аркуші погодження з позначкою в розпорядчому документі "Аркуш погодження додається", що проставляється на місці відповідного грифа;

візи документа - проставляють у разі потреби в наказах на лицьовому або зворотному (за відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша. Незалежно від того, де проставляються візи, вони обов'язково мають містити повну назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату, а якщо необхідно - додаткову оцінку (як от: "Зауваження і пропозиції додаю", "Заперечую") ',

прізвище або ПІБ виконавця та номер його телефону - дані про посадову особу, що є укладачем проекту документа, їх проставляють у нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Крім того, відмітка із зазначенням прізвища або ПІБ укладача проекту документа і номера його службового телефону може містити інформацію про кількість примірників документа та їх спрямування. Відомості про адресатів розпорядчого документа можуть оформлятися і на окремому листку - "Аркуші надсилань", у якому вказують назви структурних підрозділів або прізвища керівників, яким адресується примірник наказу.

відмітка про виконання документа і направлення його до справи - проставляється від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша наказу для подальшого формування документів у справи;

відмітка про наявність документа в електронній формі - проставляється за допомогою нижнього колонтитулу в центрі нижньої о берега лицьового боку першого аркуша документа;

запис про державну реєстрацію-фіксується тільки на нормативних актах (наказах і постановах міністерств та інших органів державної виконавчої влади). Здійснюється це в Міністерстві юстиції України з метою внесення до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження залишається вільне місце.

Текстова частина розпорядчих документів потребує максимальної чіткості у викладенні змісту, однозначність є обов'язковою вимогою до всіх комунікативних одиниць тексту. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово й логічно відділені, вони характеризуються певною автономністю. У вступі обґрунтовується основна ідея повідомлення із зазначенням його підстави, мети та причини. Водночас основний зміст інформації не розкривається.

Структурі вступної частини притаманні такі компоненти:

анотаційність - перерахування проблем, викладених в основному тексті;

прагматичність - опис цільової установки наказу;

концептуальність - деякі теоретико-методологічні та інші положення, що становлять основу документа;

енциклопедичність - опис робіт, що передували діям, про які йдеться в документі, - на змістовому рівні знаходить свій вияв у висвітленні трьох ключових моментів констатуючої частини.

Базою для обгрунтування дій можуть виступати:

посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий або ін) із зазначенням його назви, автора, дати, номера, заголовка до тексту;

формулювання мети і завдань, що мають бути вирішені підприємством;

опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.

Одночасна наявність у вступній частині всіх зазначених складників, а саме - підставі, мети та причини видання наказу, не обов'язкова.

Зміст констатуючої частини зазвичай передається із застосуванням усталених прийменникових конструкцій та дієприслівникових зворотів. Серед найбільш уживаних: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, з метою, у зв'язку з, на впровадження та ін.

Утім, констатуючої частини може і не бути, якщо пропоновані до виконання дії не потребують роз'яснення.

Вступна та основна частини розпорядчого документа поєднуються ключовими мовами - (своєрідним структурно-логічним сполучним елементом), які водночас виступають найбільшим виразником директивності. їх змінюють залежно від змісту розпорядчого документа. Так, тексти розпорядчих наказів (розпоряджень) підприємств, які затверджуються керівником одноосібне, подаються від першої особи у формі однини: "НАКАЗУЮ: " - у наказах, "ПРОПОНУЮ: ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ: ", "ДОРУЧАЮ: " - у розпорядженнях.

Машинописним способом ключові слова відокремлюються одним міжрядковим інтервалом окремим рядком від межі лівого берега, що є логічним продовженням зазначеного в констатуючій частині та початком розпорядчої частини. Жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова не ставиться, за винятком потреби в узгодженні з правилами. На межі ключового слова і розпорядчої частини ставиться двокрапка, адже за змістом є потреба в додатковому поясненні (а саме?, що?).

Розпорядча частина має бути чітко структурована. Тому обов'язковою умовою розпорядчих документів виступає рубрикація тексту, за якої пункти і підпункти основної частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб:

1.

1.1

1.2

2.

Кожен пункт розпорядчої частини має три ключові моменти, які передбачають відповіді на запитання:

1) зміст завдання (що зробити?);

2) термін виконання (до якого часу, коли?);

3) відповідальний виконавець (хто має зробити?).

Складники розпорядчої частини можуть реалізовуватися за іншою структурно-логічною схемою:

1) назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?);

2) доручення (що зробити?);

3) термін виконання доручення (коли?).

Термін виконання відтворюють такими граматичними формами: з... до, з... по. до..., на час складання звіту, постійно, у термін д. .

Вказівку про виконавця оформлюють шляхом:

використання давального відмінка для посади, прізвища й ініціалів відповідального виконавця або зазначенням структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках: "Директору з кадрових питань Гримко С.Я." або "Службі персоналу (Самійленко А. І)";

узаконеного відступу від послідовного викладу, графічно оформленими дужками: " (відповідальний - інспектор з кадрів Романченко Р.Р.)".

Розпорядчі документи зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном.

Якщо виконавцем зазначено структурний підрозділ, у дужках подають прізвище його керівника, який для реалізації цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців, наприклад: "Юридичному управлінню (Зарудний О. Б) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України".

До такого способу вдаються лише на підприємствах з великим обсягом документообігу, а також за неможливості одразу визначити відповідального виконавця.

До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома... ". Підрозділи (працівники), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають у списку розсилань, який виконавець готує разом із проектом наказу.

Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, зміст якого може бути таким:

контроль за виконанням наказу покласти на... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Склавши проект наказу (розпорядження) слід переконатися, що він написаний чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх правил оформлення та мовних норм. Варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і не бажано - скорочені назви підприємств і структурних підрозділів, посад. Варто уникати застосування різних, хоча й рівнозначних, термінів для позначення одного й того ж поняття (наприклад, фактор і чинник). Недоречним є вживання будь-яких побажань і висловів на зразок: підняти рівень, звернути увагу, посилити контроль тощо.

Недотримання зазначених вимог може спричинити неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення. Одним з наслідків може бути невиконання чи неповне або невчасне виконання наказу, зумовлене неузгодженістю дій. Тому під час складання розпорядчих документів слід особливо уважно ставитися не лише до оформлення реквізитів, а й до мовностилістичного аспекту.

Висновки

Сучасне діловодство - система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Документи повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності. Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерам і є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Моя робота полягала в ознайомленні з новим журналом "Кадровик України" та розділами, присвяченим роботі з документами.

В журналі наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень.

Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи.

Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати оперативно і це допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів. Статті та рубрики журналу допомагають освоїти всі необхідні навички роботи з документами.

список використаних джерел та літератури

1. Беспянська Г. "Основні вимоги до оформлення реквізитів". "КУ" №4, №5 2008.

2. Беспянська Г. "Організація конфіденційного діловодства на підприємстві". "КУ" №11 2007, №1 2008.

3. Беспянська Г. "Особливості складання та оформлення розпорядчих документів" "КУ" №8 2008.

4. Беспянська Г. "Службові довідки види, порядок складання і термін зберігання" "КУ" №112007, №1 2008.

5. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навч. посібник, Ів.-Франківськ, ЦУЛ, 2005.

6. Віденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Вища школа, 1998.

7. Головач А.С. Зразки оформлення документів. Донецьк, Сталкер, 1997.

8. Губенко Л. Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті. Навч. посібник. К., ТОВ "УВПК ЕксОб", 2002.

9. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Либідь, 2000.

10. Комова М.І. Діловодство. Навч. посібник, Львів, Тріада, 2006.

11. Паланська Л. "Окремі питання діловодства на підприємстві". "КУ"№1, 2007.

12. Паланська Л. "Реєстрація службових документів" №5 2007.

13. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. Підручник. К., МАУП, 1997.

14. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби. К., КНТ, 2004.

15. Стрельніков А. "Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби". "КУ" №12, 2008.

16. Яковченко В. "Загальні вимоги до складання та оформлення документів" "КУ" №1,№2, №3,№4,№5 2007.

17. Яковченко В. "Складання та оформлення службових документів" "КУ" №6,№8 2007.

Додатки

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3

Характеристики

Список файлов курсовой работы