16497 (Защита информации при документировании на предприятии), страница 2

Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения до их патентования и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя.

Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.

Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, что отражает их объективную сущность как носителя информации, необходимой руководителям и сотрудникам фирмы для выполнения функциональных обязанностей и принятия решений. В технологическом аспекте документооборот представляет собой процесс движения человекочитаемых (бумажных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.

Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации (документов) в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации. Основной характеристикой движения информации является технологическая комплексность, то есть объединение задач, обеспечивающих управленческие, делопроизводственные и почтовые функции. Документооборот отражает весь «жизненный цикл» документа.

Принципы и направления движения конфиденциальных традиционных и электронных документов в аппарате управления фирмы едины при использовании любой технологической системы обработки и хранения документов. Методы работы с документами меняются, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется.

При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источников информации (сотрудников, баз данных, рабочих материалов и т. п.), обладающих ценными сведениями, и расширяются потенциальные возможности для утраты конфиденциальной информации, ее разглашения персоналом, утечки по техническим каналам, исчезновения носителя этой информации. Каналы утраты конфиденциальной документированной информации имеются на всех стадиях и этапах движения документов, при выполнении любых процедур и операций; к ним относятся:

кража (хищение) документа или отдельных его частей (листов, приложений, копий, схем, фотографий и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей;

несанкционированное копирование бумажных и электронных документов, баз данных, фото-, видео- и аудиодокументов, запоминание злоумышленником или его сообщником текста документа;

тайное или разрешенное ознакомление сотрудника фирмы с документом и сообщение информации злоумышленнику лично или по линиям связи, прочтение текста документа по телефону или переговорному устройству, разглашение информации с помощью мимики, жестов, условных сигналов;

подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации или сокрытия факта утери, хищения;

дистанционный просмотр документов и изображений дисплея с помощью технических средств визуальной разведки;

ошибочные (умышленные или случайные) действия персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения);

случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажение текста, реквизитов;

считывание данных в чужих массивах за счет использования остаточной информации на копировальной ленте, бумаге, дисках и дискетах;

утечка информации по техническим каналам при обсуждении и диктовке текста документа, работе с компьютером и другой офисной техникой;

гибель документов в условиях экстремальных ситуаций.

Для электронных документов угроза утраты конфиденциальной информации особенно опасна, так как факт кражи информации практически трудно обнаружить. Утрата конфиденциальной информации, обрабатываемой и хранящейся в компьютерах, по мнению ряда специалистов, может быть вызвана следующими факторами:

непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, референтов, управляющих делами, работников службы конфиденциальной документации (далее – службы КД), системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы (самая частая и большая опасность);

кражи и подлоги информации;

угрозы, исходящие от стихийных ситуаций внешней среды;

угрозы заражения вирусами⁰.

Глава 2. Защита информации в документопотоках

2.1 Основные направления защиты информации

В соответствии с указанными угрозами формируются задачи защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз.

Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защищенного документооборота, то есть использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя.

Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности, как носителя информации, так и самой информации.

Помимо общих для документооборота принципов защищенный документооборот основывается на ряде дополнительных принципов:

ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;

персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;

персональная ответственность каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;

жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.

Несколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке и использовании конфиденциальной информации. Его основу составляет действующая в фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность доставки документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой ему разрешена в соответствии с его функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не только на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом на рабочих местах или с которыми сотрудники только знакомятся.

Защищенность документопотоков достигается за счет:

одновременного использования режимных (разрешительных, ограничительных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;

нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;

формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и (часто) дополнительного их разделения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;

использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов.

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками фирмы поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях. Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:

получение руководителем, сотрудником (исполнителем) поступившего документа;

письменное или устное указание вышестоящего руководителя;

устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учреждений и отдельных лиц;

задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы;

полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий.

В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений. Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация. Процесс ознакомления с конфиденциальным документом – это информирование сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры⁰.

В ходе исполнения конфиденциальных документов могут возникнуть следующие основные угрозы:

утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет ее документирования на случайном носителе, не входящем в сферу контроля службы конфиденциальных документов (КД);

подготовка к изданию документа, не обоснованного деловой необходимостью или не разрешенного для издания, то есть документирования определенной информации;

включение в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны фирмы;

случайное или умышленное занижение грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;

изготовление документа в условиях, которые не гарантируют сохранности носителя, конфиденциальности информации;

утеря оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу, умолчание этого факта и попытка подмены утраченных материалов;

сообщение содержания проекта конфиденциального или открытого документа постороннему лицу, несанкционированное копирование документа или его части (в том числе на неучтенной дискете);

утечка информации по техническим каналам;

ошибочные действия работника службы КД, особенно в части нарушения разрешительной системы доступа к документам.

Важно, что в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами, основными из которых являются:

установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

составление и изготовление конфиденциального документа;

издание конфиденциального документа.

Указанные этапы характеризуются не только регламентированной технологией, но и жесткими правилами работы исполнителей с конфиденциальной информацией.

2.2 Функционирование системы защиты

Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе; ценная информация немедленно подвергается угрозе при возникновении необходимости ее документирования.

В связи с этим система защиты конфиденциальной информации должна начинать функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, то есть до создания будущего документа. Прежде чем создать документ, следует установить, является ли данная информация конфиденциальной и какой уровень грифа конфиденциальности ей должен быть присвоен в случае положительного ответа.

Своевременное установление грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ, – первый и основной элемент защиты документированной информации, позволяющий обеспечить относительно надежную безопасность тайны фирмы.

Основу присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять: перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов фирмы. Система грифования документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала.

Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему.