Личная карточка ф. Т-2 и/или личное дело

Запись в трудовой книжке

Лицевой счет

по заработной плате

Рис. 3. Схема документирования при приеме на работу

Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственное предприятие.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на его номер заводится лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работника в СИ МГУК производится по следующей схеме (рис. 4).

Заявление работника об увольнении

Приказ

об увольнении

Запись в трудовой книжке

Запись в личной карточке ф Т-2 и/или личном деле

Рис. 4. Схема документирования при увольнении работника

Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование ректору (статья 31 КЗоТ РФ). Ректор СИ МГУК издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе работника на другую должность в рамках СИ МГУК порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме (рис. 5).

Приказ по л/с о переводе на другую должность

Запись в трудовой книжке

Запись в лицевом счете по зар. плате

Рис. 5. Схема документирования при переводе работника

Ректор издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф. Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, а в случае изменения оклада производится соответствующее изменения в лицевом счете по заработной плате.

6.1 Резюме

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу (см. приложение 16). Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другим специальностям, интересы претендента и т.д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.

6.2 Трудовой контракт (договор)

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующих их. Сторонами трудового контракта являются СИ МГУК (работодатель) и работник (контрактант) (см. приложение 17).

В соответствии со статьей 18 КЗоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме. Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда.

При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

• Место работы (наименование предприятия, куда нанимается работник, его адрес);

• Конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;

• Дату начала работы и ее окончание, если заключен срочный трудовой контракт;

• Оплату труда;

• Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок; совмещение профессий (должностей), повышение квалификации; дополнительный отпуск и др.

Контрактная форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории работающих:

• На постоянных работников;

• На временных работников;

• Работающих на основном месте работы;

• Работающих по совместительству.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Согласно КЗоТу РФ (статья 17) трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

В трудовом контракте указывается размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера: за высокую квалификацию; за профессиональное мастерство; за личный трудовой вклад и др.

По согласию сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях могут быть увеличены или уменьшены по сравнению с общей нормой, предусмотренной в организации. Наряду с доплатами стороны могут договариваться об иных видах поощрения, например, о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год т т.д.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласию сторон следующие условия:

• Основания увольнения работника;

• Дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

• Введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьей 121 КЗоТ РФ.

Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятие, второй – у работника. Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников института. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника), если отсутствуют по каким либо причинам приказы по личному составу, и – 5 лет после увольнения работников при наличии приказов.

6.3 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу оформляются при приеме, увольнении и переводе сотрудников предприятия. Заключение трудового контракта с работниками не исключает издание приказа по личному составу о его зачислении на работу (статья 18 КЗоТ РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№1 л/с, №2 л/с…). Оформляются приказы по личному составу на бланках института для внутренних документов.

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть может не указываться.

Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фамилия работника (прописными буквами), имя и отчество «без сокращений», должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья КЗоТ РФ (в случае увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приемка (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.

Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников вне зависимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного работника.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в виде шаблонов с трафаретными текстами, которые заносятся в память ПК.

Аналогично составляется приказ об увольнении, для этого необходимо изменить:

– в реквизите «заголовок» фразу «О приеме» на «Об увольнении».

В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья КЗоТ РФ, соответствующая причине увольнения.

Приказы о переводе на другую должность внутри института также не имеют существенных различий в оформлении. В этих случаях указывается новая должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать его срок.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другими должностными лицами, в обязанности которых входит работа с персоналом предприятия. Приказы по личному составу объявляются работнику под расписку (статья 18 КЗоТ РФ). Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «подпись» и «виза» самим работником и содержит следующее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления. Особенно необходима эта отметка при приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом (статья 211 КЗоТ РФ).

Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 19б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках, и т.п., срок хранения которых не превышает 3 года (статья 19в «Перечня документов с указанием сроков хранения»). Такие приказы имеют индекс (№1к, №2к…) и формируются в самостоятельное дело.

Чтобы сократить количество деловых бумаг, издаваемых по стандартным ситуациям, разработаны бланки с трафаретными текстами, содержащие сразу несколько документов. Например, при оформлении отпуска заполняется бланк отпускной записки на одном листе, включающий заявление, распоряжение и расчет заработной платы. Приказ о предоставлении отпуска в этом случае не составляется, так как записка об отпуске содержит распоряжение руководителя и, следовательно, имеет силу приказа.

6.4 Трудовые книжки

Трудовые книжки на работников ведутся на всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (статья 30 КЗоТ РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

При приеме на работу трудовую книжку предоставляют лицу, ведущему документацию по персоналу института. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью без сокращений. Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год. Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдающего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена.