180810 (Анализ и аудит материально-производственных запасов на ОАО "КАТОН" РСМУ-10), страница 6

Одной из задач проверки сохранности производственных запасов ОАО «КАТОН» РСМУ-10 является проверка организации контроля за деятельностью материально ответственных лиц. Обеспечение сохранности собственности во многом зависит от подбора и расстановки кадров материально ответственных лиц.

В отделе кадров была проведена проверка наличия обязательств о материальной ответственности – есть ли виза главного бухгалтера, разрешающая зачислить данного работника на должность, связанную с материальной ответственностью.

Было установлено, что материалы хранятся на складе под ответственностью кладовщика, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

Важным условием обеспечения сохранности собственности является четко организованная охрана производственных запасов и пропускная система. Внезапной проверкой на месте можно установить, как организован контроль за вывозом материальных ценностей на предприятии. Так же следует проверить, соблюдается ли принятый порядок оформления и регистрации пропусков работниками охраны. Пропуска должны быть подписаны начальником отдела сбыта и главным бухгалтером пли его заместителями. Образцы их подписей должны находиться у работников охраны.

Бюро пропусков (охрана) на следующий день возвращает в бухгалтерию использованные пропуска с отметкой о провозе груза. Получив эти пропуска, работник бухгалтерии, ответственный за этот участок работы, обязан проверить полноту возврата выписанных пропусков и установить, те ли материальные ценности по наименованию и количеству были вывезены с территории предприятия. Задача аудита, на данном этапе проверки, заключается в том, чтобы выяснить, не допускается ли вывоз производственных запасов по пропускам, подписанным лицами, которые не имеют на это право, или по устным разрешениям и запискам. А так же, осуществляется ли контроль за вывозом грузов.

В ходе аудита были выявлены отдельные эпизоды таких нарушений, как: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т.д.

Приобретение материалов у поставщиков осуществляется на основе заключенных договоров.

Выполнение договоров поставки по срокам, количеству, ассортименту учитывается на ОАО «КАТОН» РСМУ-10. Поставщик пуск или отгрузку сопровождает выпиской счетов фактур и транспортных документов (товаротранспортные накладные).

На складе кладовщик обязан проверить, взвесить и пересчитать принимаемые ценности. На фактическое количество поступивших материалов он должен составить приходный ордер (однострочный или многострочный).

В случае недостачи материала, составляется приемный акт. Для составления акта создается комиссия. В ее состав должен входить представитель поставщика, транспортные организации или третьи незаинтересованные стороны.

В том случае, если обнаружена недостача по вине поставщика или транспортной организации, этот акт является основанием для предъявления претензии.

Прием ценностей кладовщиком должен осуществляться у экспедитора (работника данного предприятия) или у представителя поставщика. Предварительно экспедитору выписывается доверенность, по которой он получает грузы на складе поставщика или от транспортной организации.

Соблюдение правил выдачи доверенностей на получение материальных ценностей на ОАО «КАТОН» РСМУ-10.

Материалы, хранящиеся на складе ОАО «КАТОН» РСМУ-10, постоянно отпускается на производственные и прочие нужды предприятия. Каждая операция отпуска обязательно фиксируется в первичном документе.

Отпуск материалов в производство оформляется накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары. В ней отражена информация о количестве и стоимости отпускаемого материала, кому и на какие цели (указывается номер, дата, заказчик). Таким образом, благодаря взаимоувязки этих документов можно отследить и проконтролировать отпуск материалов со склада.

При отпуске материал кладовщик в двух экземплярах требования отражает фактически отпущенное количество товара. Один экземпляр требования остается у кладовщика, а другой – у представителя цеха.

Если при отпуске материалов возникают разного рода отклонения (замена одного материала другим), то выписывается «сигнальное» требование с визой главного мастера цеха.

Отпуск материалов на сторону в порядке реализации отражается в накладных, которые выписываются бухгалтерией. Накладная выписывается в трех, четырех или пяти экземплярах, два из которых остаются на данном предприятии: один у кладовщика, а второй на проходной.

Карточка складского учета является регистром аналитического учета материалов. Поэтому кладовщик ведет ее в количественном либо количественно-суммовом выражении.

Из карточек составляется картотека, которая находится на складе у кладовщика.

Ежемесячно кладовщик сдает в бухгалтерию для проверки все первичные документы, которые оправдывают его действия с материалами.

Документы передаются в бухгалтерию по реестру.

Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складе предприятия является проверка складского учета. Практика показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходящих остатков («красное сальдо») по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными картотек складского учета и бухгалтерского учета.

«Красное» сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходования поступивших материальных ценностей; списании завышенного количества материалов в производство, против фактически отпущенного; не правильном подсчете переходящих остатков и т.д.

Отрицательные переходящие остатки того или иного материала, после очередного поступления этого вида материала, должны временно закрываться, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшаться. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.

Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могут не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.

Расхождения между данными складского и бухгалтерского учета должны выявляются путем сопоставления остатков по сальдовой книге с остатками, подсчитанными бухгалтерией в оборотных ведомостях по группам материалов.

2.3 Оценка системы внутреннего контроля

В процессе подготовки оценки эффективности системы внутреннего контроля, действующей на ОАО «КАТОН» РСМУ-10, была произведена оценка риска системы внутреннего контроля (контрольного риска). Система внутреннего контроля может считаться эффективной, если она своевременно предупреждает о возникновении недостоверной информации, а также выявляет недостоверную информацию. Оценивая эффективность системы внутреннего контроля, можно собрать достаточное количество аудиторских доказательств.

Для определения характера и объёма проводимых аудиторских процедур (для составления программы аудита материальных ценностей) и для получения критериев оценки результатов на стадии планирования аудита был установлен уровень существенности и приемлемый аудиторский риск. Этого требуют и российские стандарты аудита. Оценку существенности и рисков провели для проверяемого участка учёта, в частности, для материального учёта.

Под уровнем существенности понимается то предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой квалифицированный пользователь этой отчетности с большой степенью вероятности перестанет быть в состоянии делать на ее основе правильные выводы и принимать правильные экономические решения.

Так, в мировой практике уровень существенности определяется как усреднённое значение следующих показателей:

5–10% от прибыли до налогообложения;

5–10% от чистой прибыли;

0,5–1% от объёма продаж;

5–10% от собственного капитала;

0,5–1% от общей стоимости активов.

В российском стандарте «Существенность и аудиторский риск» (Одобрен Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 22 января 1998 г.) рекомендуются соотношения, приведенные в таблице 2.3.

При установлении уровня существенности исходили из основных показателей деятельности исследуемого предприятия.

На примере таблицы 2.3 рассмотрим определение уровня существенности аудиторского риска на ОАО «КАТОН» РСМУ-10.

Таблица 2.3 – Определение уровня существенности аудиторского риска на ОАО «КАТОН» РСМУ-10.

Алгоритм расчета:

Столбец четыре получаем умножением данных из столбца два на показатель из столбца три, деля его на 100%:

Среднее арифметическое показателей в столбце 4 составляет: 410 тыс. руб.

(2,7+385,26+208,4+845,9+607,34)/5=410 тыс. руб.

Наименьшее значение отличается от среднего на:

(410–2,7)/410*100%=99,34%,

Наибольшее значение отличается от среднего на:

(845,9–410)/4105*100%=106,32%.

Поскольку значение 2,7 тыс. руб. отличается от среднего значительно, а значение 845,9 тыс. руб. – не так сильно (к тому же второе по величине значение 607,34 тыс. руб. очень близко к 845,9 тыс. руб.), принимаем решение отбросить при дальнейших расчетах наименьше значении, а наибольшее – оставить.

Новое среднее арифметическое составит:

(845,9+607,34+208,4+385,26)/4=511,72 тыс. руб.

Полученную величину допустимо округлить до 512 тыс. руб. и использовать этот количественный показатель в качестве значения существенности.

Различия между значениями уровня существенности до и после округления составляют:

(512–4103)/410*100%=27,8%, что находится в пределах нормы допущения 30%.

В процессе аудита могут возникнуть обстоятельства, влияющие на изменение аудиторского риска и уровня существенности, установленные при планировании.

Для оценки системы внутреннего контроля были использованы вопросники (анкеты), отраженные в таблице 1 (Приложение 2). Для этого были опрошены, в первую очередь лица, ответственные за организацию учёта материалов (эти ответы также можно получить, проведя наблюдение за работой бухгалтерии).

Данные вопросы, а также анализ организационной структуры, схемы и графика документооборота, учёт фактора размера организации позволил сделать первичную оценку системы внутреннего контроля, т.е. оценить её эффективность и надёжность как высокую, среднюю или низкую. В нашем случае на ОАО «КАТОН» РСМУ-10 степень системы внутреннего контроля был оценен как средний.

Была проведена оценка контрольного риска. Он обратно пропорционален надёжности системы внутреннего контроля (высокой надежности соответствует низкий риск; средней надежности соответствует средний риск; низкой надежности соответствует высокий риск).

Разработка программы аудита и плана, основывалась на предварительных знаниях об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур.

Составляя общий план и программу аудита, учитывалась степень автоматизации обработки учетной информации, что позволило точнее определить объем и характер аудиторских процедур.

Результаты проводимых процедур при подготовке общего плана и программы были детально задокументированы, так как данные результаты являются основанием для планирования аудита и могут использоваться в течение всего процесса аудита.

В общем плане был определен способ проведения аудита на основании результатов предварительного анализа, оценки надежности системы внутреннего контроля, оценки рисков аудита.

Таблица 2.4. – Общий план аудиторской проверки учета материально-производственных запасов

Программа аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита. Она служит подробной инструкцией ассистентам аудитора и одновременно является для руководителей аудиторской организации и аудиторской группы средством контроля качества работы.

Следует документально оформить программу аудита, обозначить номером или кодом каждую проводимую аудиторскую процедуру, чтобы аудитор в процессе работы имел возможность делать ссылки на них в своих рабочих документах.

В зависимости от изменений условий проведения аудита и результатов аудиторских процедур программа аудита может пересматриваться. Причины и результаты изменений следует документировать.