177473 (Оптимизация административно-управленческих процессов в муниципальных учреждениях на основе аутсорсинга), страница 10

1.Необходимо обеспечить, чтобы обмен информацией в организации осуществлялся с помощью электронной почты и других средств электронного обмена сообщениями. Только тогда появляется возможность реагировать на события с должной скоростью.

2.Изучать данные в оперативном режиме - так легче обнаруживать закономерности и обмениваться соображениями. Важно понимать глобальные тенденции и одновременно обеспечивать каждому клиенту индивидуальный подход.

3.Применять для анализа деятельности ПК, избавляя тем самым своих интеллектуальных работников от рутины и давая им возможность сосредоточиться на выполнении требующей настоящих умственных усилий работы по совершенствованию продукции и услуг, по повышению рентабельности.

4.Использовать электронные инструменты для создания виртуальных групп из сотрудников различных подразделений для того, чтобы сотрудники обменивались информацией и вместе работали над своими идеями - все это в реальном времени и вне зависимости от того, в какой точке планеты находится каждый из них. Нужно вести электронную летопись организации для ее изучения всеми сотрудниками.

5.Преобразовывать все бумажные процессы в электронные, устраняя тем самым узкие места в управлении и освобождая работников интеллектуального труда для более важных задач.

6.Применять электронные инструменты для ликвидации рабочих мест, предполагающих рутинное выполнение одной задачи, или для преобразования их в рабочие места, требующие навыков интеллектуальной работы.

7.Создавать электронный контур обратной связи, служащий повышению эффективности физических процессов и качества предлагаемых продуктов и услуг. Каждый сотрудник должен иметь возможность легко отслеживать все ключевые показатели деятельности организации.

8.Использовать электронные системы для направления рекламаций клиентов непосредственно тем сотрудникам, которые реально могут усовершенствовать продукт или услугу.

9.Использовать электронные коммуникации для переопределения характера деятельности и ее границ, динамически расширять или сужать бизнес в зависимости от ситуации на рынке.

10.Обменивать информацию на время, сокращать цикл подготовки продуктов за счет перехода на электронные транзакции со всеми поставщиками и партнерами и преобразовывать все бизнес-процессы в духе слаженной, синхронной работы по принципу "just-in-time".

11.Применять электронные способы оказания услуг и сбыта товаров, чтобы устранить посредников из транзакций с клиентами, применять электронные инструменты для добавления полезных качеств предлагаемым товарам или услугам.

12. Использовать электронные инструменты для помощи заказчикам в самостоятельном решении проблем, оставляя личные контакты для реакции на самые сложные и значимые из клиентских запросов.

Для начала мы провели поверхностный анализ имеющегося парка техники, собрали данные об используемом программном обеспечении и информацию о целях их использования во внутренних процессах школы.

Выяснилось, что никакого прикладного ПО, кроме Microsoft Office, в большинстве случаев не использовалось. Дорогостоящие многофункциональные компьютеры использовались фактически как пишущие машинки, и эту неэффективность, конечно, понимало руководство школы. Притом даже этот смешной процент вычислительных ресурсов использовался крайне неэффективно — например, принтеров было всего несколько на все компьютеры, а так как они не были объединены в единую сеть, для печати с некоторых компьютеров приходилось сохранять документы на внешних носителях и распечатывать их на компьютерах с подключенными к ним локально принтерами, что приводило к потерям времени как сотрудников, выполняющих эти функции, так и тех, для кого эти документы печатались — школьники, родители школьников, представители контрагентов, учителя.

В бухгалтерии использовался пакет прикладного ПО 1С:Бухгалтерия 7.7 с бюджетной конфигурацией. Договора на информационное сопровождение данного пакета у школы не было, поэтому за годы использования программа потеряла актуальность, появились несоответствия с вышедшими после установки многочисленными нормативными актами. Это приводило к увеличению загрузки бухгалтерии в связи с появлением большого количества рутинных задач, как то: заполнение вручную изменившихся форм регламентированной отчетности, выделение некоторых участков учета для ведения либо в программы сторонних разработчиков, в электронные таблицы и даже для расчета вручную.

На всех компьютерах были установлены различные операционные системы Microsoft — Windows XP, Windows 2003, Windows 98 и даже Windows 95, а также разные версии пакета Microsoft Office (95, 97, 2003, XP, 2006) что вызывало проблемы совместимости документов, подготовленных на разных компьютерах.

Легитимность использования части ПО, установленного на компьютерах, вызывала весьма серьезные опасения. После детального анализа выяснилось, что большая часть компьютеров имеет предустановленные лицензионные операционные системы Wi№dows XP. Но ни одной лицензии на Microsoft Office у школы не было, что, учитывая стоимость этого пакета и количество установленных копий, является хищением в особо крупных размерах в соответствии со статьёй 146 часть 3 пункт В Уголовного кодекса РФ. Хорошо, что мы появились в школе раньше прокуратуры.

Список недостатков и очевидных огрехов стихийно развивавшейся годами системы можно продолжать очень долго. При внедрении своих проектов мы обычно составляем две схемы информационной инфраструктуры: "AS IS" (Что имеем) и "TO BE" (Как должно быть). В данном случае первую схему даже не стали зарисовывать, поскольку называть имеющийся хаос схемой, а тем более - информационной инфраструктурой было просто нелепо. В горсти высыпанных на плоскость стола разноцветных пуговиц можно было бы обнаружить большую упорядоченность и организованность, чем в имевшейся "системе".

После проведенного анализа нами было предложена реализация следующих мероприятий в четком соответствии с упомянутыми выше правилами:

1. С реализации именно этого пункта обычно начинается построение системы. Создание единой централизованной сети позволяет обмениваться информацией сотрудникам, позволяет совместно использовать различные ресурсы — принтеры, сканеры, файловые хранилища, Интернет и т. п. Даже простое объединение всех компьютеров в единую сеть, без внедрения сетевых служб и инсталляции серверного программного обеспечения, уже дало ощутимый рост производительности труда сотрудников и экономию большого количества времени, которое они теперь могут потратить на выполнение своих непосредственных обязанностей.

На этом же этапе используемое ПО проверяется на легальность и приводится в соответствии с нормами законодательства. При построении масштабируемой надежной системы во главу угла становится унификация используемого аппаратного и программного обеспечения. При покупке недостающих копий лицензионных операционных систем выбрали имевшуюся в максимальном количестве экземпляров Windows XP Home Edition.

Стоимость пакета Microsoft Office намного выше стоимости операционной системы. Подсчитав, во сколько обойдется полная легализация всего парка, руководство школы впало в депрессию, но мы предложили альтернативный вариант — использование бесплатного программного обеспечения с аналогичной функциональностью, распространяемого в соответствии с GNU Public License. Наш выбор пал на лидера данного сектора — OpenOffice. Этот пакет обеспечивает совместимость с документами Microsoft Office, и позволяет решать все те же задачи абсолютно бесплатно. Таким образом фирма "Альфа-решения" сэкономила школе около 30000$.

После унификации всего имевшегося ПО сотрудникам стало проще обмениваться документами, данными и, что немаловажно — создавать общую школьную базу знаний по использованию разных сетевых компонент и обмениваться опытом.

Подключение всей сети к Интернет и внедрение общей почтовой системы открыло сотрудникам доступ к профессиональной информации в Сети, доступ к площадкам обмена опытом, да и просто к способу эффективного общения с коллегами, контрагентами, начальством и подчиненными.

2. Внедрение единой сети позволило создать несколько очень полезных сетевых ресурсов, в частности — общего файла электронной таблицы с расписанием уроков, в котором было гораздо больше информации, с которым стало проще работать, который стало проще модифицировать "на ходу", чем использовавшийся раньше лист ватмана. С помощью некоторых формул даже удалось автоматизировать часть функций по подбору оптимального расписания для учителей, резервированию классных комнат и даже доп. оборудования (проекторы, магнитофоны и т.п.) Через некоторое время это расписание стало доступным через Интернет-сайт школы каждому ученику и родителю. Любой школьник с домашнего компьютера теперь может свериться с довольно часто меняющимся расписанием.

3. От многих рутинных задач внедрение правильного подхода к построению сети избавило без исключения всех пользователей, но ярче всего проявление реализации данного пункта видно по изменениям в работе бухгалтерии. Так как фирма Альфа-решения является партнером фирмы 1С, у нас была возможность проанализировать законность использования пакета 1С:Бухгалтерия. Аппаратный ключ от программы был давно утерян, регистрационную карточку тоже не удалось найти, поэтому фирмы, к которым школа обращалась, отказывались в предоставлении обновления бюджетной конфигурации. После того, как мы послали запрос в фирму 1С, мы получили обнадеживающий ответ: программа зарегистрирована, осталось только восстановить аппаратный ключ защиты — и ей можно будет пользоваться на сто процентов. Через две недели после запроса мы получили и установили ключ, получили обновление бюджетной конфигурации и актуализировали базу. После этого работы в бухгалтерии стало настолько меньше, что когда один из бухгалтеров уволился, нового человека нанимать не пришлось, что сэкономило школе приличные деньги.

4. К реализации данного пункта приступили лишь через три месяца после начала работ, в процессе создания web-сайта школы. В одном из разделов сайта был организован форум с большим количеством предложенных к обсуждению тем. Небольшая часть была с закрытым доступом только для учителей для обсуждения насущных проблем. Как ни странно форум завоевал огромную популярность не только среди учеников и их родителей, но и среди учителей, которые больше склонны к инерционности и неприятию нововведений. Вскоре этот ресурс стал очень популярным, и до сих пор является центральным местом обмена информацией между всеми участниками образовательного процесса.

5. К сожалению, специфика бюрократического школьного подхода долго не давала воспользоваться значительными преимуществами электронного документооборота. За исключением некоторых небольших нововведений, все осталось по-прежнему. Утешает лишь, что время подготовки бумажных документов немного сократилось за счет более эффективного использования техники.

6. Как уже упоминалось, автоматизация бухгалтерских функций позволило не нанимать нового сотрудника взамен уволившегося. А также особую гордость вызывает внедрение системы учета книг в библиотеке, что также позволило снизить количество рутинных задач школьного библиотекаря. Конечно, внедрение было непростым и длительным процессом. К тому же пришлось очень долго и терпеливо учить пожилую женщину-библиотекаря. Но, как только она смогла на деле прочувствовать прелесть нового подхода — она с огромным энтузиазмом внесла в базу данных данные по всем книгам библиотеки в считанные недели. Теперь любой учитель может проверить наличие любой книги или учебника в библиотеке, а также просмотреть, какие книги есть на руках у каждого ученика. Освободившееся место из под стеллажей с карточками отвели под новые книжные шкафы. Преимущества очевидны.

7. Создание форума на web-сайте школы позволило более свободно обмениваться мнениями относительно учебного процесса, а также других, связанных со школьной жизнью аспектов, что практически невозможно в рамках стандартных школьных иерархических отношений школьник-учитель. Форум служит площадкой, где каждый может высказать критическое замечание по поводу любых действий преподавателей. В Интернете исчезают психологические преграды, как у школьников, так и у учителей, появляется среда для более открытого, свободного, но и не менее конструктивного общения. Это способствует лучшему взаимопониманию между редко находящими общий язык в иных условиях школьником и преподавателем.

8. В вышеупомянутом форуме каждое критическое сообщение или замечание, конечно же, не может остаться незамеченным, и, если в нем есть конструктивное звено, преподаватели обязательно пересылают его всем, кого данный вопрос может касаться.

9. Границы деятельности любой государственной школы четко регламентированы, поэтому переопределение границ может быть осуществлено только в виртуальном пространстве. К сожалению, пока образовательный процесс в Интернет не шагнул, но уже используются некоторые возможности, которые он нам открывает. Например, на форуме обсуждалось, что один из учителей принимает домашние работы в электронном виде. В некоторых случаях, когда ученик болеет и не выходит из дома, ему отправляют материалы для самостоятельного изучения и задачи, решения которых он отправляет в свою очередь преподавателю.

11. Данный пункт не вполне соответствует принципам организации работы школы, поэтому особого развития в данной сфере ждать не приходится.

12. Предоставляя всю необходимую информацию о деятельности школы – о расписаниях, об учителях, о планах, мероприятиях, руководство школы с одной стороны, избавляется от необходимости отвечать на несчетное число одинаковых вопросов, а с другой стороны, — подготавливает родителей и учеников к более конструктивному общению. Подготовленный собеседник не расходует время впустую. Через некоторое время существования форума на сайте, когда появилось достаточно статистики по интересующим вопросам, один из преподавателей собрал воедино все часто задаваемые вопросы и создал на сайте отдельный раздел с частыми вопросами и ответами. Теперь даже в списке документов, который предоставляют родителям поступающих школьников присутствует обязательная ссылка на раздел сайта "ЧаВО?" (Частые Вопросы и Ответы).

Реализация контракта со школой имеет двухуровневую организацию:

Поддержка первого уровня оказывается силами службы технической поддержки, организованной с учетом специфики деятельности школы. Сюда входит: поддержка на уровне пользователей, дистанционное обучение пользователей без отрыва от учебного процесса, управление рабочим процессом. Залогом успешной работы на первом уровне является: использование системы Help Desk , позволяющей решить большую часть задач дистанционно, привлечение преподавателей, других работников школы к совместной выработке оптимальных решений на уровне стратегии образовательного учреждения.

Поддержка второго уровня. В случае невозможности решения проблемы специалисты "Альфа-решения" обеспечивают комплексную техническую поддержку компьютерной сети школы и помощь в режиме on-line, оперативные выезды в случае критических ситуаций, ответы на вопросы работников школы. А также текущий ремонт и модернизация оборудования (раньше ремонт проводился собственными силами под девизом "голь на выдумки хитра" или с помощью различных сторонних организаций, привлекаемых для выполнения разовых работ).

3.3 Социально-экономическая эффективность предложенных мероприятий

Так как для определения исходных параметров в ценовом выражении используется метод усредненных экспертных оценок, конечные цифры не должны восприниматься как результат точного расчета.

Для проведения сравнительного анализа рассмотрим четыре варианта: