163034 (Фінансові потоки у неприбуткових організаціях), страница 15

Документи повинні бути заповнені чітко, з використанням української мови. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований переклад на державну мову.

Записи у первинних документах, облікових реєстрах повинні здійснюватись тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокреслюванню.

Як правило, для документів використовують типові форми, затверджені Міністерством статистики України, а також бланки спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи. Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці бухгалтером неприбуткової організації, формі та змісту, тобто перевіряються наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув’язка окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну й фінансову дисципліни. Документи повинні заповнюватися своєчасно, тобто одразу після здійснення господарської операції.

Виправлення помилок в бухгалтерських документах має бути підтверджене підписами посадових осіб, які підписали ці документи з зазначенням дати виправлення.

Всі бухгалтерські документи можна поділити на доброякісні і недоброякісні. До доброякісних документів належать правильно оформлені документи, що точно відображають здійснену операцію. У недоброякісних документах операції можуть відображатися у спотвореному вигляді або бути оформлені на фіктивну операцію. Ці документи можна поділити на три групи: фальсифіковані документи (матеріальний підлог); документи, що містять свідомо брехливі повідомлення (інтелектуальний підлог); комбіновані, що поєднують матеріальні і інтелектуальні підлоги.

До групи документів з матеріальним підлогом належать ті, де має місце підроблення печатки, штампа, підписів посадових осіб, або на отримання грошей. До документів з інтелектуальним підлогом відносяться ті, де має місце неправдива інформація про характер, обсяг операцій (завищення або заниження кількості, ціни, суми).

Можливе також розходження у змісті кількох екземплярів одного і того ж документа. Виявлення обману або помилки може здійснюватись різними способами: хронологічним, хімічним, графічним.

Важлива роль у перевірці бухгалтерських документів належить арифметичній перевірці, тобто перевіряється правильність арифметичних підрахунків за синтетичними рахунками. Неправильні арифметичні підрахунки можуть бути навмисними і ненавмисними.

Перевірка встановлює випадки навмисних неправильних підсумків, неправильну вартість відпущених матеріальних цінностей та інше. При арифметичній перевірці реєстрів бухгалтерського обліку іноді виявляються помилкові записи в журналах-ордерах і відомостях.

При зміні керівників і головних бухгалтерів неприбуткової організації можуть виникати безпідставні обвинувачення звільнених посадових осіб у відсутності усіх або деяких документів тощо. При зміні посадових осіб повинна здійснюватися здача справ попереднього головного бухгалтера новому. Про здійснену прийом-передачу справ складається акт, який повинен складатися з наступних основних даних:

• загальна характеристика папок, що передаються (вказати їх зміст, наприклад, каса, банк, розрахунки з постачальниками, відомості обліку матеріальних цінностей тощо) з проведеною нумерацією листів;

• залишок грошових коштів у касі, що підтверджений актом ревізії каси;

• залишок грошових коштів на поточному рахунку в банку;

• наявність невикористаних чекових книжок (вказати номери невикористаних чеків, з якого і по який номер);

• фінансовий стан неприбуткової організації за балансом на 1-е число поточного місяця (стан розрахунків з бюджетом, постачальниками, різними дебіторами і кредиторами, підзвітними особами, працівниками за зарплатою тощо).

Важливим моментом при розгляді діяльності неприбуткової організації є перевірка правильності дотримання кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку. Вона може бути проведена за даними Головної книги, журналів-ордерів, відомостей. Найбільш поширеними видами викривлення в кореспонденції рахунків, які виявляються при перевірці є такі:

• відхилення від загальноприйнятої кореспонденції рахунків. У цьому разі звіряються рахунки синтетичного і аналітичного обліку, що дозволяє виявити навмисно чи випадково були складені помилкові проводки;

• бездокументальні проводки, тобто ті, що складені без будь-яких первинних документів. Наприклад, підзвітні особи отримали із каси готівку на операційні, господарські витрати, на відрядження. Однак якщо ці особи не надали первинні документи, що підтверджують цільове використання готівки (авансовий звіт про відрядження, звіт про придбання товарно-матеріальних цінностей, товарні чеки з магазину, звіт касира і інше), то бухгалтер не має права робити проводки і гроші мають бути повернені до каси;

• кредитове сальдо за активними рахунками і дебетове сальдо за пасивними рахунками свідчить або про випадковість, або про навмисні перекручення;

• невідповідність записів кореспонденції рахунків одних і тих же господарських операцій у різних реєстрах бухгалтерського обліку, що є результатом виправлення записів в реєстрах заднім числом;

• відкриття і ведення рахунків, що не передбачені планом рахунків;

• виправлення кореспонденцій рахунків без підпису осіб, які зробили виправлення;

• знищення записів у бухгалтерських реєстрах, тобто раніше зроблений запис незаконної операції пізніше знищується, замазується у реєстрі;

• безпідставне згортання залишків за активно-пасивними рахунками. Наприклад, на рахунку «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» потрібно окремо показувати дебіторську і кредиторську заборгованість, бо згортання приховує небажані факти і, крім того, не дозволяє побачити реальний фінансовий стан неприбуткової організації.

Виправлення помилок в бухгалтерських реєстрах слід здійснювати трьома способами: коректурним, «червоне сторно» і додаткового запису.

Коректурний спосіб передбачає закреслення у документах неправильного тексту або суми і написання над закресленим правильного тексту або суми. Одночасно з закресленням робиться запис про виправлення, що підтверджується підписом бухгалтера неприбуткової організації, що виявив помилку.

Спосіб «червоне сторно» полягає в тому, що невірний бухгалтерський запис анулюється шляхом складання виправленого (сторніровочного запису). Одночасно робиться правильний запис. Виправлений запис виконується червоними чорнилами або береться у рамку. При підрахунку підсумків сума за ними віднімається.

Спосіб додаткового запису використовують для виправлення помилок у тих випадках, коли початковий запис був зроблений у меншій сумі, ніж потрібно. Додатковий запис робиться у тій же кореспонденції рахунків, в якій була відображена попередня сума.

Розглядаючи характерні помилки і порушення, що мають місце при виконанні найбільш типових бухгалтерських операцій у неприбуткових організаціях, потрібно враховувати, що у зв’язку із введенням нового плану рахунків змінилися не тільки коди рахунків, але і їх зміст. Це призвело до необхідності розробки і впровадження оновлених журналів-ордерів і відомостей, які складені у відповідності із Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку.

Під час розгляду каси та касових операцій слід перевіряти:

• забезпечення умов зберігання готівки і інших цінностей в касі при надходженні їх з банку і при здаванні їх у банк;

• забезпечення порядку збереження чекових книжок;

• контроль за випискою чеків і отриманням за ними грошей;

• збереження порядку документального оформлення надходження грошей в касу і їх видачі;

• своєчасність оприбуткування готівкових грошей;

• дотримання ліміту готівки в касі і умов й видачі під звіт на операційні і інші потреби;

• стан обліку касових операцій.

При перевірці касових операцій дані аналітичного обліку іноді не співпадають з даним синтетичного обліку. Тому при перевірці потрібно звертати увагу на записи в журналі-ордері №1, в якому підсумкові суми за дебетовими рахунками мають бути такими ж, як і у звітах касира.

Зазначимо типові помилки при заповненні прибуткових і видаткових касових ордерів:

• відсутні такі реквізити: назва неприбуткової організації, дата здійснення операції; кореспондуючий рахунок, субрахунок; підстава (документи), що підтверджує здійснення операції; підписи керівника і головного бухгалтера неприбуткової організації; відсутні номери касових ордерів або вони проставлені неправильно; відсутні суми прописом;

• замість окремого обліку прибуткових і видаткових касових ордерів використовується наскрізна нумерація документів, а потрібно так: нумерація ордерів починається з початку кожного року з номера «1» за кожним видом ордерів (прибуткові та видаткові окремо) і так до кінця року;

• відсутні необхідні виправдовуючі документи, що прикладаються до прибуткових і видаткових ордерів (заяви, довідки, рахунки тощо);

• прибуткові і видаткові касові ордери після отримання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а прикладені до них документи погашаються штампом із зазначенням дати. Однак на практиці документи часто не погашені. Їх погашення необхідно для того, щоб у подальшому ними ніхто не зміг скористатися для отримання грошей із каси повторно.

При перевірці банківських операцій, здійснених за поточним, валютним рахункам перевіряється, в яких установах банків відкриті рахунки, чи відповідають суми за банківськими виписками сумам, що вказані у прикладених до них первинних документах, чи правильно відображаються в бухгалтерському обліку здійснені банківські операції. Бухгалтер неприбуткової організації повинен стежити за збереженням всіх банківських виписок. Повна наявність останніх перевіряється, по-перше, за датами; по-друге, за порівнянням залишків грошових коштів на кінець дня в банківській виписці з залишками на початок наступного дня. До кожної суми, що вказана в банківській виписці, мають бути прикладені відповідні документи:

• якщо здійснювалися операції з готівковими коштами, наприклад, готівкові гроші надійшли на поточний рахунок, то повинна бути «об’ява на внесок готівки»;при отриманні грошей з банку повинен бути корінець чеку з чекової книжки (перевіряючи порівнює корінець номеру чека з його трьома останніми цифрами, що вказані у банківській виписці);

• якщо неприбуткова організація сплатила за товарно-матеріальні цінності або послуги, то повинні бути платіжні доручення, рахунки-фактури, видаткові накладні постачальника;

• якщо зроблені платежі в бюджетні та позабюджетні фонди, то повинні бути платіжні доручення на перерахування відповідних сум.

При розгляді банківських операцій перевіряється не тільки правильність заповнення бухгалтерських реєстрів, але й підстави для платежів. Якщо можливо, перевіряється фактичне надходження товарно-матеріальних цінностей або отримання послуг, тобто перевіряється чи не було перерахувань за безтоварними рахунками і іншими незаконними операціями.

При оформленні посвідчення на відрядження мають місце такі помилки: відсутні відмітки про прибуття і вибуття в пункт призначення, відсутні печатки підприємств і підписи їх представників. Часто робляться помилки при списанні витрат на відрядження. Якщо витрати на відрядження не пов’язані з основною діяльністю неприбуткової організації, то вони не можуть бути відшкодовані працівнику, а у випадку відшкодування вся сума включається до сукупного доходу працівника і оподатковується податками як зарплата.

Іноді оприбуткування матеріальних цінностей невірно відображається в бухгалтерському обліку. Надходження матеріалів може здійснюватись від постачальників, підзвітних осіб, як благодійна допомога, цільове фінансування. На матеріали, що надійшли від постачальників, повинні бути рахунки-фактури, товарно-транспортні або видаткові накладні, а на матеріали, що надійшли від підзвітних осіб – товарні чеки, чеки електронного контрольно-касового апарату, акти закупки. Матеріали, що надійшли як благодійна допомога повинні мати видаткову накладну і акти прийому-передачі.