81471 (Организация деятельности PR–службы на примере коммерческой организации ООО "Флагман", предоставляющей услуги в сфере жилищно-коммунального хозяйства), страница 5

Подводя итоги по главе, мы можем определить, что понятие PR службы представляет функцию управления, оперируя которой при разработке политики следует учитывать требования, поскольку никакие последующие кампании PR не заменят правильной изначальной политики.

Основные функции PR отдела коммерческой организации и организации жилищно-коммунального хозяйства являются схожими и представляют собой единую систему действий по усовершенствованию деятельности организации, по продвижению ее на потребительском рынке.

Основные функции PR-отдела коммерческой организации достижение эффективности работы организации, как внутри организации так и во внешней среде.

Основные функции PR отдела коммерческой организации и организации жилищно-коммунального хозяйства являются схожими и представляют собой единую систему действий по усовершенствованию деятельности организации, по продвижению ее на потребительском рынке.

Нужно отметить, что внедрение в работу жилищно-коммунальных служб PR отдела бесспорно. Для решения многих задач в организации жилищно-коммунального хозяйства, требуется организация качественно новых уровней работы с населением. Недостаточно проводить только лишь традиционные работы для этой сферы. Для формирования корпоративной культуры, внутренних отношений служащих, для изучения запросов потребителей, для формирования положительного корпоративного имиджа необходима организация нового вида деятельности – связей с общественностью.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ PR – СЛУЖБЫ ООО «ФЛАГМАН»

2.1. Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Флагман» является предприятием среднего бизнеса в городе Сарапуле. Предприятие предоставляет услуги в сфере жилищно-коммунального хозяйства, а именно: ремонт и обслуживание коммуникационных систем многоквартирных домов, горячего, холодного водоснабжения, отопления, уборка придомовых территорий. Предприятие обслуживает многоквартирные дома районов города: «Советская», «Песьянка», «Дачный», «Поворот». Всего на обслуживании находится 110 домов представляющих собой совокупность домов муниципальной собственности, Товариществ собственников жилья, жилищных кооперативов. В каждом обслуживаемом районе города находится слесарный участок, который проводит все работы на закрепленной за ним территории.

Фирма учреждена в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации. Учредителями организации являются физические лица. ООО «Флагман» зарегистрировано в 2004 году. Главный офис предприятия расположен по адресу: город Сарапул, ул. Интернациональная, д. 55а. Общество учреждено на неограниченный срок деятельности.

В своей работе предприятие руководствуется законодательными нормативными актами: Жилищный кодекс Российской Федерации от 29.12.2004г., Градостроительный кодекс РФ от 29.12.2004г., Указ Президента «О реформе жилищно-коммунального хозяйства» от 28.08.1997г., Закон Российской Федерации от 15.06.1996г. «О товариществах собственников жилья», срок действия которого истек 28.02.2005г., Закон об основах Федеральной жилищной политики», Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке предоставления коммунальных услуг гражданам» от 23 мая 2006 г.

Общие положения «Правил» гласят, что: «Настоящие Правила регулируют отношения между исполнителями и потребителями коммунальных услуг, устанавливают их права и обязанности, ответственность, а также порядок контроля качества предоставления коммунальных услуг, порядок определения размера платы за коммунальные услуги с использованием приборов учета и при их отсутствии, порядок перерасчета размера платы за отдельные виды коммунальных услуг в период временного отсутствия граждан в занимаемом жилом помещении и порядок изменения размера платы за коммунальные услуги при предоставлении коммунальных услуг ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность.» [38.C. 21 ]

В период ознакомления с новым жилищным кодексом Российской Федерации, перед вступлением закона в силу возникли трудности. Имея в виду то, что жители-собственники квартир многоквартирных домов получили право управлять домом самостоятельно, не прибегая к помощи Муниципального Учреждения Управления Заказчика по «Жилищно-коммунальному хозяйству города Сарапула», у служб, предоставляющих услуги в этой сфере, возникла потребность искать клиентов самостоятельно, и как следствие, более активно работать с населением. Дело в том, что распределение домов для обслуживания происходило с помощью Управления Заказчика по ЖКХ. А возможность выбирать самостоятельно жителями многоквартирных домов обслуживающую организацию создало условия конкуренции в сфере обслуживания жилищно-коммунального хозяйства.

Еще одной важной проблемой, возникшей в связи с вступлением нового жилищного кодекса, стало информационное «голодание» населения. Существенные изменения закона привели к тому, что население перестало понимать политику Управления Заказчика, обслуживающих организаций, уполномоченных представителей жильцов многоквартирных домов, которые, в свою очередь, принимали на себя ответственность проведения, например, голосования и не всегда могли объяснить некоторые действия.

PR – служба в организации жилищно-коммунального хозяйства выполняет функции посредника между потребителями коммунальных услуг, обслуживающей организацией и поставщиками этих услуг. Разъяснительная работа, информационная поддержка, ведение переговоров, установление и налаживание контактов с населением и другие направления стали специфическими особенностями направлений деятельности PR службы на предприятии жилищно-коммунального хозяйства.

Таким образом, Общество с ограниченной ответственностью «Флагман» является предприятием, обслуживания в сфере жилищно-коммунального хозяйства. Предприятие организовано в 2004 году, но на современном этапе, в связи со сложившейся ситуацией в жилищно-коммунальном хозяйстве, существует много проблем взаимодействия с целевой аудиторией. Потребители получили «свободу выбора» обслуживающей организации, чем создали конкурентную борьбу обслуживающих организаций «за клиента».

Так же в связи с вступлением в силу нового Жилищного Кодекса у населения города Сарапула, стало возникать много вопросов о предоставлении коммунальных услуг, об управлении многоквартирным домом и т.п.

Возникшие проблемы конкуренции и плохого взаимопонимания клиентов, обслуживающих организаций, и управления привели к осознанию руководством предприятия «Флагман» того, что требуется создание новой структурной единицы в сфере обслуживания жилищно-коммунального хозяйства, которая будет выполнять разъяснительные функции, а так же правильно позиционировать предприятие положительно в данной жилищной среде – PR-службы на предприятии жилищно-коммунального хозяйства.

2.2. Основные подходы формирования PR-службы на ООО «Флагман»

Одним из самых важных направлений деятельности впервые образующейся PR-службы предприятия является разработка основополагающих документов. Данные документы представляют работу PR-службы как единое целое, подчиненное структуре конструктивных действий. Такими документами являются, в первую очередь: функциональные и должностные обязанности PR-специалиста (ПРИЛОЖЕНИЕ 1),

Рассмотрим коротко основные положения данного документа ООО «Флагман» PR-менеджер относится к категории руководителей.

Как правило, на должность PR -менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (гуманитарное), опыт работы в рекламной сфере, по связям с общественностью и средствами массовой информации, а так же иметь опыт проведения PR -мероприятий.

PR-менеджер должен знать основы рыночной экономики, предпринимательства и самое главное жилищно-коммунальное хозяйство города Сарапула. Данные основополагающие понятия являются основными для разработки реализации программы PR – мероприятий.

Принципы и методы организации и планирования, PR – кампаний дают возможность планировать действия по связям с общественностью без посторонней помощи.

PR менеджер ООО «Флагман» реализует в своей работе основные направления деятельности по связям с общественностью и средствами массовой информации. Так как спецификой предприятия является то, то в ООО «Флагман» количество сотрудников не превышает ста человек, и как следствие в штате коллектива требуется только единственный специалист по связям с общественностью, который будет выполнять все функции.

Основными направлениями деятельности специалиста по связям с общественностью ООО «Флагман» является:

- общение с представителями общественности и средствами массовой информации для эффективного взаимодействия данных структур;

- планирование мероприятий по формированию или корректированию имиджа корпоративной культуры предприятия ООО «Флагман»;

- разработка плана проведения PR – кампании,

- организация подготовки пресс-релизов о деятельности предприятия, корпоративных бюллетеней, иных информационных материалов о деятельности предприятия для средств массовой информации,

- анализ социальных, экономических и политических аспектов жизни общества, разработка прогнозов на будущее и заблаговременное выявление неблагоприятных тенденций.

- анализ эффективности проведенных PR-кампаний.

- обобщение, анализ и доведения до сведения руководства предприятия материалы средств массовой информации об услугах ООО «Флагман»,.

Таким образом, основные направления деятельности PR –менеджера ООО «Флагман» включают в себя всю систему мероприятий связей с общественностью. Этот специалист подчиняется непосредственно директору организации и несет ответственность за принятые решения лично.

Так как специалист по связям с общественностью является единственным представителем, не имеющим коллег даже по смежной специальности в организации, в его обязанности так же входит предоставление планов и отчетов PR деятельности. Таким образом, перед тем как начать осуществление прямых обязанностей на фирме, необходимо выработать систему предоставления планов и отчетов непосредственному начальнику. Обязательным условием здесь является предоставление ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчетов о деятельности. А так же планов работы на следующие месяцы и, соответственно, квартальных и годовых планов.

Так же документами для реализации основных направлений деятельности PR –служб, при работе со средствами массовой информации являются медиакарты. Медиакарты, это перечень основных взаимодействующих субъектов средств массовой информации. Представляет собой каталог карт, которые несут информацию о различных организациях, с которыми взаимодействуют PR-службы. Совокупность средств массовой информации города Сарапула представляет собой газетные издания, радиовещательные организации, рекламные агентства, телевидение и каждая организация имеет полное юридическое название, свой адрес, структурные подразделения, номера телефонов, факсов, ISQ, электронные почтовые ящики и другое.

Данная картотека позволяет легко ориентироваться в информационном пространстве, быстро находить нужный контакт, и в итоге конструктивно решать вопросы организации PR деятельности на предприятии.

Выбраны основные мероприятия, которые будут проводиться в рамках реализации программы PR мероприятий ООО «Флагман».

Реализация программы PR мероприятий начинается с 01 марта 2006 года по 01 марта 2007 года. Разделение на этапы происходит по временам года, так как проведение жилищно-коммунальных работ службой обосновывается сезонными изменениями. Зимние уборки снега, весенние уборки территорий, летние подготовки систем коммуникаций жилищно-коммунальных систем и т.п. А PR-служба ведет свою информационную работу относительно основной деятельности предприятия и ориентируется на запросы потребителей.

Использование направления деятельности работы по внешним функциям, а именно формирование имиджа организации проходило по этим направлениям в период с 01 марта 2006 года по 01 марта 2007года, с использованием данных средств информирования.

В качестве проведения мероприятий внутренних функций PR- служба ООО «Флагман» в первую очередь выделила такое направление работы, как опрос мастеров участков, с целью выявления проблем общения, взаимодействия внутри коллектива, с клиентами, коллегами, подчиненными и начальством. Данное направление деятельности являет собой обширную часть работы по связям с общественностью. Подробнее это направление деятельности рассмотрено в следующей главе.

Таким образом, основные направления деятельности PR-службы ООО «Флагман» представляют собой совокупность основных функций PR это общение с представителями массовой информации, планирование работы на отдельные периоды, анализ эффективности проведенных кампаний ит.д. Для успешного начала деятельности по PR, специалисту требуется определить для себя множество внутренних задач, определение своих должностных обязанностей, определение структуры работы, предоставление отчетной документации руководству предприятия и другие. Так же обязательно составление медиакарт для полноценной работы PR специалиста.

2.3. Разработка реализации программы PR – мероприятий на 2007 год для ООО «Флагман»

Под программой PR – мероприятий для ООО «Флагман» данная дипломная работа подразумевает комплекс логически взаимосвязанных и реализуемых в определенной последовательности акций и мероприятий с целью изменения в нужном направлении поведения потребителей коммунальных услуг общественности, с целью решения конкретных маркетинговых проблем. То есть увеличением числа клиентов, улучшением психологического восприятия производимых работ частной организацией, не зависящей от государственных структур.

Традиционно разработку подобных программ увязывают с общей стратегией коммерческой структуры на рынке, и в нашем случае программа несет в себе отпечаток коммерческой работы предприятия.