17848 (Технология работы с документами в негосударственных организациях на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига"), страница 4

- организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);

- распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);

- информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

Внутренние документы в компании оформляются на бумаге форматом А.4 с воспроизведением следующих реквизитов: название подразделения, вид документа, листа составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, как и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.¹

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко используются при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.²

Таблица №1.

Автор самостоятельно подсчитал документооборот в организации и на основании проведенной работы составил следующую таблицу.

Как видно из приведенной таблицы, с 2001г. к 2003г. число входящих, исходящих и внутренних документов возросло на 53%, что подтверждает общую тенденцию увеличения документооборота, независимо от организационно правовой формы.

2.2. Порядок работы с входящими документами в компании

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ЗАО «Технолига» осуществляется секретарем-референтом.

Этап обработки входящих документов:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- передача на исполнение.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу. На этом этапе проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.

На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством компании, структурными подразделениями.

Цель предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. В последние годы участились случаи, когда руководитель требует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личного рассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полную информацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемых сделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

После этого документ рассматривается руководством. Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе.

Документ с резолюцией возвращается в общий отдел или секретарю, резолюция переносится в регистрационную форму.

Внедряемые компьютерные системы позволяют сегодня вести регистрацию децентрализовано в разных местах, но с объединением данных о всех документах в единую информационную базу.

После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.

Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В случае безотлагательного исполнения по ступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.

2.3. Порядок работы в компании с исходящими документами

Оформляемые предприятием документы называются исходящими. Этапы обработки исходящих документов включают:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

- отправку документа.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.¹ После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

Начальник общего отдела компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.

Если подлинник документа остается в организации, визы собираются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается из организации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).

Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками организации, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которое он несет профессиональную ответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, что его текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственной службы подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии с правилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит за движением документа во время его согласования.

Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.

2.4. Регистрация документов

В составлении документов все больше место отводится обязательным унифицированным формам документов, содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документами ведущее место занимают постановка регистрации документов и рационального их хранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов.

Регистрация документов, по мнению автора, – это ключевой момент в постановке работы с документами. Одна из важнейших задач секретаря в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это невозможно сделать, если сам секретарь – референт не владеет всей совокупностью информационно – документационных ресурсов организации. Чтобы все знать, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".¹

Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, но не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.

Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели:

1. учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах предприятия. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно – поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. ¹

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В компании есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.²

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.

Для ЗАО «Технолига», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же - в структурных подразделениях и филиалах. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местом секретаря.

Регистрация входящих документов ЗАО «Технолига» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В регистрационный журнал вписываются, как правило, следующие сведения:

Форма регистрационного журнала для входящих документов.

На исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.¹Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ¹ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрация представляет собой только валовой номер.

В регистрационный журнал исходящих документов ЗАО «Технолига» выписываются, как правило, следующие сведения:

Форма регистрационного журнала для исходящих документов.

В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно – хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании. Все внутренние документы в компании, независимо от вида, регистрируются в одном журнале.