17848 (585930), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело»

В статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» ² Е.В. Алексеева, А.П. Афонасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичина рассматривается история оформления архивной службы России, а также состав Архивного фонда Р.Ф., правила оформления дел длительных сроков хранения, состав учетных документов архива, требования к оборудованию архивохранилищ и формы использования архивных документов.

В статьях «Практические советы секретарю» ¹Л.А. Доронина и в статье «Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность» ² Ю.Н. Плотников, О.В. Плотникова изложены роль и функции секретаря в современных условиях, даны практические рекомендации по планированию и организации рабочего дня, развитию навыков общения, созданию профессионального имиджа и самосовершенствованию. Рассматриваются деловые отношения секретаря и руководителя. Проводятся границы их функциональных обязанностей и сфер ответственности. Обращается также внимание на существенное различие секретарской профессии от функций клерка или машинистки, что часто отожествляется на бытовом уровне. Особое внимание уделяется достижению взаимопониманию секретаря и руководителя, а также эффективности проведения совместных рабочих совещаний.

В журнале "Секретарское дело" в статьях «Деловое письмо: складывание традиций оформления» ³ С.В. Русакова и «Деловая переписка» ⁴ Н.В. Басакина особое внимание уделяется культуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих перед составителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологических этапов подготовки деловой корреспонденции.

В статье Г.Ю. Максимовича, В.И. Брестова «Автоматизация информационного обеспечения управления» ⁵ и в статье Л.А. Сысоевой «Системы электронного управления документами» ¹ рассматривается сущность понятия «информационное обеспечение управления». Взаимосвязь основной и информационной деятельности. Характеристика современных технологий. Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности.

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Наряду с документационными материалами источником послужили наблюдения и метод анкетирования.

1. Метод изучения организации работы по ДОУ в Строительной Компании был использован, когда автор изучал нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами в ЗАО "Технолига".

2. Метод наблюдения был использован для того, чтобы выяснить, каким образом осуществляется составление и оформление документов в организации, а также технология работы с ними (прием, распределение, регистрация, контроль).

Цель исследования данной работы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, изучить текущее состояние и проанализировать организацию работы с документами в закрытом акционерном обществе на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига", а также дать предложения по совершенствованию технологии работы с документами в конкретной организации.

Исходя из указанной цели, автор поставил следующие задачи:

1. дать краткий очерк истории создания ЗАО Строительная Компания "Технолига", его организационную структуру;

2. определить роль и место службы ДОУ в структуре организации;

3. изучить состав нормативно-методических документов, регламентирующих процесс работы с документами в ЗАО Строительная Компания "Технолига" на современном этапе;

4. определить соответствие работы с документами в организации общероссийским нормативно-методическим документам, правилам;

5. выявить имеющиеся недостатки в технологии работы с документами, начиная с этапа их первичного приема до момента сдачи в архив;

6. сформировать и разработать предложения по рационализации и совершенствованию постановки делопроизводства в обществе.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

В первой главе рассматриваются структура и функции Общего отдела ЗАО "Строительная Компания "Технолига".

Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент.

В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, составлению необходимых в службе делопроизводства организационных документов, таких как положение и инструкции.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

ГЛАВА 1. ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА" ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ КАМПАНИИ, ЕЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, СТРУКТУРА. СТРУКТУРА ДЕЛАПРАИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

1.1. История создания компании, ее задачи, функции, структура

B странах с развитой рыночной экономикой наличие сильного пресса конкуренции, действенной законодательной и судебной систем и длительного опыта работы в рыночных условиях заставляет большинство предпринимателей и менеджеров постоянно ставить и решать задачи по значительному улучшению показателей:

- производительность труда;

- конкурентоспособность продукции;

- качество роста и развития, определяемым степенью иновационности технологической базы и внутренней ситуации компании.¹

На российских промышленных предприятиях ситуация иная. Уровень конкуренции в большинстве отраслей заметно ниже, чем в развитых странах, практически отсутствует наиболее сильная составляющая конкуренция – инновационное развитие, малый опыт работы менеджеров и новых собственников в существующий российских условиях часто приводят к преобладанию в управлении сиюминутных, краткосрочных, интересов и соответственно, - простых, рассчитанных на один, максимум дав года управленческих решений.

История образования Компании началось в 1999г. По сути это молодая, растущая фирма, которая за четыре года из небольшой, почти семейной бизнес - структуры превратилась в одного из лидеров рынка строй индустрии Калужской области.¹ ЗАО «Технолига» способна осуществлять полный комплекс работ охватывающих все стадии строительного проекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ, профессионализм сотрудников Компании позволяют находить оптимальные решения.

Динамика объема продаж фирмы, даже с учетом сезонных колебаний, свидетельствует о мощном внутреннем механизме развития бизнеса, в основе которого лежат ряд «генетических» принципов, характерных для современных западных компаний. После года работы стало понятно, что развиваться эволюционным путем – через расширение компании – значит, быть всегда догоняющим.

Перед сотрудниками были поставлены цели: используя западный опыт и достижения современного российского консалтинга в сфере менеджмента, и «перепрыгнуть» через промежуточные стадии развития и вплотную приблизиться к технологии современного менеджмента. Вначале была образована идеология компании, сформулирована миссия, определены цели, разработана стратегия. Одна из первых целей заключалась в создании компании могли бы применяться международные стандарты финансовой прозрачности, деловой репутации.

Расчет строился на решении ключевой проблемы развития компании – привлечения инвестора на стратегическом уровне. Внедрение процедур регулярного менеджмента стало логическим продолжением идеи динамичного развития. Прежде всего необходимо было ронять, «кто и что делает в компании»: провести инвентаризацию всех основных функций, связанных с деятельностью компании, и определить какие организационные звенья необходимы, чтобы они выполнялись. При этом все функции должны быть за кем-то закреплены. Чтобы «дело делалось» за него кто-то должен отвечать. На выполнение каждой функции назначалась только одна служба, одно звено, иначе возникло бы дублирование функции, ведущее только к непроизводительным расходам, к неизбежным недочетам в управлении. Уже позже мы узнали, что аналогичные правила заложены в международные стандарты.

Взяв за основу развития разработку организационной структуры, затем перешли к финансовой структуре – определили центры финансового учета, ввели процедуры оперативного учета. В результате через 6 месяцев был наведен порядок с финансами и стало возможным оперативно принимать решения. Таким образом, был заложен фундамент для роста компании, перехода на управление более высокого уровня.

Начался естественный рост бизнеса и самой компании. В течение одного года объем продаж по основной продукции ( окна из ПВХ ) увеличился в два раза. С этого времени мы начали расширение компании путем открытия новых видов бизнеса. Основными направлениями деятельности компании являются:

бизнес - направление «Окна ПВХ»;

бизнес - направление «Окно деревянное евростандарт»;

бизнес - направление «Натяжные потолки»;

бизнес - направление «Системы инфракрасного отопления»;

бизнес - направление «Энергоэффективные фасады»;

бизнес - направление «Отделочные работы».

В круг обязанностей руководителей вошли все функции по организации бизнеса, в том числе:

- организация логистики бизнеса процессов;

- экономика бизнеса;

- ведение бюджета движения денежных средств;

- маркетинг.

Компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.

ЗАО «Технолига» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

ЗАО «Технолига» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно – правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.

Целью деятельности компании является извлечение прибыли, предметом деятельности – строительство и реконструкция, проведение проектных работ.

Высшим органом управления ЗАО «Технолига» является общее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО «Технолига» Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно – распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности компании, непосредственно подчинена общему собранию акционеров. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущей финансово – хозяйственной деятельности, не отнесенных к компетенции собрания акционеров. ¹

1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания "Технолига"

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления¹ в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в ЗАО Строительная Компания «Технолига» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

- контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

- контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;

- регистрация документов;

- машинописные работы;

- распределение телефонных звонков;

- отправка документов;

- информационно-справочная работа с документами.

2. Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ¹, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ЗАО Строительная Компания «Технолига».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Характеристики

Список файлов ВКР