17848 (585930), страница 3
Текст из файла (страница 3)
Организационная структура службы документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания «Технолига» – Общего отдела.
Начальник Общего отдела
Секретариат Административно Секретари
Генерального хозяйственный структурных
Управления отдел подразделений
Основными задачами Общего отдела являются:
1.Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;
2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;
3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;
4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;
6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;
7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.
Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:
1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;
3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;
5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;
6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
7. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.1
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ЗАО Строительная Компания «Технолига» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.
Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.
Секретариаты филиалов ЗАО Строительная Компания «Технолига» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.
В ЗАО «Технолига» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.
Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.
Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:
- получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
- входной контроль и регистрация технической документации;
- проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;
- подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
- разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
- документальная подготовка сдачи объекта;
- оформление и согласование проектов технической документации;
- сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
- разработка технической части договоров на работы отдела;
- лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
- обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.
Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ЗАО «Технолига» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления1 и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ2. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
1. Общие положения;
2. Правила подготовки и оформления документов;
3. Требования к реквизитам документов;
4. Организация документооборота:
- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.
- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
- организация контроля исполнения документов.
- поисковая система по документам.
- составление номенклатуры дел.
- формирование и оформление дел.
- экспертиза ценности документов.
- передача дел в архив1.
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации2. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.
Подразделения ЗАО «Технолига» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ЗАО «Технолига» присутствуют организационно-распорядительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.
Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.
Рассматривая службу делопроизводства в ЗАО «Технолига» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.
Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ЗАО «Технолига» с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления1, так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"
2.1. Организация документооборота
Информационно – документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.
От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте, четкости обработке и передаче документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» 1 называется документооборотом.
В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. На этом пути они будут знакомиться с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать, в службе делопроизводства проведут окончательное оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.
В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ1 установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. Анализ документооборота компании за последние 3 года, приведенный автором, представлен в таблице №1 стр.22. В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов.
1. Входящие - наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа, исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос нашей компании. В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части. Это определяется, обычно, на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая их этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.
2. Исходящие документы так же, как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.1
Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.
1. бланк компании для письма (см. Приложение №1).
2. общий бланк для всех других видов документов служебная записка, докладная записка и т.д. (см. Приложение №1).
Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его.2
Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов. В этом заключается специфика внутреннего документопотока в нашей организации.
Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
