16991 (Организация бухгалтерского учета и аудит расчетов с подотчетными лицами), страница 7

71.02 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому работнику, получившему денежные средства под отчет. Приказом руководителя организации на ОАО «Мелиорация» установлены правила составления и предоставления отчетности подотчетными лицами, а список лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет в организации нет. В качестве рекомендации разработаем и представим в приложении 8 Приказ со списком лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет в организации ОАО «Мелиорация». На предприятии для учета расчетов с подотчетными лицами учетными регистрами аналитического и синтетического учета служат журнал-ордер 7 (приложение 9) и анализ счета 71 (приложение 10). Обобщение годовых итогов, отраженных в журналах ордерах и ведомостях, производится в оборотно-сальдовой ведомости, данные которой используются при составлении годовой отчетности. Выдачу наличных денежных средств под отчёт в учёте отражают проводкой:

Дебет 71 - Кредит 50 - на выданную сумму.

Выдача денежных средств производится по расходным кассовым ордерам. Расходный ордер выписывается на предприятии на конкретного подотчетного лица или на основании сводной платежной ведомости. Например расходный кассовый ордер № 20 от 16.февраля 20007г. был выписан по ведомости №11 на сумму 40873руб. (приложение 11). Ведомость №11 (приложение 12) на общую сумму 40873руб. выписана на восемь подотчетных лиц:

Ворошило А.В. -7775руб.;

Зенин А.П. – 229руб.;

Калинин А.В. – 452руб.;

Кудояров Г.В. – 9792руб.;

Минин С.А. – 5334руб.;

Резвых Ю.Н. – 165руб.;

Романовский В.А. – 9792руб.;

Хорьяков В.С. – 5334руб.

В ведомости имеются подписи в получении подотчетных сумм. Данные суммы из кассы для оплаты в срок с 16 февраля 2007г по 20 февраля 2007г (в течении трех рабочих дней). Фактически суммы были выданы 16 февраля 2007г, согласно расходного ордера.

Возмещение перерасхода подотчетному лицу по авансовому отчёту в учёте отражают проводкой:

Дебет 50 - Кредит 71 - на сумму возврата.

Например, Корнев Вадим Анатольевич предоставил авансовый отчет от 11 декабря 2007г. на сумму 16500руб., сумма не израсходованного аванса составила 3500руб. 12 декабря 2007г. Корнев В.А. по приходному кассовому ордеру №39 вернул в кассу неизрасходованную сумму аванса (приложение 13).

Все подотчётные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчёта работника с приложением подтверждающих расходы документов. Например, подотчетное лицо Корнев В.А. приобрел гвозди, кирпич, и другие строительные материалы на сумму 53050,53 рублей, составил авансовый отчет (приложение 14), на основании которого в учете предприятия сделана запись:

Дебет 10 - Кредит 71 – 44958,08 руб.

Дебет 19 - Кредит 71 – 8092,45 руб.

В данном случае неизрасходованный остаток денежных средств у подотчетного лица не внесен в кассу, а остался у работника до следующего авансового отчета. По окончанию отчетного периода остаток отражается в оборотно-сальдовой ведомости и далее в отчетности предприятия.

Встречаются в учете предприятия такие ситуации, когда работник не может подтвердить документами факта совершения некоторых расходов. Например, из-за потери проездных документов невозможно доказать расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту работы. В этом случае в качестве документального подтверждения выступают: заявление работника с указанием стоимости утраченных билетов, приказ руководителя о возмещении стоимости проезда. Другим подтверждением того, что имели место затраты на проезд, в случае потери билетов, являются документы, косвенно подтверждающие эти затраты (например, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии).

На ОАО «Мелиорация» существует особенность учета командировочных расходов по расчетам с подотчетными лицами. Кроме расходов на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, на наем жилого помещения, суточных, расходов на оформление и выдачу виз, работникам определенного отдела может еще выплачивается 300 рублей. Удельный вес в расчетах с подотчетными лицами занимают подотчетные суммы, выданные водителям транспортного отдела на расходы, связанные с доставкой мороженного. Поэтому, коллективным договором предприятия установлено выплачивать водителям транспортного отдела, направленным в командировку и не пользующимся гостиницей (частным сектором) 300 рублей за ночь. Данную сумму для целей налогообложения прибыли облагают НДФЛ по ставке 13%.

Рассмотрим более детально учет командировочных расходов на примере работников Хороших В.К. и Никишину Т.М.

Аналитический учет по данному работнику представлен в приложении 15 . 22.06.2007г. они был направлены в командировку в г. Ливны с 22.06.2007 по 23.06.2007 г. с целью доставки электропогрузочных насосов и станций. 21.06.2007г. в учете составлен приказ № 1 о направлении работников в командировку и служебное задание (приложение 16), выписано командировочное удостоверение (приложение 17, 18) и согласно РКО № 320 от 21.06.2007 г. на сумму 200руб. и РКО № 321 от 21.06.2007г на сумму 200руб.‚ им было выдано под отчет. 21.06.2007 в бухгалтерском учете сделана запись:

Дебет 71 - Кредит 50 - 200 руб.

Дебет 71 - Кредит 50 - 200 руб.

По возвращении из командировки через два рабочих дня 25.06.2007г, Хороших В.К. и Никишина Т.М. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет (приложение 17,18) в котором указал следующие расходы:

Хороших В.К.

ГСМ в сумме 600 рублей;

суточные (дневные) 100 х 1дн,= 200 рублей;

стоянка и проживание в гостинице 1400 рублей;

Никишина Т.М.

суточные (дневные) 100 х 1дн,= 200 рублей;

проживание в гостинице 1000 руб.

Далее авансовый отчет проверил бухгалтер, после чего он был утвержден руководителем организации в сумме 1200 рублей.

В учете данные расходы были отражены так: Никишина Т.М.

Дебет 20 - Кредит 71 - 200 руб.;

Дебет 20 - Кредит 71 – 847,46руб.;

Дебет 19 - Кредит 71 - 152,54руб.;

Хороших В.К.

Дебет 10.03 - Кредит 71 - 600 руб.;

Дебет 20 - Кредит 71 - 200 руб.;

Дебет 20 - Кредит 71 -847,46 руб.;

Дебет 19 - Кредит 71 - 152,54руб.;

С сумм, выплаченных работнику Хороших В.К сверх норм (в т.ч. 400 руб. за ночь по коллективному договору) уплачен НДФЛ:

Дебет 70- Кредит 68.01 -(400 х 0,13) =52 руб.

На предприятии ОАО «Мелиорация» имеют место и зарубежные командировки работников. Записи в бухгалтерском учете предприятия по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определяемых путем перерасчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции.

Суммы выданного работнику в иностранной валюте аванса пересчитываются в рубли по курсу валюты, установленному ЦБ РФ на дату выдачи денежных средств из кассы. Сумма расходов, произведенных работником в иностранной валюте во время пребывания в командировке, а также погашение задолженности в иностранной валюте по выданным под отчет суммам, пересчитываются в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, на счете 71 образуется курсовая разница, которая списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:

Дебет 71- Кредит 91-1 - положительная;

Дебет 91-2 - Кредит 71 - отрицательная.

Порядок исчисления суточных при направлении работников в загранкомандировки на ОАО «Мелиорация» следующий: со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник;

со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию суточные выплачиваются по норме, установленной при

командировках в пределах Российской Федерации;

если работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направлялся.

На предприятии размеры возмещения суточных расходов соответствуют утвержденным Постановлением Правительства РФ от 08.02.02. № 93 нормам суточных, выплачиваемых за каждый день пребывания работника в зарубежной командировке. Соответственно при исчислении НДФЛ в доход работника, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, так как они выплачиваются в пределах норм.

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы при наличии подтверждающих документов, оформленных в надлежащем виде, принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету в полном объеме.

Расходы на наем жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, а также в номере и расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) при наличии подтверждающих документов учитываются в полном объеме. При отсутствии документов в соответствии с законодательством РФ к бухгалтерскому учету принимают только 12 руб. НДС по услугам по проживанию включается в состав налоговых вычетов ОАО «Мелиорация» только в том случае, если по ним имеется счет-фактура. НДС по услугам по проезду командированного лица включается в состав налоговых вычетов в случае, если в проездном билете он выделен отдельной суммой.

Расходы по оплате услуг связи подлежат учету, если работник предоставит расшифровку телефонных переговоров с указанием номеров абонентов. В случае, если в расшифровке счета будут указаны номера телефонов офиса организации, например, в части телефонных переговоров с работниками офиса по производственным вопросам, которые возникли в ходе командировки, или телефонные номера контрагентов, переговоры с которыми связаны с выполняемой сотрудником во время командировки работы (служебным заданием), то такие затраты могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. Когда предприятие производит компенсацию телефонных и иных расходов, осуществленных работником в период командировки в личных целях, суммы компенсации подлежат включению в состав доходов работника, облагаемых НДФЛ, в качестве доходов в натуральной форме.

В связи с тем, что расходы на оформление визы являются обязательным условием для осуществления зарубежной поездки, то данные расходы компенсируются работнику предприятием. В некоторых случаях обязательным условием для оформления визы является оформление полиса медицинского страхования направляемого в командировку работника, поэтому данные расходы также возмещаются работнику.

Если во время нахождения в зарубежной командировке подотчетным лицом были произведены представительские расходы (например, проведен деловой ужин с контрагентами в ресторане), то такие расходы, подтвержденные необходимыми документами, принимаются к учету. При исчислении налога на прибыль представительские расходы включаются в состав прочих расходов предприятия в пределах нормативов - в размере 4% от расходов организации на оплату труда, определенных в соответствии со ст. 255 НК РФ за отчетный (налоговый) период. Командировочное удостоверение командированному за рубеж не выписывается. Факт пребывания командированного лица в зарубежной командировке подтверждается отметками на границе в его загранпаспорте.

В отчетности предприятия расчеты с подотчетными лицами могут отражаться в составе двух статей «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность», так как счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» активно-пассивный и имеет развернутое сальдо.

В составе статьи «дебиторская задолженность» (строки 230 и 240 формы 1) суммы расчетов с подотчетными лицами отражаются, если счет 71 имеет дебетовое сальдо. При этом отражение всей суммы дебиторской задолженности производятся по строке 230 актива бухгалтерского баланса, если это долгосрочная дебиторская задолженность (ожидаемый срок погашения составляет более чем 12 месяцев после отчетного периода), а по строке 240 актива бухгалтерского баланса, если это краткосрочная дебиторская задолженность (ожидаемый срок погашения составляет не более чем 12 месяцев после отчетного периода). Соответственно, если счет 71 имеет кредитовое сальдо, то сумма расчетов с подотчетными лицами отражается в пассиве бухгалтерского баланса по статье «кредиторская задолженность» (строка 620 формы №1) (приложение 19). Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Мелиорация» имеет свои особенности, которые не противоречат законодательству РФ.

Глава 3. Выводы и рекомендации по результатам аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Мелиорация»

3.1 Планирование аудиторской проверки

В процессе планирования проверки предприятия ОАО «Мелиорация» выделим 2 этапа:

1. Предварительное планирование аудиторской проверки.

2. Составление программы аудита.

На первом этапе для оценки объема документации организации, подлежащей проверке, и общих затрат времени на проведение аудита проводится предварительное ознакомление [20]. Для предварительного ознакомления с клиентом осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

ознакомление с учредительными Документами;

личная беседа с директором, главным инженером;

личная беседа с главным бухгалтером, изучение принятых форм учета;

просмотр первичной документации, проверка наличия бухгалтерских регистров, оценка правильности их оформления.

В результате ознакомления с документами установлено, что для целей бухгалтерского учета на предприятии разработана учетная политика, в которой определены основные моменты организации учетной работы (приложение 3).

К документам, регулирующим внутренний контроль на предприятии ОАО «Мелиорация» относятся:

положение об отделе бухгалтерского и налогового учёта;

график документооборота;

разработаны должностные инструкции на каждого сотрудника бухгалтерской службы;

заключены договоры на материальную ответственность.