16991 (Организация бухгалтерского учета и аудит расчетов с подотчетными лицами), страница 10

Таким образом, фактическое состояние системы внутреннего контроля при осуществлении вышеуказанных аудиторских процедур можно оценить на среднем уровне.

В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам осуществлялись следующие аудиторские процедуры:

9. Проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях.

Проверке подверглись каждое тридцатое командировочное удостоверение за 2007год, отчет по которому представлен в приложении 25. В результате проверки нарушения не установлены.

10. Проверка правильности возмещения командировочных расходов при командировкам по территории РФ.

Порядок и размеры расходов, связанных со служебными командировками, определены в коллективном договоре предприятия. Для выполнения этой процедуры в целях налогового учета при командировках по территории РФ использовались нормы возмещения командировочных расходов, утвержденные Постановлением Правительства РФ [2]. Документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки выявлено следующее нарушение (таблица 20).

Таблица 20 Нарушение возмещения командировочных расходов при командировках по территории РФ

Согласно авансовому отчету № 1526 в декабре 2007г. возмещены командировочные расходы в г. Псков Семенову В.П. в сумме 12670,00руб., в том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме 500руб. без подтверждения оправдательными документами этих расходов, т.о. предприятием завышена сумма расходов на 500руб. Анализируя данную ошибку, можно отметить, что она не является существенной и не влияет на достоверность данных бухгалтерской отчетности.

11. Проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными лицами.

Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения не установлены.

12. Проверка правильности ведения командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Данные документы проверены выборочно, каждый двадцатый документ. В результате проверки нарушения законодательства не установлены.

13.При проверке удержания НДФЛ с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм, установлено, что по итогам отчетного года предприятие удерживала НДФЛ. В результате проведения данной аудиторской процедуры проверке подвергался каждый десятый документ, в результате выявлено следующее нарушение, не доначисление сумм НДФЛ с доходов полученных работниками в виде сумм превышения (таблица 21).

Таблица 21 Определение суммы НДФЛ подлежащей удержанию с работников организации

Согласно данным таблицы бухгалтер должен был удержать из заработной платы НДФЛ с Ворошилова А.В в размере 65 руб., а с Корнева В.А. 217руб.

14. Проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по расчетам с подотчетными лицами.

Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась выборочная проверка за 2007год. В результате выявлены следующие нарушения. В нарушение ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.96г. на предприятии за проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей через подотчетных лиц отсутствует подпись заведующего складом, принявшего материальные ценности:

приходный ордер № 157 от 13.02.2007г.;

приходный ордер № 1105 от 10.04.2007г.;

приходный ордер № 3006 от 28.09.2007г.

В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц:

приходный ордер № 86 от 16.01.2007г.

Таким образом, в результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами выявлены нарушения нормативных и законодательных актов бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, но существенны для системы внутреннего контроля предприятия и по ним могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние системы внутреннего контроля предприятия ОАО «Мелиорация» можно оценить как среднее.

3.3 Выводы и рекомендации по результатам проведенной аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами на ОАО «Мелиорация»

При проведении аудита проверено соответствие действующим нормативным актам операции по расчетам с подотчетными лицами ОАО «Мелиорация» за 2007год.

Цель аудита состояла в том, чтобы установить правильность и достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета расчетов с подотчетными лицами.

При проведении аудита также проверено состояние внутреннего контроля на ОАО «Мелиорация» за расчетами с подотчетными лицами. Результаты аудита позволяют оценить общее состояние внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами на среднем уровне, что не подтвердило предварительную оценку уровня надежности этой системы, полученной на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «Мелиорация» соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

Результаты проведенного аудита позволяет оценить фактический аудиторский риск на среднем уровне, что подтвердило первичную оценку аудиторского риска, полученную на начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и учета.

По результатам аудиторской проверки выявлены нарушения нормативных актов, которые заключаются в следующем:

1. Неправильный порядок выдачи наличных денег под отчет.

Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида на предприятии ОАО «Мелиорация» возникает в следствии не соблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно данного порядка, выдача наличных денег под отчет не должна производится лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы под отчет, на предприятии же наличные деньги выдаются под отчет работникам, даже если они не отчитались за предыдущий аванс.

В ходе проведения аудита выявлено несвоевременность сдачи неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие деньги под отчет, авансовый отчет об израсходованных сумм представляют в бухгалтерию позднее, чем по истечении трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. В данном случае при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работниками денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этих работников.

Кроме того, хотя на предприятии приказом руководителя зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а также указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы,

проведенная аудиторская проверка установила, что выдача подотчетных сумм

производится лицам, которые не зафиксированы в данном приказе.

Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по этому в краткосрочном периоде рекомендуется:

провести инвентаризацию подотчетных сумм;

определить работников, которые не отчитались за ранее выданные денежные авансы и проконтролировать за их отчет;

установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет разрешено получить наличные деньги под отчет, а в долгосрочном периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить выдачу наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить хищения денежных средств.

2. В организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.06.1998г. №34- н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов см подотчетными лицами, в частности, инвентаризацию обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, по этому рекомендуется приказом руководителя организации установить сроки и порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволяет предприятию ОАО «Мелиорация» укрепить контроль за расчетами с подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в бухгалтерском учете и налогообложении.

3.К авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В нарушении статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129-ФЗ на предприятии ОАО «Мелиорация» за проверяемый период выявлены случае неправильного оформления первичных документов, поэтому предприятию рекомендуется тщательно следить за правильностью оформления первичных документов, а также на них обязательно указывать следующие реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, составившей документ;

содержание хозяйственной операции;

денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации.

Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления авансовых отчетов:

проставлять на обратной стороне корреспонденцию счетов;

указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или перерасхода;

указывать информацию о назначении аванса.

Особое внимание предприятию следует обратить на списание задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Необоснованное списание подотчетных сумм с работника Корнева следует включить в совокупный облагаемый доход данных работников. В дальнейшем, если на предприятии задолженность подотчетных сумм будет списываться без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров МРОТ за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

4. Установлены нарушения порядка оформления документов, по расчетам с подотчетными лицами.

При направлении работника в командировку по территории РФ для правильности оформления документации рекомендуется всегда составлять приказ о направлении работника в командировку, а при заграничных командировках к авансовым отчетам обязательно прикладывать перевод документов. В нарушении инструкции №94 н по применению плана счетов бухгалтерского учета аудиторской проверкой установлено, что аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам (приложение 10), поэтому предприятию рекомендуется в дальнейшем организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой сумме выданной под отчет, таким образом, организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Мелиорация» не будет противоречить законодательству РФ.