47925 (Основные возможности Microsoft Office Outlook), страница 2

Рис.5. Окно папки Календарь

Рассмотрим, как запланировать предстоящее мероприятие с помощью Календаря на примере создания встречи. Для создания встречи существует несколько способов. Вот два из них.

Создание новой встречи (первый способ)

Раскройте папку Календарь.

Выберите в меню Файл команду Создать, в раскрывшемся меню выберите Встреча.

На экране появится форма ввода информации (Рис.6).

В поле Тема введите описание - семинар.

В поле Место определите место встречи - КУДИЦ.

Введите время начала и время окончания встречи, соответственно. 7. Установите прочие параметры по мере необходимости.

Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть. В вашем Календаре появилась запись о предстоящем семинаре (Рис.6).

Рис.6. Форма Встреча

Создание новей встречи (второй способ)

Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч.

Щелкните по нему правой кнопкой мыши.

Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу.

Заполните поля формы Встреча.

Помимо единичных встреч, происходят встречи периодически повторяющиеся. Например, семинар по новым информационным технологиям проводится в организаций каждый месяц. Создадим встречу с периодом повторения 14-е число каждого нового месяца и продолжительностью повторения б месяцев.

Создание повторяющейся встречи

Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия.

На экране появится форма Повторение встречи.

В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).

В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.

В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений.

Нажмите ОК.

Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.

В поле Тема введите - семинар. В поле Место введите - КУДИЦ.

Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть.

Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи. Закладка Планирование позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис.7). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.

Рис.7. Закладка Планирование

Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.

Настройка Параметров Календаря

Вызовите команду Параметры из меню Сервис.

Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис.8).

Рис.8. Параметры Календаря

Контакты

Папка Контакты - электронная адресная и телефонная книга (рис.9) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения. Элемент Контакт может содержать более 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

Рис.9. Окно Outlook с раскрытой папкой Контакты

Создание нового контакта

Выберите в меню Файл команду Создать контакт, появится форма контакта с открытой закладкой Общие, которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и WWW-адрес, описание).

Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис.10).

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Рис.10. Закладка Общие формы Контакт

Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах, наклейках и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты. Помимо закладки Общие форма Контакт имеет еще четыре закладки: Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля. На закладке Подробности можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные подробности и т.д.). На закладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, сообщения и т.д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например дату и тему полученных электронных сообщений.

Просмотр данных о контакте в электронной почте

Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev).

Перейдите на закладку Действия.

В поле Показать выберите Электронная почта.

В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис.11).

Рис.11. Окно данных о контакте в электронной почте

Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную. С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т.п. (рис.12). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.

Рис.12. Команды меню Действия

Создание списка рассылки

Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия.

На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания).

Наймите кнопку Выберите членов.

Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.

Повторите пункт 4 для всех участников.

Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл.2). Группировка элементов по местоположению По отметке "К исполнению".

Таблица 2. Представления папки Контакты

Адресная книга и контакты

Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.

Изменение параметров папки Контакты

Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.

В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты").

На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.

Нажмите кнопку ОК.

Задачи

Задача - это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнений которого хранятся в Outlook (рис.13).

Рис.13. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи

Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о проделанной работе. Существует возможность добавить в список задач Outlook ту, которую следует выполнить для активного документа Word. Например, рецензия на документ должна быть готова к определенной дате. Можно открыть документ и, находясь в текстовом редакторе Word, добавить соответствующую задачу в Outlook. Задачи можно перемещать в списке. Присваивая задачам различные приоритеты, можно сортировать их, располагая по степени важности.

Создание разовой задачи

Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента.

По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл.3) откроется на закладке Задача.

Таблица 3. Поля формы Задача

Введите тему задачи - подготовка к презентации.