47925 (572099), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Введите срок окончания - и дату начала работы -

Введите значение для поля Состояние - не началась, соответственно в поле Готово - 0%.

Заполните поле Важность - обычная.

Введите дату и время оповещения - в 9 часов утра 21.09.2010.

Для отображения диалогового окна Категории (рис.14) нажмите кнопку Категории.

Рис.14. Выбор категории

Установите в списке флажок около нужной категории - Международные контакты. Нажмите кнопку ОК. После заполнения всех полей формы (рис.15) щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

Рис.15. Форма задачи

На закладке Подробно формы Задача можно вносить информацию о реально затраченном времени, об объемах работ, о расходах и т.д. При регулярном повторении действий, например написании квартального отчета или визите в спортзал, определите только первый экземпляр задачи. Следующая копия создается автоматически в зависимости от заданного интервала и даты, на которую назначено выполнение задачи.

Создание новой повторяющейся задачи

Раскройте форму задачи описанным выше способом.

Заполните поля формы.

Нажмите кнопку Повторение. Раскроется диалоговое окно Повторение задачи (рис.16).

Выберите частоту повторения задачи.

Установите параметры выбранной частоты, время, дату начала и окончания.

Нажмите ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть. Для назначения задач другим пользователям применяются поручения (команда Создать поручение в меню Действия). Вид формы задачи при этом несколько изменится (рис.17). Если вы хотите следить за ходом работы над задачей, то установите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач.

Рис.16. Диалоговое окно Повторение задачи

Рис.17. Форма задачи в процессе создания поручения

Дневник

Существует возможность автоматической записи сведений о работе Outlook и данных о файлах, созданных любым приложением Office. Каждая запись Дневника содержит сведения об одной операции (создание документа, ответ на запрос, сообщение электронной почты и т.п.). Виды деятельности, автоматически заносимые в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (рис.18), выбрав команду Параметры в меню Сервис.

Рис.18. Окно Параметры дневника

Действия, отмеченные в поле Автозапись элементов, будут заноситься в Дневник автоматически. Все другие действия, включая беседы и работу с обычными письмами, можно записывать в Дневник вручную.

Создание записи в Дневнике

Т. Нажмите кнопку Создать, Запись в дневнике; раскроется диалоговое окно Запись в дневнике (рис. 19).

Выберите тип записи в поле Тип (например, письмо).

Заполните нужные поля диалогового окна.

По окончании создания записи нажмите кнопку Сохранить и закрыть для сохранения записи в Дневнике.

Рис. 19. Форма записи в Дневнике

Каждая запись Дневника представляет собой один факт и регистрируется при его совершении. Например, запись о документе вносится при его создании или использовании. Можно открыть и просмотреть подробные сведения. Кроме того, запись можно использовать как средство быстрого доступа к элементу Outlook или соответствующему документу. Если вы помните дату работы с файлом, но забыли, где он находится, обратитесь к Дневнику: это позволяет найти нужную информацию. При наличии модема можно записывать продолжительность телефонных разговоров и других действий. В Дневнике Outlook можно задать автоматическую запись ваших связей с контактами, выбранными из списка. Автоматически записываемые в Дневник Outlook документы иногда появляются не сразу, а через несколько минут.д.невник имеет шесть стандартных представлений: по типу, по контактам, по категориям, список элементов, за последние семь дней, телефонные звонки. На (рис. 20) записи в Дневнике сгруппированы по типам и распределены по временной шкале. Представления в виде временной шкалы имеют различный масштаб: в режимах День и Неделя записи в Дневнике изображаются значком соответствующего типа и текстом темы (рис. 20), в режиме Месяц - только значком.

Рис. 20. Записи в Дневнике в режиме День

Заметки

Заметки - это электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками, куда заносятся вопросы, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете в бумажный блокнот. В заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, например указания или текст для вставки в другие элементы или разделы документов. Заметку легко создать, вызвав соответствующее окно программы Outlook (рис.21). Можно работать, оставив заметки открытыми на экране; можно сохранить вместе с другими заметками или экспортировать в другие документы Microsoft Office. Текст заметки набирается шрифтом, заданным в поле диалогового окна Параметры заметок, доступном при выборе команды Параметры в меню Сервис (рис.22). Объем вводимого текста неограничен; если он превышает стандартный размер заметки, текст можно прокрутить. Можно увеличить и уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью мыши.

Рис.21. Окно Outlook с раскрытой папкой Заметки

Рис.22. Диалоговое окно Параметры заметок

Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование

Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook.

Просмотр папки или файла

Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки.

Щелкните по ярлыку Мой компьютер; в области просмотра информации появятся доступные диски, папки и файлы (рис.23). Форма представления данных устанавливается выбором команды Текущее представление в меню Вид. Если на компьютере установлены программы Excel или Word, можно создать файл, не выходя из Outlook, выбрав команду Создать документ Office в меню Файл.

Рис.23. Просмотр файлов и папок в окне Outlook

В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям, выбрав команду Расширенный поиск в меню Сервис. После нажатия кнопки Найти отобранные элементы выводятся в области Результат поиска (рис.24).

Рис.24. Список найденных файлов

Найденные файлы можно сортировать, группировать, задавая параметры команды Текущее представление в меню Вид (рис.25). Для организации удобного хранения информации в Outlook можно использовать папки, ярлыки которых доступны при выборе панели Другие ярлыки и находятся слева в диалоговом окне программы. Средства создания ярлыка пользовательской папки в любой группе такие же, как ив Проводнике. Использование общих папок или совместное использование папок возможно, только если вашим администратором организована система разграничения прав совместного доступа и использования папок.

Рис.25. Группировка найденных файлов

Электронная почта

Мы уже говорили о том, что Microsoft Outlook можно использовать для организации личной деятельности, но только коллективная работа с Outlook позволяет реализовать все возможности, одна из которых - обмен сообщениями электронной почты. Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, а также отвечать на приглашения и т.п. Для отправки, хранения и получения сообщений и элементов Outlook, а также для задания места хранения сведений Outlook используется группа настроек, называемая информационной службой. Примеры информационных служб: оперативная служба Microsoft Network, сервер Microsoft Exchange. Если планируется использование в Outlook средств электронной почты, необходимо включить в конфигурацию соответствующую информационную службу. Информационную службу электронной почты в любой момент можно добавить или удалить. Если конфигурация уже создана администратором и в ней установлена информационная служба и параметры электронной почты пользователя, то можно приступать к настройке электронной почты в Outlook.

Как настроить электронную почтуНастройка электронной почты

В меню Сервис выберите пункт Параметры.

На закладке Настройки нажмите кнопку Параметры почты.

В открывшемся окне (рис.26) отметьте флажками те пункты, которые вам нужны.

Рис.26. Окно Параметры электронной почты

Если вы ведете интенсивную. электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров сложно. Для того чтобы адреса и имена ваших партнеров заносились в папку Контакты автоматически, Необходимо отметить флажком пункт Адреса, по которым я отвечаю, помещать в папку. Для установки дополнительных параметров воспользуйтесь кнопкой Дополнительные параметры (рис.27). В зависимости от установленных флажков в группе При получении сообщения Outlook может подать звуковой сигнал, изменить на время вид курсора. Воспользовавшись кнопкой Параметры отслеживания в окне Параметры электронной почты, вы сможете установить автоматическую обработку уведомлений о доставке сообщений.

Рис.27. Окно Дополнительные параметры электронной почты

Как получить и просмотреть почту

Откройте папку Входящие, щелкнув по ее ярлыку на панели Outlook (рис.28). В левом верхнем окне, рядом с названием папки, показано число полученных вами сообщений. Рабочее поле состоит из двух частей:

списка сообщений;

Характеристики

Список файлов ответов (шпаргалок)