Разработка Internet-портала для информационных потребностей государственного высшего учебного заведения, страница 7

Основная роль по распределению педагогической нагрузки и учету разработанных методических пособий отводится кафедрам ВФ МГИУ. При распределении педагогической нагрузки заведующим кафедр необходимо знать какие из дисциплин может вести тот или иной преподаватель, согласно полученному образованию. Эти данные можно взять из диплома преподавателя, который хранится в отделе кадров. Также бывает необходимостью знать на какой срок принят преподаватель на работу и в какой должности он находится, все эти данные можно получить из контракта, договор подряда, штатного расписания и личной карточки преподавателя. Все перечисленные документы хранятся в отделе кадров. Поэтому, заведующим кафедр приходится непосредственно взаимодействовать с отделом кадров, где содержатся необходимые для работы документы (1).

Директор ВФ МГИУ отдает приказы и распоряжения, как руководителям структурных подразделений, так заведующим кафедр, которые доводят их до сведения преподавателей. В свою очередь, заведующие кафедр предоставляют на подпись директору ВФ МГИУ распределенную и согласованную с преподавателем педагогическую нагрузку (2), а также внутри кафедральные распоряжения и постановления.

Основная часть процесса обработки документов, координирующих учебный процесс ВФ МГИУ, приходится на учебный отдел. Учебный отдел предоставляет кафедрам и преподавателям информацию (3) о студентах, о составе и численности групп, о сроках сессии очного и заочного отделений и другие данные, которые необходимы для управления учебным процессом.

Преподаватели являются также компонентом учебного процесса, поскольку они реализуют основные направления образовательной деятельности в ВУЗе. Координируют работу преподавателей распорядительные документы директора филиала, ректора университета, Министерства образования и науки и т.д. Заведующие кафедр отдают распоряжения преподавателям о подготовке методических пособий, рабочих программ, экзаменационных и зачетных билетов, а также всего учебно-методического комплекса (4) об их доработке и переработке согласно учебному плану, государственному стандарту и тарификации преподавателя. В свою очередь, после того как преподаватели подготовили необходимый учебно-методический материал, они предоставляют его на кафедру для его рассмотрения и утверждения (5). Весь учебно-методический материал подписывается и утверждается заведующими кафедр. После того как методические пособия, рабочие программы, или другой учебно-методический материал утверждён на заседании кафедры и подписан заведующим кафедры, он поступает в методический отдел (6). В методическом отделе эта информация размножается, регистрируется в журналах регистрации и передается в библиотеку (7). В методическом отделе эта информация хранится в электронном виде, создается электронный учебно-методический комплекс по дисциплинам всех специальностей. В библиотеке все методические пособия оформляются, регистрируются, на них заводятся индикаторы и расставляются по отделам библиотечного фонда.

Одним из важных источников поступления методических пособий является МГИУ. В библиотеку филиала поступают учебно-методические пособия (8) профессорско-преподавательского состава головного ВУЗа по некоторым дисциплинам различных специальностей.

Основным потребителем учебно-методической информации являются студенты ВФ МГИУ очного и заочного отделений. Они пользуются услугами библиотеки, которая предоставляет им необходимые рабочие программы, методические пособия, конспекты лекций, варианты контрольных и курсовых работ, и другую информацию учебно-методического комплекса (9).

Взаимодействие (10) преподавателей и студентов осуществляется в регулярном общении в ходе учебного процесса, а также во время зачетно-экзаменационной сессии. Преподаватели указывают студентам необходимую учебно-методическую литературу для подготовки к зачетам и экзаменам, для подготовки контрольных и курсовых работ, написания рефератов. Затем во время зачетно-экзаменационной сессии преподаватели производят контроль знаний студентов.

Как было отмечено в параграфе 2.1., в Вяземском филиале МГИУ имеются различные средства вычислительной и множительной техники, в значительном количестве. Поэтому перечисленные выше процессы сбора и обработки информации в информационной системе Вяземского филиала МГИУ осуществляются, в основном, с помощью информационной технологии автоматизации офиса и вручную. С применением текстового процессора MS Word создаются документы во всех подразделениях филиала, оформляется учебно-методический комплекс. Табличный процессор MS Excel используется сотрудниками филиала, преподавателями, заведующими кафедр для набора документов сложной табличной структуры, таких как учебные планы, при распределении педагогической нагрузки и т.д.

Для описания функциональной структуры предметной области и моделирования потоков данных используются следующие методы:

- DFD (Data Flow Diagrams) – диаграммы потоков данных;

- SADT (Structured Analysis and Design Technique – метод структурного анализа и проектирования) - модели и соответствующие функциональные диаграммы;

- ERD (Entity-Relationship Diagrams) – диаграммы «сущность-связь».

В нашем случае моделирование потоков данных будет осуществляться с помощью метода DFD (Рис. 2.2.).

Диаграммы потоков данных (DFD) являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе. С помощью DFD диаграмм демонстрируется как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявляет отношения между процессами. Построение DFD диаграмм начинается с выделения функциональных подсистем. DFD -диаграмма – это иерархическая диаграмма, которая содержит системы и подсистемы, внешние сущности, процессы, накопители данных, потоки данных. В АИС распределения педагогической нагрузки преподавателей и учета разработанных методических пособий выделяются следующие функциональные подсистемы:

1. учет методических пособий;

2. распределение педагогической нагрузки преподавателей;

3. кадровый учет.

Таким образом, из выше сказанного видно, что одним из направлений работы заведующих кафедр является контроль методического обеспечения по дисциплинам, закрепленных за той или иной кафедрой. Как было отмечено в главе 1 в ВФ МГИУ ведется обучение по 6 специальностям, дисциплины каждой специальности в зависимости от профиля относятся к различным кафедрам. К каждой кафедре относится в порядке от 30 до 80 дисциплин. В учебном плане их около 200 дисциплин, причем в среднем каждые два год происходят изменения в планах или они редактируются. В основном все учебные группы обучаются по разным учебным планам. Каждая дисциплина согласно учебному плану как-то контролируется: зачет, экзамен, контрольная работа, курсовая работа или курсовой проект. Поэтому в библиотеке должны быть все необходимые методические пособия по каждой дисциплине для успешного ведения учебного процесса. Интенсивность создания методических пособий в среднем одно в месяц, но если произошли изменения в учебных планах, то соответственно необходимо редактировать и вносить изменения в методическое пособие. Заведующим кафедрам и зам. директору по научной и методической работе необходимо охватить весь спектр дисциплин, относящихся к каждой кафедре. Они должны контролировать наличие, создание, обновление, редактирование методических пособий, зачетных и экзаменационных билетов, закрепленных за кафедрой. Поэтому работа по проектированию АИС распределения педагогической нагрузки преподавателей и учета разработанных методических пособий весьма актуальна.

Кроме учета разработанных методических пособий в ВФ МГИУ, важной задачей является правильное распределение педагогической нагрузки преподавателей. На основании заявлений преподавателей, которые они пишут в отделе кадров осуществляется подбор дисциплин на учебный год, затем это обсуждается на заседании кафедр и выносится решение о закреплении желаемых дисциплин за преподавателями. За преподавателем должно быть закреплено не более четырех дисциплин. Педагогическая нагрузка ассистента кафедры может составлять 650 часов в год, старшего преподавателя кафедры 690 часов в год, доцента кафедры 720 часов в год. Виды работ, которые учитываются в педагогической нагрузке преподавателей: чтение лекций, проведение лабораторных работ, семинарских и практических занятий, прием зачетов и экзаменов, проверка контрольных и курсовых работ, проектов, предусмотренных учебным планом.

Рассмотрим подробно процесс распределения педагогической нагрузки преподавателей. Вся педагогическая нагрузка преподавателей распределяется на два семестра: осенний и весенний, и считается отдельно количество часов затарифицированное на каждый из семестров, затем складывается и получается общая сумма за год. Чтобы рассчитать количество часов по одной из преподаваемых дисциплин, необходимо определить все группы, в которых будет преподаваться эта дисциплина в указанный семестр и устанавливается количество человек в каждой группе, согласно приказам. Затем по учебным планам определяют виды работ по данной дисциплине, которые будут проводиться в указанной группе. Количество лекций, лабораторных работ, семинарских, практических занятий определяется согласно учебному плану соответственно для каждой учебной группы. Определяются те учебные группы, в которых лекции по данной дисциплине будут читаться потоком. Для проведения лабораторных работ у студентов очного отделения необходимо группу разбить на подгруппы, каждая до 15 человек. Количество часов, отводимое на прием зачетов рассчитывается следующим образом количество студентов умножается на 0,3, так как преподавателю прием зачета у одного студента оплачивается 0,3 часа. Прием дифференцированного зачета или экзамена – 0,4 часа с одного студента, поэтому общее количество часов определяется так: количество студентов умножается на 0,4. Проверка и прием курсовых работ и проектов идет в расчете 2 часа на человека, поэтому общее количество часов за этот вид работы рассчитывается так: количество человек умножается на 2 часа. Проверка контрольных работ у студентов заочного отделения тарифицируется 0,1 часа на человека. Так рассчитывается для каждой группы в отдельности, затем суммируется по всем группам. Согласно выше рассмотренному алгоритму рассчитывается педагогическая нагрузка по каждой из четырех дисциплин, затем складывается все и получается тарификация на семестр. В итоге сумма часов за два семестра составляет педагогическую нагрузку преподавателя за год.

Основная тяжесть процесса создания учебно-методического комплекса ложиться на плечи преподавателей. Контроль за работой преподавателей возлагается на заведующих кафедр. Им необходимо следить за количеством выпущенных методических пособий тем или иным преподавателем, за устаревшими методическим пособиями, за наличием всех методических пособий согласно учебным графикам и т.д. – это требует от них значительных усилий и времени. Поэтому автоматизированная система распределения педагогической нагрузки и учета методических пособий, разработка которой осуществляется в рамках настоящей курсовой работы, способна повысить эффективность перечисленных процессов сбора и обработки информации.

Рис. 2.2. DFD диаграмма – диаграмма потоков данных

2.3. Проектирование АИС учета и анализа разработанных методических пособий и распределения педагогической нагрузки преподавателей для Вяземского филиала МГИУ.

В результате анализа предметной области АИС распределения педагогической нагрузки преподавателей и учета разработанных методических пособий определяется список автоматизированных подразделений, т.е. подсистем: кафедры, методический отдел. При этом в подсистемах рассматривается решение задач на всех уровнях управления, обеспечивая интеграцию информационных потоков. Для реализации функций управления выделяют следующие подсистемы: информационное обеспечение, программное обеспечение, организационное обеспечение, математическое обеспечение, эргономическое обеспечение, правовое обеспечение, техническое обеспечение.