Разработка Internet-портала для информационных потребностей государственного высшего учебного заведения, страница 6

Программа «Смета» предназначена для автоматизации деятельности бухгалтерии. Автоматизированная система (АС) «Смета» является универсальной системой для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Система «Смета» может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов.

Основными задачами АС «Смета» являются: полная автоматизация процесса бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях; формирование отчетных форм; формирование сводной отчетности для централизованных бухгалтерий.

Разнообразные и гибкие возможности системы «Смета» позволяют использовать ее как простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

АС «Смета» может быть использована для ведения следующих разделов: кадровый учет; табельный учет с настройкой графиков работы; бухгалтерский и хозяйственный учет.

В учебном процессе используется перечень других программных продуктов: CASE-технологии, инструментальные средства, системы программирования, СУБД.

Студенты, обучающиеся по специальности «Прикладная информатика в экономике» изучают языки программирования Turbo Pascal, Java и др. Используя эти языки программирования студенты очного и заочного отделения учатся программировать, составлять различные программы, учатся создавать апплеты на языке Java-2. С помощью языка программирования Turbo Pascal реализовывают методы нисходящего проектирования, структурного и модульного программирования.

В процессе обучения ведется внедрение CASE-средств, которые охватывают планирование и реализацию множества технических, организационных, структурных процессов.

CASE-средства Erwin и BPwin были разработаны фирмой Logic Works.

BPwin – средство моделирования бизнес-процессов, реализующее метод IDEF. С использованием BPwin строятся диаграммы бизнес-процессов, показывающие бизнес-процессы, результаты их работы и ресурсы, необходимые для функционирования. BРwin-модель обеспечивает объединенную картину того как организация добивается выполнения своих целей, от маленьких отделов до всей компании в целом. Также можно использовать BРwin для моделирования потоков работ, потоков процессов и потоков данных.

Семейство продуктов ERwin представляет собой набор средст концептуального моделирования данных, использующих метод IDEFIX. ERwin реализует проектирование схемы БД, генерацию ее описания на языке целевой СУБД и реверсный инжиниринг существующей БД.

Организационное обеспечение ИС ВФ МГИУ представляет собой совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, а также между собой в процессе эксплуатации ИС. Организационное обеспечение включает должностные инструкции, приказы директора филиала, нормы, правила, обязанности, распорядок рабочего дня для работников структурных подразделений ВФ МГИУ и преподавателей, расписание для студентов очной и заочной формы обучения, согласно, которому работают преподаватели. На основании должностных инструкций сотрудники имеют доступ к работе с вычислительной техникой.

Лингвистическое обеспечение ИС ВФ МГИУ представляет собой совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала со средствами вычислительной техники, языков программирования на которых может быть выполнен интерфейс программы. При создании и оформлении документов в филиале используется государственный язык. Программное обеспечение вычислительной техники, имеющееся в Учреждении, имеет русифицированный интерфейс. Для разрабатываемой информационной системы лингвистическое обеспечение включает: язык программирования SQL, который используется при работе с реляционными базами данных в современных СУБД (в нашем случае это СУБД Access), который предназначен для создания запросов выборки данных, выполнения вычислений, обеспечения их целостности. Также для разрабатываемой прикладной программы (ПП) в лингвистическое обеспечение входит словарь базы данных, который включает: наименование таблиц базы данных, наименование полей, ключей, типы полей (числовой, текстовый, дата/время).

Математическое обеспечение ИС ВФ МГИУ это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач и в процессе обработки информации. Основу математического обеспечения АИС для автоматизации распределения педагогической нагрузки и учета разработанных методических пособий составляют алгоритмы, в соответствии с которыми осуществляется группировка, агрегирование и выборка информации из базы данных АИС при реализации запросов пользователей, получение обработанных статистических данных, производится их анализ.

В состав эргономического обеспечения ВФ МГИУ входят: комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, условиям деятельности персонала; комплекс методов, учебно-методической документации и технических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к уровню подготовки персонала; комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую эффективность деятельности работников и в разрабатываемой автоматизированной прикладной программе.

Информационное обеспечение ИС ВФ МГИУ представляет собой совокупность документов, которыми руководствуется филиал в своей деятельности, схему информационных потоков, базу данных, совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации. Информационное обеспечение, касающееся организационно – методических процессов ВФ МГИУ и распределения нагрузки преподавателей, представляет собой следующие виды документов:

- приказы (составляются в текстовом редакторе MS Word) содержат следующую информацию: реквизиты организации, номер п/п, дата, содержание, исполнитель, подписи (электронный вид бланка документа находится в приложении 4);

- личная карточка преподавателя (заполняется и ведется ручным способом) содержит следующую информацию: Ф.И.О., номер дела, табельный номер, образование, должность, подразделение, адрес, семейное положение, информацию о стаже, воинскую обязанность (электронный вид бланка документа находится в приложении 5);

- трудовой договор (бланки создаются с помощью текстового редактора MS Word) содержит следующую информацию: номер, дата составления, организация, ф.и.о. работника, должность, срок, срок действия, обязанности, режим рабочего времени, адреса сторон, подписи (электронный вид бланка документа находится в приложении 6);

• трудовая книжка работника (заполняется и ведется вручную) содержит информацию о рабочем стаже, наименовании организации, должности, периода работы в данной организации;

• штатное расписание работников (составляется с помощью текстового редактора MS Word) содержит информацию о подразделениях филиала, преподавателях, количестве занятых должностей и вакансиях (электронный вид бланка документа находится в приложении 7);

• методические пособия (в электронном виде), которые создаются преподавателями и составляются в текстовом редакторе MS Word, содержат следующую информацию: ФИО составителя, год составления, название методического пособия, пояснительную записку, и содержание методического пособия, список используемой литературы, информацию о том, что методическое пособие утверждено на заседание кафедры;

• экзаменационные и зачетные билеты (в электронном виде), которые создаются преподавателями и составляются в текстовом редакторе MS Word, содержат следующую информацию: форму контроля, название дисциплины, отделение, специальность, содержание билета (вопросы), ФИО преподавателя (разработчика), ФИО рецензента;

• бланки распределения педагогической нагрузки, которые заполняются вручную, содержат следующую информацию: ФИО преподавателя, дисциплины на конкретный период времени (весенний или осенний семестры), группы, в которых ведутся данные дисциплины, количество человек в этих группах, форма контроля по каждой дисциплине, количество часов по каждой группе и общее количество часов на определенный период (весенний или осенний семестры) (электронный вид бланка педагогической нагрузки находится в приложении 8);

• копии дипломов преподавателей, хранятся в отделе кадров, содержат следующую информацию: название ВУЗа, который закончил преподаватель, год окончания, ФИО преподавателя, название специальности, квалификация, полученные по окончанию ВУЗа;

• библиотечная карточка, хранится в библиотеке, содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество посетителя библиотеки, адрес места жительства, телефон, место работы (учебы), должность, информация о тех книгах, которыми пользуется посетитель библиотеки;

• журнал регистрации метод пособий, находится в методическом отделе, содержит следующую информацию: название методического пособия, номер методического пособия, фамилию, имя, отчество разработчика, дату разработки.

Более подробно информационное обеспечение разрабатываемой автоматизированной системы распределения педагогической нагрузки преподавателей и учета разработанных методических пособий будет рассмотрено в третьей главе.

2.2. Модель “AS-IS” ВФ МГИУ в рамках исследуемой проблемы.

В настоящей дипломной работе наибольшее внимание будет уделено стадии проектирования автоматизированной информационной системы распределения педагогической нагрузки преподавателей и учета разработанных методических пособий.

Процесс проектирования АИС начинается с этапа формирования требований к ней, который включает:

• планирование работ по проектированию программного обеспечения. Основными задачами этапа являются: определение целей разработки, предварительная экономическая оценка проекта, построение плана графика выполнения работ, создание и обучение совместной рабочей группы;

• проведение обследования деятельности автоматизируемого объекта (организации), в рамках которого осуществляются: предварительное выявление требований к будущей системе; определение структуры организации; определение перечня целевых функций организации; анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам; выявление функциональных взаимодействий между подразделениями, информационных потоков внутри подразделений и между ними, внешних по отношению к организации объектов и внешних информационных взаимодействий; анализ существующих средств автоматизации деятельности организации;

• построение моделей деятельности организации, предусматривающее обработку материалов обследования и построение двух видов моделей:

модели «AS - IS» («как есть»), отражающей существующее на момент обследования положение дел на объекте автоматизации, позволяющей понять, каким образом функционирует данная организация и какие недостатки есть в деятельности информационной системы по обработке и целевому использованию информации, сформулировать предложения по улучшению ситуации;

модели «TO BE» («как должно быть»), определяющей как должны выглядеть процессы сбора, обработки, передачи и использования информации в информационной системе объекта автоматизации после внедрения АИС.

В настоящей дипломной работе объектом автоматизации является Вяземский филиал Московского государственного индустриального университета. Основные виды деятельности данной организации были рассмотрены выше. Следует рассмотреть процессы сбора, обработки и передачи информации, протекающие в информационной системе данной организации. Основное внимание уделим информационным процессам, связанным с распределением педагогической нагрузки преподавателей и с учетом разработанных методических пособий в организации. То есть сначала будет представлена модель «AS - IS» Вяземского филиала МГИУ.

Схема информационных потоков и документооборота, связанных с деятельностью методического отдела ВФ МГИУ, представлена на рис. 2.1.

В документообороте ВФ МГИУ задействованы все структурные подразделения, указанные на структурной схеме (приложение 1). В рамках настоящей курсовой работы будет рассмотрена часть процессов документооборота, связанная распределением педагогической нагрузки и учетом методических пособий в ВФ МГИУ, в этом процессе задействованы структурные подразделения: методический отдел, учебный отдел, библиотека, отдел кадров, а также директор и преподаватели, внешняя среда (студенты). Поскольку в данной курсовой работе разрабатывается автоматизированная информационная система распределения педагогической нагрузки и учета разработанных методических пособий, то после её внедрения в Вяземском филиале МГИУ должна повыситься эффективность процессов сбора, обработки, выдачи и применения полученной информации для решения задач повышения эффективности организации учебного процесса и обеспечения его качественными методическими пособиями. Маршруты движения информации между узлами информационной сети: директором, преподавателями, студентами, методическим отделом, кафедрами, библиотекой, учебным отделом, отделом кадров, головным университетом на схеме представлены стрелками, на которых установлены цифры, символизирующие группы документов, состав которых приводится ниже (рис. 2.1.).

Рис. 2.1. Фрагмент схемы информационных потоков и документооборота распределения педагогической нагрузки и учета разработанных методических пособий.