Курсовая Автоматизированная система обработки информации, страница 2

В качестве ключевого поля выступает поле КодПоставщика, значения которого в таблице являются уникальными.

Опишем поля таблицы «Поставщики» следующим образом:

Созданная в режиме конструктора таблица «Поставщики» с заполненными полями имеет вид см. рис. 2.5.

Рис. 2.5. Таблица Поставщики.

Таблица «Характеристики моделей»:

В качестве ключевого поля выступает поле Модель, значения которого в таблице являются уникальными.

Опишем поля таблицы «Характеристики моделей» следующим образом:

Созданная в режиме конструктора таблица «Характеристики моделей» с заполненными полями имеет вид см. рис. 2.6.

Рис. 2.6. Таблица Характеристики моделей.

1. Составление форм для ввода и просмотра данных с использованием различных элементов управления.

Формы можно использовать для разных целей:

1. Форма для ввода данных в таблицу;

2. Кнопочная форма для открытия других форм или отчётов;

3. Специальное диалоговое окно для выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчёта.

Большая часть сведений в форме поступает из базового источника записей. Остальные сведения формы хранятся в ее структуре. Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле.

Создадим формы с помощью мастера форм. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

Форма «Поступление».

Выбираем поля для формы: в таблице Поступление выбираем поля №накладной, Дата, КодПоставщика; в таблице Поставщики поле Наименование; в таблице Ассортимент поля КодМодели, количество; в таблице Товары поле Наименование.

Выбираем вид представления данных: Поступление (см. рис. 3.1 и рис 3.2).

Подчинённые формы:

Рис. 3.1. Окно возникающее при выборе представления данных.

Рис. 3.2. Связанные формы.

В результате следуя инструкциям мастера форм создаём форму «Поступление» для связанных таблиц (см. рис. 3.3).

Рис. 3.2. Форма Поступление для связанных таблиц.

Форма «Реализация».

Форма «Реализация» создаётся также с помощью мастера форм. Особенностью данной формы является то, что при выборе из поля со списком Кода модели в поле Наименование модели автоматически отображается модель холодильника (см. рис.3.3), заполнив остальные поля и сохранив форму, изменения также сохраняться в соответствующих таблицах.

В данной форме используются таблица Реализация с полями Дата, КодМодели, Количесство, таблица Товары с полем Наименование.

Рис. 3.3. Форма Реализация.

Форма «Модели в наличии».

Форма «Модели в наличии» создаётся также с помощью мастера форм.

В данной форме используются таблица Товары с полями КодМодели, Наименование, таблица Характеристики моделей с полями МощностьЗамораживания, КлиматическийКласс, таблица Товары с полем ТекщийОстаток.

Рис. 3.4. Форма Модели в наличии.

Кнопочная форма «Движение товаров в магазине холодильников».

Эта кнопочная форма, созданная с помощью Диспетчера кнопочных форм, помогает перемечаться по базе данных. На этой форме размещены кнопки при нажатии на которые открываются отчёты и осуществляется выход из Microsoft Access.

Рис. 3.5. Кнопочная форма.

1. Составление запросов.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Наиболее распространенный тип запросов — запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.

Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

Типы запросов, создаваемых в Microsoft Access:

1. Запросы на выборку;

2. Запросы с параметрами;

3. Перекрёстные запросы;

4. Запросы на изменение (запросы на создание таблицы, удаление, обновление, добавление записей);

5. Запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчинённые запросы).

В ходе выполнения курсовой работы были созданы запросы см. рис. 4.1.

Рис. 4.1. Окно базы данных запросы.

Запрос на выборку.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц, а затем отображает их в нужном порядке в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений (см. рис. 4.2).

Рис. 4.2. Сформированный запрос на выборку в режиме конструктора.

Переходя в режим таблицы просматриваем записи базы данных, отобранные согласно созданному запросу (см. рис. 4.3).

Рис. 4.3. Записи таблицы подходящие по запросу на выборку.

Запрос с параметром.

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле (см. рис. 4.4).

Рис. 4.4. Сформированный в режиме конструктора запрос с параметром.

Для ввода параметров запроса можно создать специальную форму или диалоговое окно, вместо использования диалогового окна запроса с параметрами (см. рис. 4.5).

Рис. 4.5. Ввод параметра запроса.

Выбрав код модели холодильника, нажимаем OK и просматриваем записи базы данных, отобранные согласно созданному запросу с параметром (см. рис. 4.6).

Рис. 4.6. Записи таблицы подходящие по запросу с параметром.

Запрос на удаление.

При помощи одного запроса на удаление можно удалить записи из одной таблицы, из нескольких таблиц с отношением «один-к-одному» или из нескольких таблиц с отношением «один-ко-многим», если разрешено каскадное удаление. Однако, если для добавления условия требуется включить таблицу на стороне «многие» вместе с таблицей на стороне «один», запрос необходимо выполнить дважды, так как один запрос не позволяет удалить записи из главной таблицы и из связанных таблиц одновременно (см. рис. 4.7).

Рис. 4.7. Сформированный в режиме конструктора запрос на удаление.

Из таблицы Реализация будут удалены записи, для которых связанное поле Текущий остаток имеет значение 0.

Рис. 4.7. Записи которые будут удалены из таблицы Реализация.

После нажатия запроса на удаление отмена изменений станет невозможной.

Запрос на обновление.

Запрос на обновление позволяет обновить группу записей, отобранную по каким-то критериям (см. рис. 4.8).

Рис. 4.8. Сформированный в режиме конструктора запрос на обновление.

Если нужно добавить несколько дней в Таблицу Поступление в поле Дата (например, произошла задержка в поступление товара). Количество дней будет увеличено на 9 дней при использовании этого запроса (см. рис. 4.9 - 4.10).

Рис. 4.9. Данные таблицы Поступление до использования запроса на обновление.

Рис. 4.10. Данные таблицы Поступление после использования запроса на обновление.

Запрос на создание таблицы.

Создаётся запрос, выбраются таблицы или запросы, содержащие записи, которые следует поместить в новую таблицу (см. рис. 4.11).

Рис. 4.11. Сформированный в режиме конструктора запрос на создание таблицы.

В результате действия запроса на создание таблицы создаётся таблица Продажа (см. рис.4.12).

Рис. 4.12. Данные таблицы Продажа созданной в результате запроса.

Запрос на поиск записей без подчиненных.

Найти модели холодильников (из таблицы Товары), которые не были реализованы (из таблицы Реализация) (см. рис.4.13).

Рис. 4.13. Сформированный в режиме конструктора запрос на поиск записей без подчинённых.

Запрос выбирает записи из указываемой таблицы, для которых не существует связанных записей в таблице, которая тоже выбирается (см. рис.4.14).

Рис. 4.14. Таблица Товары без подчинённых из таблицы Реализация.

Перекрестный запрос.

Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой – заголовки строк.

Перекрестный запрос создается с помощью мастера или самостоятельно в режиме конструктора. В режиме конструктора можно указать поля, значения которых будут заголовками столбцов и строк, а также поле, значения которого следует использовать в вычислениях (см. рис.4.15).

Рис. 4.15. Сформированный в режиме конструктора перекрёстный запрос.

При запуске сформированного перекрёстного запроса получаем рис. 4.16.

Рис. 4.16. Записи которые будут представлены в результате запуска сформированного перекрёстного запроса.

1. Разработка диаграмм.

Диаграммы позполяют наглядно представить информацию. Правильный тип диаграмм позволяет наглядно представить значения выбранных полей.

В большинстве случаев для создания диаграммы используется мастер диаграмм. В зависимости от указанных данных мастер определит, должны ли данные из всех полей быть отображены на одной общей диаграмме, или же целесообразно создать диаграмму, связанную с записью. В последнем случае при переходе от одной записи к другой в диаграмме будут отображены только данные текущей записи. Однако, если необходима диаграмма, связанная с записью, а с помощью мастера была создана общая, то ее можно связать с определенной записью.

Для работы с мастером диаграмм на компьютере должен быть установлен Microsoft Graph 2000. Кроме того, можно создать диаграмму из существующей диаграммы во внешнем файле.

Круговая диаграмма.

Круговая диаграмма показывает вклад элементов ряда данных в общую сумму. На круговой диаграмме можно отобразить только один ряд данных, поэтому она особенно полезна в случае, когда нужно подчеркнуть вклад основного элемента (см. рис. 5.1).