19934 (Основы документоведения)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вопрос № 1

Проанализировать употребление понятия "документ" и его синонимов по Генеральному регламенту 1720 г., Общему губернскому учреждению 1775 г., Общему учреждению министерств 1811 г.

Документ выступает инструментом, средством или способом осуществления процессов управления, доказательством этого, является то, что вся информация концентрируется в документах.

История понятия «документ» довольно - таки короткая. В середине 17 в. процессы коммуникации начинают рассматриваться как информационные. Понятие "документ" уступает место понятию "информация", поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание. С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.

Особое внимание уделяется приданию документам официального характера, в первую очередь документам, касавшимся феодального землевладения и закреплявшим право феодала на работника. Регистрации именно таких документов посвящено множество статей законов и других правовых актов.

В 1811 году наиболее важные сделки о земле и крестьянах оформлялись крепостным порядком. Документирование сделки – это оформление соответствующим способом ее записи (составление крепости – специфической формы договора) и регистрация в государственном органе.

В Судебнике 1550 г. особое внимание уделено оформлению актов о холопстве с целью усиления контроля за документами, связанными с установлением крепостнических отношений. Вводится обязательность их регистрации. Регистрация отпускных грамот сосредоточивается в трех городах – Москве, Новгороде, Пскове. Закон требовал обязательной регистрации служилых кабал.

Вопрос № 2

Проанализировать развитие понятия "документ" по словарям и специальной литературе

1. Документ - материальный носитель информации, предназначенный для ее обработки и передачи во времени и пространстве. Содержащиеся в документе сведения должны быть удобны для обработки и иметь в соответствии с действующим законодательством правовое значение;

2. Документ - деловая бумага, юридически подтверждающая какой-либо факт или право на что-то.

Естественные науки. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Большой юридический словарь. Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. В автоматизированных информационно-поисковых системах.

Экономический словарь. Документ - деловая бумага, юридически подтверждающая определенные права ее обладателей, фиксирующая, удостоверяющая определенные факты, события;

Издательский словарь. Документ - любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для того, чтобы ее хранить, распространять и использовать: издания всех видов, архивные рукописные.

БСЭ. Документ (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и в пространстве.

Экономико-математический словарь. Документ [document] - носитель информации, используемый в любых системах управления, в том числе и автоматизированных.

Ушаков. Документ [от латин. documentum - доказательство] - деловая бумага, служащая доказательством чего-н., подтверждающая право на что-н. (офиц.)

Брокгауз и Эфрон. Документ - письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения, сделки или действия; деловая бумага, относящаяся к канцелярскому производству.

Экономика и финансы. Документ - по законодательству РФ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях.

Даль. Документ - всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство.

Словарь синонимов. Документ, акт, бумага, грамота.

Большой юридический словарь. Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации.

Вопрос № 3

Проанализировать развитие термина "информация" по словарям и Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г.

Большой юридический словарь. Информация - один из видов объектов гражданских прав, предусмотренных ст. 128 ГК РФ. В самом ГК нет определения понятия И. и предусмотрена защита только для более узкого объекта данного вида.

Издательский словарь. Информация - по ГОСТ 7.0-99 сведения, воспринимаемые человеком и (или) спец. устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации.

Экономический словарь. Информация (от лат. informatio - осведомлять) - 1) любое сообщение о чем-либо; 2) ведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи.

Философский словарь. Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний.

Энциклопедия социологии. Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний.

Экономико-математический словарь. Информация[information] - основное понятие кибернетики, точно так же экономическая И. - основное понятие экономической кибернетики. Определений этого термина много, они сложны и противоречивы.

Ушаков. Информация и, ж. (книжн., офиц.). 1.только ед. Действие по глаг. информировать. И. поставлена на должную высоту.2.Сообщение, осведомляющее о положении дел или о чьей-н. деятельности, сведения о чем-н.

Экономика и финансы. Информация - по законодательству РФ - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информация уменьшает степень неопределенности, неполноту.

Гуманитарный словарь. Информация (от лат. informatio - осведомление) - 1) Сообщение о нек-ром положении дел, передаваемое людьми. 2) Величина уменьшаемой неопределенности в результате получения сообщения.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

Информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов;

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

Информационные процессы – процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации;

Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы;

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);

Информация о гражданах (персональные данные) – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность;

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий – программные, технические, лингвистические, правовые, организационные средства (программы для электронных вычислительных машин; средства вычислительной техники и связи;

□ словари, тезаурусы и классификаторы; инструкции и методики;

□ положения, уставы, должностные инструкции; схемы и их описания, другая эксплуатационная и сопроводительная документация), используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию;

□ собственник информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения – субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными объектами;

□ владелец информационных ресурсов, информационных систем, технологий и средств их обеспечения – субъект, осуществляющий владение и пользование указанными объектами и реализующий полномочия распоряжения в пределах, установленных законом;

□ пользователь (потребитель) информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Вопрос № 4

Проанализировать развитие термина "документ" по государственным стандартам.

Способы фиксирования документа:

1. изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

2. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

3. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

4. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

5. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

6. иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

7. фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

8. текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

9. письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

10. рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

11. машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

12. документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

13. видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

14. беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

15. черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

16. автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

17. документ личного происхождения: Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

18. официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

19. служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

20. юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

21. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

22. подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа

23. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

24. копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

26. дублетный документ: Один из экземпляров копии документа.

Функции документов (это его общественная роль, социальное назначение, цели, задачи):

1. Информационная функция – документ являются носителем и источником информации.

2. Правовая функция – она есть у тех документов, которые служат юридической основой производственной и управленческой деятельности. Они подтверждают факты, удостоверяют сведения показатели.