19401 (Документообіг на підприємстві), страница 2

- приблизна - установлює приблизний склад справ, що носить рекомендаційний характер, тобто немає конкретної фіксації у нумерації справ. Така номенклатура справ застосовується у приватних структурах. Для приблизної номенклатури рекомендується розміщати заголовки справ у певній послідовності.

Наприклад:

- справи з організаційно-розпорядчою документацією вищестоящих органів;

- справи з організаційно-розпорядчою документацією підприємства;

- розпорядча документація по підприємству;

- планово-звітні документи (річні, місячні, тижневі); -листування.

Кожна організація незалежно від наявності типової чи при-мірної номенклатури повинна мати конкретну (індивідуальну). Номенклатура справ (НС) організації оформлюється на загальному бланку організації. НС складається на підставі вивчення складу, змісту та кількості документів, що утворюються у процесі діяльності організації, класифікаторів документів та кореспондентів, типових та відомчих переліків документів із зазначенням строків зберігання документів.

Індивідуальна НС складається з НС окремих структурних підрозділів, які розробляються посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, підписується керівником структурного підрозділу, погоджується з керівником архівного підрозділу установи. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються заголовки. Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності:

- назва виду справи (листування, журнал тощо) чи виду документів (протоколи, накази);

- назва організації чи структурного підрозділу (автор документа);

- назва адресата кореспондента документа;

- короткий зміст документів справи;

- назва території, із якою пов'язаний зміст документів справи;

- дата (період) справи;

- вказівка на копійність документів.

4. Індексація справ

У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ у межах різних структурних підрозділів. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою розташовується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчих документів установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). Графа 3 - (кількість справ, томів) заповнюється на кінці року. Графа 4 - строк зберігання із вказівкою на перелік (типовий, відомчий). Графа 5 - переліки документів із строками їх зберігання, помітки про заведення справ до знищення, про передачу справ.

У кінці ділового року НС структурного підрозділу обов'язково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підписує особа, відповідальна за діловодство. Порядок складання та затвердження в установі НС структурного підрозділу складається у трьох примірниках. На кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи, перший примірник зберігається в структурному підрозділі; другий - передається в канцелярію установи; третій - використовується для формування справ і пошуку документів.

НС структурних підрозділів зводяться в єдину (зведену) НС установи. Під час складання зведеної НС може використовуватися структурний або функціональний принцип її побудови. Структурний - підзаголовки справ - назва структурного підрозділу. Перший - канцелярія, організаційний відділ, плановий відділ, відділ реалізації та збуту. Функціональний - за напрямком діяльності. Розділи і підрозділи відображають управлінські функції і розміщуються за ступенем важливості: планування, фінансування тощо.

До НС включають незакінчені справи, що надійшли від інших установ. Справи питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні), вносять до НС кожного року протягом терміну їх вирішення. Справи громадських організацій розміщуються в кінці НС. До НС не включають друковані видання, брошури, довідники, бюлетені та інше. Зведена НС погоджується з експертною комісією установи та експертно-перевірною комісією державного архіву, затверджується керівником установи.

Зведена НС (ЗНС) складається з п'яти примірників: перший - в канцелярії; другий - до архіву установи; третій - направляється до відповідної державної архівної установи; четвертий - у поточній роботі канцелярії; п'ятий - структурним підрозділам для роботи.

ЗНС, як і НС структурного підрозділу щороку (листопад-гру-день) переглядається, уточнюється, передруковується, затверджується керівництвом. Повторному перегляду й затвердженню з архівними органами НС підлягають один раз на п'ять років або у разі змін у структурі, функціях установи. Остання графа „Примітки" служить для приміток про знищення справ чи передачі їх в архів. У кінці кожного розділу треба залишати резервні порядкові номери, що не передбачені раніше.

5. Проходження документів

Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа тощо. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.

При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. Відповідно до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля (реєстраційного штампа).

Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення.

Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа (що і як треба робити); про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.

На документі у більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточнення його виконавця. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.

У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири. Крім того, зазначається що відповідальною за виконання документа є особа, що значиться в резолюції першою. Перелік інших виконавців (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У резолюції як правило, вказується рішення керівника з розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення.

Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те, що і як слід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу „Прошу переговорити", „Прошу зайти до мене" не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова й адресуються підлеглим особам. Наприклад: „Негайно вжити заходів щодо запобігання..." „Про результати і вжиті заходи повідомте заявників...", „Терміново надішліть...", „Негайно підготуйте звіт...".

Резолюцію пишуть з лицьового боку у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом (наприклад, адресатом), резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа крім полів.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою „К" (червоним, зеленим, синім олівцем) або гумовим штемпелем „Контроль".

Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить стислу довідку про виконання.

Фраза „До справи", вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання й підпис виконавця або керівника структурного підрозділу вміщуються на нижньому полі першої сторінки. Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено.

Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті персонального комп'ютера. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія", особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.

Висновки

У процесі виконання контрольної роботи було розглянуті такі питання:

- організація інформаційно-довідкової роботи;

- поняття документообігу;

- етапи документообігу;

- систематизація окремих категорій документів;

- індексація справ;

- проходження документів.

Треба підкреслити важливість розглянутих питань при документообігу, та в референтній справі.

Важливе місце в діловодстві займає документообіг, тому секретар-референт повинен досконало знати визначені нами матеріали.

Література

1. Блощииська В.А. Сучасне діло ведення Навч. посібник. - Івано-Франківськ: Інститут менеджменту та економіки, 2000. -270 с.

2. Вербіщька Т.С, Чіішікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оріяна - Нова, 2001. - 392 с.

3. Гордієнко. К.Д. Діловодство в роботі секретаря. Практичний посібник. - К.: КНТ, 2006. - 280 с.

4. Задорожный Э.М, Задорожный С.Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах: Практическое пособие секретарю, предпринимателю, менеджеру. - К., 1994. -176 с.

5. Кондратюкова Л.К., Ткачева Л.Б., Акулина Т.В. Аннотирование и реферирование английской научно-технической литературы: Учебное пособие. - Омск: Изд-во Ом. ГТУ, 2001. - 184 с.

6. Кульицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник. - К.: МАУП, 2002. -224 с.

7. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання,2003. -459 с.

8. Ораторське мистецтво: Навчальний посібник для студентів вищ. навч. закл. юрид. спец. 2-ге вид. / Н.П. Осипова, В.Д. Воднік, Г.П. Клімова та ін. За ред. професора Н.П. Осипової. -Х.: Одісей, 2006.-144 с.

9. Палеха Ю.І. Іміджологія: Навчальний посібник / За заг. ред. 3.І. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005. - 324 с.

10. Палеха Ю.І. Ключі до успіху, або Організаційна та управлінська культури: Навчальний посібник. - 2-гс вид., доп. -К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2002. - 337 с.

11. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. 3-тє вид., доп. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. 2003.

12. Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: Навчальний посібник. - Вінниця: ВНТУ, 2004. - 80 с.

13. Сорока М.Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України. Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського. - К.: НБУВ, 2002. - 209 с.

14. Стенюков М.Б. Секретарское дело. - М.: Приор, 1996. -192 с.

15. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. Вид. 2-ге, доп. і переробл. - К.: Атіка, 2004. - 592 с.

16. Шейнов В.П. Секретар: секреты профессии. - М.: Ось - 89, 2005 - 208 с.

17. Шепель В.М. Имиджеология: Секреты личного обаяния. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: Культура и спорт; ЮНИТИ, 1997. - 382 с.

18. Варенко В.М. Референтна справа. Навч. посібник – К., Кондор, 2008-212 с.