17779 (Сучасне діловодство), страница 2

– визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві.

Застосування Закону дасть змогу:

– забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;

– запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;

– забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;

– уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу;

– забезпечити неухильне виконання суб'єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів;

– підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства в країні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організаціях;

– оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;

– створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту їх службової інформації.

Цей Закон визначає порядок організації державного контролю (державного нагляду) за господарською діяльністю, головні принципи його здійснення, а також права та обов'язки органів державної влади та їх службових осіб, уповноважених здійснювати державний контроль (нагляд) – контролюючі органи, і суб'єктів господарювання під час здійснення державного контролю (нагляду), з метою налагодження паритетних стосунків між органами контролю та суб'єктами господарської діяльності.В цьому Законі нижченаведені терміни, вживаються у такому значенні:

Державний контроль (нагляд) – сукупність заходів, що здійснюються державними органами в межах своєї компетенції з метою забезпечення додержання норм чинного законодавства.

Контролюючі органи – це вищі, центральні та місцеві органи державної виконавчої влади, їх територіальні відділення та представництва, виконавчі органи місцевого самоврядування, уповноважені здійснювати державний контроль і нагляд, що відповідно до наданих їм повноважень збирають, перевіряють та оцінюють інформацію про господарську діяльність суб'єктів господарювання і вживають до них, у разі необхідності, запобіжних, відновлювальних і примусових заходів.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету автора резолюції. ПК знаходяться в цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою відбору ПК за різними реквізитами резолюцій, який здійснюється за допомогою функції Пошук. При цьому відбір може здійснюватися:

• для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;

• за визначений період часу реєстрації РК або накладення резолюції;

• за авторами і виконавцями резолюцій;

• за контрольними чи неконтрольними резолюціями;

• за резолюціями, що знаходяться на контролі чи є знятими з контролю;

• за резолюціями, виконаними у термін чи з порушенням терміну.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу. Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції – наскрізна взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документу. Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти із списками задач, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції займається великий підрозділ. Крім безпосереднього контролю в кабінеті, система автоматизованого документообігу і діловодства забезпечує наступні види контролю з використанням звітів:

• Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудь структурного підрозділу, що має власну картотеку, по групах документів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що знаходяться в поточній картотеці.

• Зведення про виконання контрольних документів. Це зведення містить дані про кількість виконаних і контрольних документів, що знаходяться на виконанні. Зведення формується по документах поточної картотеки, тобто в зведенні враховуються документи, резолюції на яких накладені посадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення про виконання контрольних документів може бути узагальненим чи по відповідальних виконавцях. При цьому зведення може складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звіт потрапляють дані про кількість документів, що мають контрольні резолюції) і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звіт потрапляють дані про кількість контрольних резолюцій).

Окремий аспект контролю – протоколювання дій користувача з ПК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін, внесених до ПК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного і додаткового розділів ПК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної зміни в протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

2. Охарактеризувати документ: положення про структурний підрозділ

ПОЛОЖЕННЯ – це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їхніх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм підприємств, організацій, установ, фірм.

За змістом розрізняють такі положення:

• про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т.д., їхні структурні підрозділи – комісії, бюро, групи тощо (дод. 9) з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи;

• що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;

• про організацію й проведення різних заходів – культурно- й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення). Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату A4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів України».Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти. Наприклад: типове положення про централізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурний підрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи. Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:

1. Назва відомства та організації.

2. Гриф затвердження.

3. Назва «Положення».

4. Місце «видання», дата.

5. Індекс.

6. Заголовок.

7. Відмітки про погодження.

8. Візи.

9. Текст.

10. Підписи.

Текст положення про структурний підрозділ розбивається структурно на розділи:

– загальні положення (цілі та задачі структурного підрозділу);

– організаційний зв'язок;

– регламентація діяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб);

– фінансово-матеріальна база (ОФ та обігові кошти, порядок розпорядження ними);

– звітність та ревізійна діяльність;

– порядок ліквідації та відповідальність керівника.

ПОЛОЖЕННЯ про структурний підрозділ. Структура тексту:

1. Загальні положення. 1.1 іт. д.

2. Основні задачі в функції.

3. Права, обов'язки начальника канцелярії.

4. Управління службою.

5. Майно і кошти.

6. Контроль, перевірка і ревізування діяльності.

7. Реорганізація та ліквідація.

У Положенні про структурний підрозділ оговорено, що структурний підрозділ утворюється його керівником з метою створення організаційних, економічних та правових умов для реалізації інноваційної політики, охорони законних прав на технології та їх об'єкти, у тому числі на науково-технічні розробки і об'єкти права інтелектуальної власності, забезпечення їх санкціонованого використання підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери управління центрального органу виконавчої влади, Національної та галузевої академії наук України виходячи з потреб держави і суспільства. Структурний підрозділ підпорядковується керівнику центрального органу виконавчої влади, установ Національної та галузевих академії наук України або одному з його заступників відповідно до розподілу обов'язків. У своїй діяльності структурний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами центрального органу виконавчої влади у технологій, інноваційної діяльності, інтелектуальної власності та сфері трансферу, а також цим Положенням. Також прописані усі основні завдання структурного підрозділу та усі права. У положенні зазначені усі права та обов’язки керівника структурного підрозділу. Деякі із них:

здійснює керівництво діяльністю структурного підрозділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на структурний підрозділ завдань;

забезпечує в межах своєї компетенції збереження у структурному підрозділі інформації з обмеженим доступом згідно із законодавством;

погоджує в установленому порядку положення про структурні підрозділи підприємств, установ та організацій, а також функціональні обов'язки їх працівників;

організовує разом з кадровою службою за погодженням з керівництвом центрального органу виконавчої влади, установ Національної та галузевих академії наук України роботу з добору працівників структурного підрозділу, підвищення їх кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву цього підрозділу, визначає функції, права та ступінь відповідальності його працівників, здійснює розподіл обов'язків між ними, забезпечує додержання зазначеними працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку; виконує інші завдання, покладені на нього. Закінчується положення про структурний підрозділ підписом керівника структурного підрозділу і розшифровкою підпису.

У положенні прописані мета створення структурного підрозділу, ціль, кому підпорядковується структурний підрозділ, ким керується, основні завдання структурного підрозділу, сутність його роботи, а токож те на що структурний підрозділ має право.

У типовому положенні прописані права та обов’язки керівника підрозділу і закінчується положення підписом керівника.

Список використаної літератури

1. А.Н.Віденко «Сучасне діловодство», Київ «Либідь» 1998 р.

2. А.С. Головач «Зразки оформлення документів», Донецьк «Сталкер» 1997 р.

3. С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук «Сучасні ділові папери», Київ «А.С.К.» 1998 р.