47499 (Критерии эффективности электронного документооборота), страница 2

3.2.3. Эффективность по Состояниям

Третий и последний рассматриваемый блок критериев – критерии, которые эффективны по состояниям документов, используемых в документообороте. В рассматриваемой модели все документы представляются в виде декомпозированных дискретных состояний документов, которые объединены в множество {Ф}.

Применение данного блока критериев означает выделение в качестве эффективных решений, ориентированных на количественную оценку состояний документов. Множество состояний представляет собой множество всех возможных документов и их промежуточных состояний, используемых в документообороте. Таким образом, применение настоящего блока целесообразно в тех случаях, когда в качестве определяющих требований выступают количественные оценки длительности бизнес- процессов.

Рассмотрим критерии эффективности по множеству {Ф} в Таблице 3:

Таблица 3. Критерии эффективности по множеству {Ф}.

3.2.4. Обобщенный критерий

На основании проведенного анализа из рассмотренных критериев можно выделить те критерии, использование которых дает позитивные оценки. Как мы уже говорилось, предложенные критерии дают полюсные эффективные и полюсные неэффективные оценки.

Очевидно, что следует выделить полюсные эффективные критерии для получения критериев эффективности, к которым должна стремиться система документооборота. Выявление таких решений позволит формировать практики лучших решений (best practices) по проектированию, разработке и внедрению систем документооборота. История таких практик будет полезна для изучения тем, кто приступает к проектированию, разработки и внедрению системы документооборота.

В то же время, полюсные неэффективные решения являются полезными для выявления решений, внедрение которых является максимально неэффективным. Это значит, что если какое-то решений документооборота будет соответствовать такому критерию, то следует прекратить проектирование разработку или внедрение. Такая рекомендация следует из того факта, что каково бы ни было другое решение, оно будет эффективнее выявленного решения.

Рассмотрим возможность получения комплексного критерия эффективности. Такого критерия, который бы включал в себя все рассмотренные выше критерии. Использование обобщенного критерия позволит проводить быстрый анализ о состоянии системы документооборота и получать рекомендации о направлении модификации существующей системы или проекта системы документооборота.

Для наглядности представления получаемого критерия, отобразим рассмотренные критерии эффективности документооборота виде трехмерного пространства. Это представляется тем более удобным в виду того, что в качестве параметров эффективности используются данные из трех множеств. Таким образом, отложим условно элементы множества {Д} на абсциссе, множества {Ф} – на ординате, множества {У} – на аппликате. Очевидно, что такое соответствие является условным и, с точки зрения, адекватности критериев эффективности критериев оборота именно такое установленное соответствие не является значимым.

В начале координат установим минимальные значением рассматриваемых множеств, а именно min {У} min {Д} и min {Ф}. Максимальные значения отложим на осях координат, соответствующих множествам. А именно, max {У} отложим на аппликате, max {Д} отложим на абсциссе и max {Ф} отложим на ординате.

На Рис 1. представлено графическое представление критериев эффективности рассматриваемой модели композитного документооборота. Тетраэдр, выделенный на рисунке более жирными линиями, означает область решений, которые считаются эффективным решениями в соответствии с введенными критериями эффективности.

ФУД

Рис 1. Графическая парадигма критериев эффективности документооборота

Исходя из представленной графической парадигмы, каждое решение документооборота может быть оценено по элементам множеств {У}, {Д} и {Ф}. Отложив на осях координат фактическое значение элементов этих множеств, рассматриваемое решение может быть условно отнесено в некоторую часть параллелепипеда, представляющего весь спектр возможных решений от минимума до максимума. В зависимости от того, в какую область попадет это решение, можно сделать вывод о его эффективности и какие действия следует предпринять для повышения эффективности.

3.3. Количественный анализ

Как основу для получения количественной оценки эффективности будем использовать базовое определение эффективности : Eff = Ап / Ао. Это определение читается: «эффективность равняется отношению полезной работе к общей работе».

Для приведения определения эффективности к понятиям рассматриваемой предметной области, надо обозначить общую и полезную работу в терминах документооборота. Рассмотрим основные элементы, обрабатываемые системами композитного документооборота - документы. На сегодняшний день можно говорить, что практически все документы имеют электронную и бумажную составляющую. Эти составляющие могут быть семантически эквивалентными, но отличатся по форме. Выделим электронных составляющие всех документов в множество . В то же время множество всех бумажных составляющих документов обозначим .

Теперь рассмотрим состояние документооборота в организации до начала активного внедрения системы электронного документооборота. Очевидно, что информационные потоки, проходящие через компьютеризированные системы, есть даже в организации, где не внедрен электронный документооборот. Даже в самой консервативной «бумажной» организации компьютеры используются в какой-то части производственных процессов. Например, для набора текстов, которые впоследствии распечатываются. Можно сказать, что на этом этапе электронные и бумажные технологии существуют изолированно друг от друга.

Теперь рассмотрим этап, на котором в организации началось внедрение электронного документооборота. Этот этап характерен тем, что многое изменилось в привычной рутинной работы большого числа сотрудников, но изменения в бизнес- процессах организации еще не приобрели необратимую форму. Началось пересечение традиционных бумажных бизнес - процессов и электронных технологий. Интересным является тот факт, что, будучи изначально вторичными, электронные технологии достаточно глубоко воздействуют на предмет автоматизации. Бумажные технологии не только видоизменяются после применения к ним возможностей электронных, а и эволюционируют по своей сути. Этот этап характерен тем, что большинство бумажных и электронных бизнес - процессов все еще существуют отдельно. При этом возникает некоторое количество процессов, которые имеют как бумажную, так и электронную составляющую. Такие процессы являются композитными, то есть составными процессами. Двойственность их природы и составляет основу современного понимания понятия «электронный документооборот».

Последний этап – это этап, на котором внедрение системы электронного документооборота закончено, а промышленная эксплуатация системы стала привычной частью работы организации. На данном этапе значительная часть процессов уже являются композитными процессами, большинство сотрудников организации вовлечены в работу системы электронного документооборота. В то же время осталась часть процессов, которые остались только бумажными или только электронными. Одна часть таких процессов образуется из специфических задач, которые плохо автоматизируются. Другая часть образуется в результате эффективного сопротивления персонала, имеющего влияние на руководство организации. Можно предположить, что соотношение композитных процессов к «чистым» соответствует соотношению Парето. Однако это утверждение взято из наблюдений, является эмпирическим и на данный момент не проверено экспериментально.

Количественный критерий эффективности документооборота выражается отношением композитной части к совокупности электронной и бумажной составляющих. Эта оценка приведена ниже в виде Формулы 1. Практическое толкование этой оценки трактуется так: чем большему количеству бумажных документов удастся придать электронную сущность и чем большему количеству электронных процессов удастся найти бумажное отображение, тем эффективнее реализован электронный документооборот.

Формула 1. Формула количественной оценки эффектности документооборота.

4. Выводы

В настоящей статье исследованы критерии эффективности, которые позволяют с высокой степенью адекватности производить оценку проектирования, разработки и внедрения систем композитного документооборота.

В рамках предложенных критериев можно проводить два вида оценок – качественную оценки и количественную оценку. Выбор оценки зависит от требований, предъявляемых к необходимой точности и субъективности.

Для повышения эффективности при создании систем композитного документооборота рекомендуется строить модели, в графовых моделях которых будут отсутствовать циклы.

ЛИТЕРАТУРА

1. Теслер Г.С. Новая кибернетика.- Киев: Логос, 2004. – 401с.

2. Теслер Г.С. Интенсификация процесса вычислений // Математические машина и системы.- 1999.-№2.-С.25-37

3. Круковский М.Ю. Концепция построения моделей композитного документооборота // Математические машины и системы.-2004.-№2.-С.149-163.

4. Tapscott D., Castton C. Paradigm shift: The new promise of Information technology.-New York: McGrawhill, 1993.-288p.

5. Scott Morton M. Information technology and organizational transformation.- Oxford: Oxford University Press, 1991. -201 p.

6. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№1.-С.101-114.

7. Круковский М.Ю. Методология построения композитных систем документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№1.-С.101-114.

8. Круковский М.Ю. Автоматная модель композитного документооборота. // Математические машины и системы.-2004.-№4.-С.37-50.