160526 (Грошові потоки в плануванні на прикладі ВАТ "Сахат" у 2007 році), страница 2

Необхідність контролю витікає з невизначеності майбутнього, на яке впливає багато факторів і їх неможливо в повній мірі передбачити на дату складання плану. Помилки та проблеми, які супроводжують виконання плану, виявляються під час контролю та аналізу їх причин. Зацікавлене у результатах керівництво, цей фактор використовує для попередження кризових ситуацій, попередження прорахунків та помилок. Контроль, в той же час, буде повним і ефективним, якщо він комплексний, всеохоплюючий, своєчасний. Якраз контроль дозволяє виявити виникаючі проблеми, та скоригувати плани до того, як вони переростуть в кризу. Ціль контролю - забезпечення єдності рішення й виконання, попередження можливих помилок і недоробок, своєчасне виявлення відхилень від заданої програми, поставлених завдань і встановлених строків.

Зміст контролю планової діяльності проявляється у виконуваних ним функціях: діагностичної, орієнтаційної, стимулюючої, функції коригування дій, наглядової, а також навчальної і правоохоронної.

Діагностична функція контролю полягає у виявленні фактичного стану справ по виконанню ухваленого рішення, по виконанню показників; орієнтаційна - орієнтує, спрямовує учасників планового процесу, менеджерів на певні орієнтири, тобто ті проблеми, які в цей момент заслуговують на найбільшу увагу; стимулююча - проявляється у виявленні й залученні в роботу всіх невикористаних резервів направлених на досягнення цілей, вимагає творчого підходу до вирішення проблем. Коригувальна функція контролю полягає в уточненні самого рішення, якщо обстановка змінилася. Наглядова - одна з функцій контролю, у ході якого не тільки проявляється увага до втілення задуму, але й критично оцінюються недоліки, обговорюються із зацікавленими особами. Контроль виконує, в цьому випадку, й навчальну функцію, оскільки так званий контролер і учасники обговорень, та й і самі учасники планового процесу оцінюють, аналізують ситуації, які виникають, підвищують свій професійний рівень тощо.

Контролю властива й правоохоронна функція, тому що керівник повинен стояти на „сторожі" дотримання й захисту існуючих норм права в інтересах держави, власника і працівників підприємства.

Варто розрізняти стратегічний і оперативний контроль. Стратегічний контроль направлений на стратегічні плани. Стратегічний план перевіряється на повноту, взаємозв'язок й відсутність внутрішніх протиріч його окремих аспектів. За результатами перевірки або розробляється система контролю за його виконанням, або приймається рішення про коригування стратегічного плану.

Інструменти такого стратегічного контролю використовуються для виявлення майбутніх можливостей і ризиків. Застосовуються методи логістики, портфельного аналізу, аналізу потенціалу, розробка сценаріїв, використання кривої досвіду й кривої життєвого циклу, виявлення стратегічних розривів тощо.

На відміну від стратегічного, оперативний контроль спрямований на досягнення короткострокових цілей. Головна мета оперативного контролю - своєчасне виявлення відхилень від поставлених орієнтирів, цілей і завдань, розробка заходів для вирішення конкретних проблем. Його базою є оперативний аналіз і відповідні інструменти управління, у тому числі АВС-аналіз, аналіз беззбитковості, метод розрахунку сум покриття, функціонально-вартісний аналіз, структурний аналіз тощо.

Процес контролю за здійсненням планової діяльності та реалізацією планів включає такі етапи:

- визначення доцільності контролю (вибір критеріїв, рішення про регулярність, корисність для ефективності управління тощо);

- планування контролю: об'єкти контролю, методи, результати, показники; норми контролю (етичні, правові, виробничі); суб'єкти контролю (внутрішні або зовнішні органи контролю); обсяг і засоби контролю (повний, наскрізний, вибірковий; ручні, автоматизовані, комп'ютеризовані); терміни і тривалість контролю; послідовність, методики тощо;

- вибір показників - фактичних і планових, встановлення розходжень (просте виявлення, кількісна оцінка);

- розробка рішення, визначення його ваги;

- документування рішення і мета перевірки („перевірка перевірки");

- повідомлення рішення (усно, письмовий звіт);

- оцінка рішення (аналіз відхилень, локалізація причин, встановлення відповідальності, дослідження можливостей виправлення, заходи по усуненню недоліків тощо).

Предметом контролю на ВАТ “Сахат” є: факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з'ясування причин відхилень, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Контроль передбачає постійне спостереження за ходом реалізації плану.

Елементи, складові плану, які є об'єктами контролю, — це час, вартість, якість, зміни, які виникають у ході реалізації плану; підготовка, отримання, розподіл і схвалення планових документів, самі плани, стан справ із фінансуванням, експлуатаційні характеристики плану, відповідність цілям діяльності тощо.

Контроль передбачає визначення і документування фактичних показників (результатів реалізації рішень) і порівняння їх з плановими показниками для визначення результатів діяльності.

До контролю відноситься також порівняння очікуваного і фактичного виконання планів, перевірка допустимості вихідних передумов і контроль методичної і змістовної узгодженості планового процесу. При цьому основними засобами контролю є звіти, аналіз, перевірки, маркетингові дослідження тощо.

При організації контролю необхідно враховувати наступне:

- виконання контрольних функцій повинне доручатися особам, досить компетентним у питаннях, що підлягають контролю, щоб оцінити причини й наслідки можливих відхилень, пропозиції по усуненню;

- працівники, що здійснюють контроль, не повинні бути пов'язані єдиними матеріальними інтересами з підконтрольними підрозділами, щоб забезпечити об'єктивність і принциповість оцінок. Існують три загальні різновиди контролю планової діяльності:

- попередній - здійснюється в момент, коли фактичні дії ще не почалися, і полягає в попередньому контролі планів на внутрішню несуперечність, узгодженість з цілями підприємства, реальність тощо;

- поточний — здійснюється безпосередньо у процесі управління поточною діяльністю підприємства, тобто в момент виникнення усіх видів витрат, і допомагає налагодити механізм "зворотного зв'язку", своєчасно регулювати роботу по реалізації планів на основі оперативного виявлення досягнутих результатів та порівняння їх із запланованими;

- заключний - проводиться на стадії завершення реалізації планів і дозволяє проаналізувати накопичений досвід по реалізації цих планів в цілому для наступного їх вдосконалення.

Кінцеві результати планової діяльності багато в чому визначаються двома взаємозалежними факторами:

- якістю складання економістами-менеджерами початкових планових показників діяльності підприємства;

- рівнем виконання прийнятих планів підприємства.

Тому, на ВАТ “Сахат” головне призначення контролю процесу планування повинне полягати в створенні гарантій виконання планів, в їх можливості коригування і в цілому підвищення ефективності управлінського процесу.

Обов'язковими вимогами до системи контролю є: точність; своєчасність; повнота інформації; забезпечення єдності інформації для всіх учасників планового процесу.

Для ефективного використання системи контролю виконання планових завдань важливим є не тільки й не стільки визначення підконтрольних показників і вибір з їхнього числа релевантних, скільки виділення серед них: показників першого рівня (централізованих), що задаються управлінською службою, і показників другого рівня, встановлюваних самими центрами відповідальності. І ті, і інші показники перебувають в межах контролю й відповідальності структурних підрозділів, але в останніх немає повноважень для самостійного коригування централізованих показників (результативності, цільових параметрів).

Контроль за використаннями планових показників повинен здійснюється як самими підрозділами, відповідальними за виконання планів, так і управлінською ланкою, відповідальним за розробку тих або інших планових параметрів.

Що дає контроль підлеглим? Він покликаний інформувати виконавців про хід роботи, її відповідності задумам керівника. Виконавець зацікавлений у тому, щоб його зусилля помітили навколишні та відповідно оцінили. Визнання служить додатковим стимулом до подальших зусиль у роботі, тим більше шановних людей, визнаних авторитетів. Сам факт контролю (у делікатній формі) служить аргументом, що підвищує престиж виконуваного виконавцем завдання, додає самоповаги, впевненості у своїх справах.

Дотримання деяких умов психологічної властивості підвищує ефективність контролю. А саме: коли людина працює захоплюючись цим, самозабутньо й правильно, не варто відволікати її, тому що внутрішньо вона сприйме контроль як перешкоду. Здійснювати контроль потрібно в ситуації, коли у працівника виникають сумніви або коли виконаний деякий етап роботи й він сам готовий поділитися результатами. Питання, часто контрольовані, відбивають особливе значення у свідомості виконавців. Те, що випадає з уваги контролерів, іде в тінь і у виконавця. Тому проводити контроль треба системно. Все повинно перевірятися, хоча й не однаково глибоко.

Основними методами контролю виконання плану є:

1) проведення контролю протягом всього планового періоду (ведеться самими виконавцями та відповідальними за виконання робіт) за критерієм вибору оптимальних альтернатив у рамках встановлених завдань та прийняття поточних управлінських рішень;

2) надходження від відповідних виконавців і керівників кожного рівня, назвемо їх центрами відповідальності, відповідної інформації про хід виконання планових завдань до управлінських служб, які аналізують поточну інформацію та готують рекомендації керівнику по коригуванню дій;

3) контроль управлінськими службами центрів відповідальності протягом усього періоду реалізації плану (наприклад, щомісячне та щоквартальне підведення підсумків) та підготовка відповідних рекомендацій керівнику;

4) проведення контролю спеціальною групою плановому центрі підприємства або незалежними контролерами.

Отже, вибір методу контролю залежить від його характеристик, тобто його розміру, вартості, організаційної структури, термінів його реалізації та ступеня його важливості тощо.

1