Управление затратами Лекции Плотченко (Управление затратами. Лекции), страница 8

Основными задачами выделения бизнес - единиц являются:

1. Повысить мотивацию управляющих и персонала подразделений по увеличению выручки и снижению затрат;

2. Усилить ответственность подразделений за их финансово-экономическое состояние;

3. Увеличить притоки денежных средств через рост загрузки производственных мощностей;

4. Перенести рыночные условия хозяйствования на уровень подразделений;

5. Легализовать теневые предпринимательские доходы подразделений и направить их на финансовое оздоровление предприятия.

Внутренними положениями (регламентами) по предприятию для подразделений имитируются рыночные условия работы. Для этого могут использоваться с одной стороны в качестве «пряника» и мотивации экономические стимулы, а в качестве «кнута», с другой стороны, бюджетирование и санкции за низкие финансовые результаты.

Для построения организационной системы управления предприятием (рис. 5.1.1.) формулируются основные принципы работы бизнес - единиц, схема движения денежных средств через расчетно-финансовый центр (рис.5.1.2.) и закрепляются за бизнес - единицами по планировкам производственные площади и активы предприятия. Формируются договоры внутрихозяйственной аренды между предприятиями и бизнес - единицами.

Для пускового периода выбираются несколько наиболее подготовленных производственных и бюджетных центров финансовой ответственности из числа подразделений исполнительной дирекции, с которыми проводится специальное обучение.

Схема движения денежных средств начинается с поступления денег на расчетный счет предприятия и удержания оплаты услуг банка, налогов и компенсации доли общехозяйственных расходов, установленных по условиям договора внутрихозяйственной аренды между предприятием и центром финансовой ответственности. Оставшиеся средства поступают на лимитные карты центров финансовой ответственности и отражаются на картах о зарплате и по материальным затратам.

Эти средства используются центрами финансовой ответственности по регламентам, которые утверждены на предприятии.

Оплата внутренних услуг по обслуживанию технологического оборудования и помещения входит в компенсацию или удерживается на «входе» или ведется по внутренним трансфертным ценам на основе внутреннего прейскурант.

Разработка методологического обеспечения включает подготовку следующих стандартов предприятия:

• «Порядок движения денежных средств»;

• «Порядок взаимных расчетов между центрами финансовой ответственности через расчетно-финансовый центр (РФЦ)»;

• «Методика расчета арендной платы»;

• «Порядок оценки финансовых результатов центров финансовой ответственности»

• «Порядок формирования и использования кредитного фонда»;

• «Порядок оплаты труда управляющих центров финансовой ответственности и специалистов управленческого персонала»;

• «Положение о РФЦ, субсчетах и лимитных картах центров финансовой ответственности»;

• «Прейскурант трансфертных цен на работы (услуги) по внутренней кооперации».

5.2. Система бюджетирования по центрам ответственности 5.2.1. Понятие бюджета предприятия

Система бюджетирования представляет собой организационно-экономический комплекс, представленный рядом атрибутов, введенных в систему управления предприятием. Такими атрибутами являются:

• особые носители управленческой информации - бюджеты;

• высокий уровень децентрализации управления предприятием;

• структурные подразделения, имеющие статус бизнес - единиц (центров финансовой ответственности).

Назначение системы бюджетирования (финансового планирования и управления) состоит в следующем:

1. Повышение финансовой устойчивости и финансового состояния предприятия:

2. Повышение эффективности использования имеющихся в распоряжении предприятия активов, повышение производительности труда;

3. Повышение обоснованности выделения финансовых ресурсов по отдельным направлениям хозяйственной деятельности;

4. Проведение мониторинга финансовой эффективности отдельных видов хозяйственной деятельности;

5. Прогнозирование, анализ, и оценка различных сценариев изменения финансового состояния компании, ее структурных подразделений и видов деятельности для оперативного принятия соответствующих решений;

6. Определение наиболее эффективных видов и направлений хозяйственной деятельности предприятия;

7. Создание основы для проведения структурной перестройки предприятия, определение тех видов хозяйственной деятельности, которые предстоит свернуть или наоборот расширить в обозримом будущем;

8. Усиление стимулирования руководства и работников подразделений к повышению рентабельности осуществляемых ими видов деятельности, повышение ответственности за связанные с этим доходы и расходы, за конечные финансовые результаты;

9. Обучение руководителей и работников подразделений, чья деятельность связана с получением доходов, основам финансового планирования и финансового менеджмента, лучшему сопоставлению доходов и расходов, связанных с хозяйственной деятельностью их подразделений;

10. Повышение финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений;

11. Обеспечение лучшей взаимосвязи между интересами отдельного подразделения и интересами компании в целом;

В системе бюджетов особое место занимает бюджет доходов и затрат. Его назначение -обеспечение соответствия затрат центра финансовой ответственности источникам их финансирования. Бюджет - это таблица, в которой указан состав затрат подразделения на бюджетный период, их величина, срок осуществления.

5.2.2. Принципы создания системы бюджетирования

Система бюджетирования - это организационно-экономический комплекс, в котором применяются особые носители управленческой информации - бюджеты, каждому структурному подразделению присваивается статус центра финансовой ответственности (ЦФО) и присутствует высокий уровень децентрализации управления.

Бюджет задает направление деятельности предприятия. Он также отражает фактические результаты этой деятельности. Основная идея, реализуемая системой бюджетирования заключается в сочетании централизованного стратегического управления на уровне предприятия и децентрализации оперативного управления на уровне его подразделений.

Основными элементами системы бюджетирования предприятия являются доходы, затраты, финансовый результат (дефицит, профицит), принципы построения бюджетной системы.

Доходы бюджета - денежные средства, поступающие в безвозмездном или безвозвратном порядке в распоряжение соответствующих ЦФО.

Расходы бюджета - денежные средства, направляемые на финансовое обеспечение задач и функций субъекта управления.

Дефицит бюджета - превышение расходов бюджета над его доходами. Секвестр расходов - регулярное снижение всех статей расходов (кроме защищенных) при угрозе дефицита бюджета.

Профицит бюджета - превышение доходов бюджета над его расходами.

Система бюджетирования базируется на следующих принципах:

1. унификация (единообразие) всех отчетных форм для всех подразделений предприятия, независимо от специфики их хозяйственной деятельности;

2. унификация (согласованность) бюджетных периодов для всех структурных подразделений предприятия;

3. унификация процедур разработки бюджетов различных уровней;

4. совместимость бюджетных форм с установленными формами государственной отчетности;

5. совместимость вспомогательных бюджетных документов с основными бюджетными формами;

6. обеспечение возможности составления сводного бюджета;

7. стабильность (неизменность) процедур бюджетирования и установленных целевых нормативов на протяжении всего первоначально установленного бюджетного периода;

8. разделение накладных расходов на затраты подразделений (общецеховые) и предприятия в целом (общезаводские) по принципу, единому для всех подразделений;

9. непрерывность процедуры составления бюджетов, предусматривающей регулярный пересмотр и корректировку ранее сделанных прогнозов на новый период, не ожидая завершения действующего;

1. перед всеми подразделениями заранее формулируются финансовые цели в виде задания определенных норм рентабельности; о

2. учет доходов и расходов, поступлений и списаний денежных средств необходимо проводить в сопоставимых по времени (с поправкой на инфляцию) единицах учета;

3. детальный учет преимущественно наиболее важных статей расходов. чья доля в чистых продажах достаточно велика в процентном отношении.

5.2.3. Бюджетная система предприятия

Бюджетное устройство предприятия представляет собой организационные принципы построения бюджетной системы, ее структуру, взаимосвязь объединяемых в ней бюджетов.

Бюджетная система предприятия - это основанная на производственных, экономических отношениях и структурном устройстве предприятия, регулируемая его внутренними нормативными документами, совокупность бюджетов.

Система бюджетирования представляет собой совокупность взаимоувязанных регламентов работы с бюджетами, планами и отчетами по их исполнению по следующим направлениям:

1. План закупки и реализации;

2. Сметы расходов;

3. Бюджеты и финансовые планы.

Во временном разрезе система бюджетов подразделяется на годовую (с разбивкой по кварталам) и квартальную (с разбивкой по месяцам). Основной принцип бюджетного регламента -скользящий график разработки, предполагающий постоянную корректировку бюджетных наметок по мере окончания каждого бюджетного периода (месяца, квартала, года).

Многофункциональность системы бюджетирования

При внедрении внутрифирменного бюджетирования и финансового планирования следует иметь в виду многофункциональность результатов, получаемых от его применения.

Бюджет как экономический прогноз.

Основные плановые решения принимаются при стратегическом планировании, и процесс разработки бюджета по существу является более детальной проработкой этих решений.

Бюджет как основа контроля.

По мере реализации заложенных в бюджете решений необходимо регистрировать фактические результаты деятельности. Сравнивая фактические показатели с запланированными, можно осуществлять бюджетный контроль. В этом случае основное внимание уделяется показателям, отклоняющимся от плановых, и анализируются причины этих отклонений. Таким образом, пополняется информация обо всех сторонах деятельности предприятия. Но может быть и такая ситуация-когда бюджет был составлен на основе нереалистичных исходных положений. В обоих случаях руководство заинтересовано в получении информации об этом, с тем, чтобы предпринять необходимые действия, т. е. изменить способ выполнения планов или ревизовать положения, на которых основывался бюджет.

Бюджет как средство координации.

Бюджет представляет собой выраженную в стоимостных показателях программу действий в области производства, закупок сырья и товаров, реализации производственной продукции и т.д. В программе действий должна быть обеспечена временная, функциональная и организационная координация (согласование отдельных мероприятий).

Бюджет как основа для постановки задачи.

Разрабатывая бюджет на следующий период, необходимо принимать решения заблаговременно, до начала деятельности в этот период. При этом главным для разработчиков бюджета является своевременная и точная формулировка руководством целей, ставящихся перед компанией на очередной период. Цели управления компанией на данный период («стабилизации» или «развития») определяет и подход к разработке бюджета. Таким образом, сама процедура бюджетирования вынуждает руководителей заняться формулировкой целей.

Бюджет как средство делегирования полномочий.

Одобрение руководством предприятия бюджета подразделения (дочерней организации) служит сигналом того, что в дальнейшем оперативные решения принимаются на уровне этого подразделения, т.е. децентрализовано, если они не выходят за установленные бюджетом рамки.

Бюджет как средство совершенствования организационной структуры предприятия.

В процессе внедрения бюджетирования происходит анализ организационной структуры компании, функций подразделений, прав и обязанностей должностных лиц. При этом выявленные недостатки устраняются, что приводит к повышению качества управления предприятием и само по себе может явиться дополнительным стимулом введения бюджетирования и управленческого учета.

5.2.4. Центры финансовой ответственности предприятия

Внедрение системы бюджетирования на предприятии начинается с выделения внутри него отдельных центров финансовой ответственности (ЦФО).