Билеты и ответы, страница 16

7. Просмотрите все стили, щелкнув на каждом из них. Завершив просмотр стилей.

8. Поочередно щелкните на каждом стиле оформления отчетов.

9. Оставьте заданные по умолчанию установки без изменений и щелкните на кнопке Готово (Finish).

После завершения работы мастера откроется созданная база данных Контакты с главной кнопочной формой на первом плане.

10. Создание файла (New File)

11. На панели задачи в разделе Создание (New) щелкните на кнопке Новая база данных (Blank Database).

Появится окно базы данных, которое не содержит ни таблиц, ни форм, ни запросов, ни каких-либо других объектов.

12. На панели инструментов окна базы данных щелкните на кнопке Создать (New), чтобы отобразить диалоговое окно Новая таблица (New Table).

13. Щелкните дважды на пункте Мастер таблиц (Table Wizard), чтобы отобразить первую страницу мастера.

1. Организация обработки данных. Примеры.

База данных, в которой отображается текущая деятельность компании, полезна только в том случае, если информация в ней постоянно обновляется, а поиск нужных сведений осуществляется быстро. Хотя ввод, корректировка и извлечение табличных данных не представляют особого труда, едва ли можно поручить эти функции пользователям, не

имеющим представления об Access. Дело не только в неэффективности подобного подхода, но и в количестве ошибок, возникающих при работе в режиме таблицы, особенно при вводе информации в связанные таблицы. Решением этой проблемы - и первым шагом на пути превращения базы данных в приложение – являются формы. Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов управления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц. С помощью элементов управления можно вводить новые данные, редактировать и удалять существующие и осуществлять поиск информации.

Подобно печатным формам, формы Access включают поля, предназначенные для ввода данных, и надписи к ним. Но в отличие от печатных форм, они могут включать такие элементы, как кнопки выбора или командные кнопки, что превращает формы Access в объекты, подобные диалоговым окнам Windows или страницам мастеров. Как и любой другой объект Access, форма может быть создана вручную или с помощью мастера. Формы, предназначенные для перемещения по объектам и организации работы, рекомендуется создавать вручную в режиме конструктора. Формы же, основанные на таблицах, следует создавать с помощью мастера и при необходимости дорабатывать в режиме конструктора. И не потому, что создание формы вручную требует особых усилий - просто нет смысла делать то, с чем легко справится мастер. режде чем приступать к созданию формы, нужно решить, на какой таблице она базируется и

для каких целей предназначена. Решив эти вопросы, можно создать форму, воспользовавшись мастером Создание формы (Form Wizard). Если созданная мастером форма не совсем отвечает вашим нуждам, ее можно модифицировать в режиме

конструктора, как и большинство объектов Access.

1. На панели объектов щелкните на пункте Формы (Forms).

2. Щелкните дважды на команде Создание формы с помощью мастера (Create form by using wizard).

3. В списке Таблицы и запросы (Table/Query) щелкните на Таблица: Клиенты (Table: Customers), чтобы отобразить поля этой таблицы в списке Доступные поля (Available Fields).

4. Щелкните на кнопке >>, чтобы переместить все поля таблицы Клиенты в список Выбранные поля (Selected Fields), и щелкните на кнопке Далее (Next). Вторая страница мастера позволяет выбрать внешний вид формы. Если щелкнуть на одном из вариантов, представленных справа, в левой части страницы отобразится соответствующий макет.

5. Щелкните на варианте В один столбец (Columnar), а затем щелкните на кнопке Далее (Next). Появится страница, позволяющая выбрать стиль оформления формы. Каждый стиль можно просмотреть на образце, выделив его в списке.

6. Так как форма базируется на таблице Клиенты, Access предлагает имя таблицы в качестве заголовка формы. Примите предложение, оставьте выделенным флажок Открыть форму для просмотра и ввода данных (Open the form to view or enter

information) и щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроется новая форма Клиенты, в которой отображается первая запись таблицы Клиенты.

7. Воспользуйтесь кнопками перехода внизу формы, чтобы просмотреть несколько записей. Как и с таблицами, с формами можно работать в нескольких режимах. Чаще всего используются режим формы, предназначенный для просмотра и корректировки данных, и режим конструктора, позволяющий добавлять элементы управления, изменять их свойства и положение.

В созданной мастером форме каждое поле, выбранное из таблицы, представлено двумя элементами управления: полем (куда вводятся данные) и надписью к нему. Такие формы связаны с конкретной таблицей, которая является источником записей для формы, а поле таблицы является источником данных для элемента управления. Каждый элемент

управления обладает набором свойств, таких как шрифт и его атрибуты, цвет фона или стиль обрамления. По умолчанию мастер присваивает всем свойствам значения, но их можно изменить, чтобы улучшить внешний вид формы и ее функционирование.

1. Способы ускорения поиска данных: индексация и сортировка. Примеры.

Индекс – средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблицы за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Access автоматически индексирует поле первичного ключа. Для этого нужно выделить в режиме конструктора таблиц поле или поля, которые нужно проиндексировать, щелкнуть правой

кнопкой мыши, и выбрать в контекстном меню пункт Ключевое поле. Кроме того, в том же режиме конструктора можно на вкладке свойств поля выбрать свойство Индексированное поле для любого поля. Потом при желании иметь отсортированную по возрастанию (убыванию) информацию, можно, нажав кнопку Индексы на панели инструментов, выбрать в поле Порядок сортировки соответствующую строку и установить желаемый порядок. Сортировка базы данных в Access представляет собой очень простое действие. При открытии таблицы можно выбрать меню Записи/Сортировка или нажать на панели инструментов кнопки Сортировка по возрастанию (убыванию). Access, выполняя эту команду, отсортирует записи по данному полю так, что текст идет в алфавитном порядке, в порядке возрастания чисел и от более ранней даты к более поздней, – и наоборот. При индексировании создается отдельный индексный файл, при этом сама база данных остается неизменной. При сортировке же изменяется база данных, порядок следования записей.

1. Способы организации связи между файлами. Примеры.

2. Средства создания приложений Примеры.

Формы предназначены для вывода данных на экран в удобном виде, форма может использоваться для поиска данных. Если изъять формы из MS Access, то программа превратится в заурядную СУБД, каких множество. С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. В связи с таким разделением существует два вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинированный подход, – это вопрос творчества [1].

Создадим форму «Список студентов по группам» в режиме мастера форм (одиночная на основании таблицы «Студент», в столбец). Перед тем, как создать эту форму, создадим запрос «Список студентов по группам»:

S ELECT Группа.[Обозначение группы], Группа.[Количество студентов], Группа.[Средний балл в группе при поступлении], Студент.[Номер зачетной книжки], Студент.Фамилия, Студент.Имя, Студент.Отчество, Студент.[Год рождения], Студент.[Балл при поступлении]

FROM Группа INNER JOIN Студент ON Группа.[Код группы]=Студент.[Код группы]

ORDER BY Студент.[Номер зачетной книжки], Студент.Фамилия;

После создания, переименуйте эту форму как «Список студентов по группам» и

просмотрите данные через форму (рис. 26).

Форма «Список студентов по группам»

Формы предназначены и для заполнения базы данных пользователями. Создадим в режиме автоформы формы «Группа» и «Студент» и введем в формы данные (рис. 27). В соответствующих таблицах базы данных появились новые, введенные нами, данные для группы ДХГ-31. Аналогично в режиме автоформы следует создать формы «Кафедра»,

«Преподаватель», «Предмет», «План», «Успеваемость».

З аполнение таблицы «Группа» базы через автоформу «Группа» Для вывода на печать документов на основе данных из базы используются отчеты. Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они

служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги. Создадим отчет «Список студентов по группам» в режиме мастера отчетов на основании запроса «Список студентов по группам», выполненного ранее. Отредактируем в

режиме конструктора отчет, если это требуется, чтобы привести отчет в пригодный для печати вид (рис. 28).

Аналогично, следует создать отчет «Список преподавателей по кафедрам» в режиме мастера отчетов на основании запроса «Список преподавателей по кафедрам», который сформирован на основе рис. 3 предметной области.

Отчет «Список студентов по группам» подготовленный для печати

1. Средства задания ссылочной целостности.

Ссылочная целостность – это ограничение базы данных, гарантирующее, что ссылки между данными являются действительно правомерными и неповрежденными. Ссылочная целостность является фундаментальным принципом теории баз данных и проистекает из той идеи, что база данных должна не только сохранять данные, но и активно содействовать обеспечению их качества

В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность даных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия:

• связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

• связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем поле в свойстве Размер поля (FieldSize) указано значение Длинное целое (Long Integer), или в обоих полях свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Код репликации (Replication ID);

• обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.

Чтобы обеспечить целостность, работа с данными должна производиться с учетом нижеперечисленных правил.

• Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.

• Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.

• Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной таблицей.

Чтобы эти правила контролировались для конкретной связи, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity). Тогда любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records). Если установлен флажок каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields), то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменены и соответствующие значения поля связанных записей. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records), то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

CASE-средство Erwin

1. CASE-средство ERwin. Назначение, состав и характеристика инструментальных средств Erwin. Основные этапы проектирования концептуальной модели предметной области и КМ базы данных с использованием CASE-средства ERwin. Примеры.

ERwin - средство разработки структуры базы данных (БД). ERwin сочетает графический интерфейс Windows, инструменты для построения ER-диаграмм, редакторы для создания логического и физического описания модели данных и прозрачную поддержку ведущих реляционных СУБД и настольных баз данных. С помощью ERwin можно создавать или проводить обратное проектирование (реинжиниринг) баз данных.

Реализация моделирования в ERwin базируется на теории реляционных баз данных и на методологии IDEF1X.
Методология IDEF1X была разработана для ВВС США и теперь используется, в частности, в правительственных, аэрокосмических и финансовых учреждениях, а также в большом числе частных компаний.

Возможны две точки зрения на информационную модель и, соответственно, два уровня модели. Первый - логический (точка зрения пользователя) - описывает данные, задействованные в бизнесе предприятия. Второй - физический - определяет представление информации в БД. ERwin объединяет их в единую диаграмму, имеющую несколько уровней представления.

1. CASE-средство ERwin. Компоненты диаграммы Erwin и основные виды представления диаграммы. Инструменты для создания логической модели БД.

Компоненты диаграммы ERwin и основные виды представлений диаграммы

Диаграмма ERwin строится из трех основных блоков - сущностей, атрибутов и связей. Если рассматривать диаграмму как графическое представление правил предметной области, то сущности являются существительными, а связи - глаголами.
Выбор между логическим и физическим уровнем отображения осуществляется через линейку инструментов или меню. Внутри каждого из этих уровней есть следующие режимы отображения:

• Режим "сущности" - внутри прямоугольников отображается имя сущности (для логической модели) или имя таблицы (для физического представления модели); служит для удобства обзора большой диаграммы или размещения прямоугольников сущностей на диаграмме.

• Режим "определение сущности" служит для презентации диаграммы другим людям.

• Режим "атрибуты". При переходе от предметной области к модели требуется вводить информацию о том, что составляет сущность. Эта информация вводится путем задания атрибутов (на физическом уровне - колонок таблиц). В этом режиме прямоугольник-сущность делится линией на две части - в верхней части отображаются атрибуты (колонки), составляющие первичный ключ, а в нижней - остальные атрибуты. Этот режим является основным при проектировании на логическом и физическом уровнях.

• Режим "первичные ключи" - внутри прямоугольников - сущностей показываются только атрибуты/колонки, составляющие первичный ключ.

• Режим "пиктограммы". Для презентационных целей каждой таблице может быть поставлена в соответствие пиктограмма (bitmap).

• Режим "показ глагольной фразы". На дугах связей показываются глагольные фразы, связывающие сущности (для логического уровня) или имена внешних ключей (для физического уровня).

Диаграмма может занимать более чем один экран и более чем один лист при печати. Для обзора модели предусмотрены, кроме прокруток экрана, режимы уменьшения/увеличения изображения, отображение всей модели, отображение выделенной части модели.

Инструменты для создания модели в ERwin