💯 Документационное обеспечение управления Синергия Колледж Ответы на тесты 1-3, итоговый тест

Электронная подпись (ЭП) – это …

Шаблон – это …

Установите соответствие понятий с их определений:

Установите соответствие понятий и их определений:

Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы:

Установите соответствие между форматом потребительских бумаг и размерами страницы:

Установите соответствие между типами документов и основными процедурами их обработки:

Установите соответствие между сотрудниками и их обязанностями по отношению к документам:

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:

Установите соответствие между названиями эксплуатационных свойств документа и их содержанием:

Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями:

Установите соответствие между классификационными типами документов и их описанием:

Установите соответствие между качественными характеристиками документооборота и их содержанием:

Установите соответствие между документопотоками, которые выделяют по отношению к управленческому объекту, и составом документов:

Установите соответствие между входящими потоками документов и их составом:

Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями:

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

Установите последовательность этапов заполнения регистрационной карточки при работе с входящими документами:

Установите последовательность операций при подписании документа электронной подписью при использовании смарт-карты:

Установите последовательность обработки исходящих документов:

Установите последовательность обработки входящих документов:

Установите последовательность обработки внутренних документов:

Существует два типа реквизитов, такие как …

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, …

Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования:

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи – секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. На что ему стоит обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей?

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

Система документации определяется как …

Система Docsvision включает такие модули, как …

Реквизит документа – это …

Регистрация документа – это …

Расставьте в правильной последовательности этапы создания и обработки формы электронного документа:

Расставьте в правильной последовательности операции в процессе подписания документа электронной подписью:

Расположите этапы срокового контроля за исполнением документов в правильном порядке:

Расположите мероприятия по созданию и использованию ключей для защиты цифровой подписи от несанкционированного использования в правильном порядке:

Распознавание предполагает выполнение таких операций, как …

Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта.

Разграничением доступа к данным и функциям системы занимается …

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

Постоянные реквизиты – это …

Последовательность определенных операций (работ), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации, – это …

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …

Под электронной подписью понимается …

По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как …

Период использования секретного ключа для подписания электронных документов определяется … ключа

Официальный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как …

Официальный документ – это …

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается …документа

Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это…

Определите последовательность этапов первичной обработки документов:

Определите последовательность расположения элементов реквизита «Справочные данные» (сверху вниз, справа налево):

Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма (сверху вниз, справа налево):

Определите последовательность работ, производимых с входящими документами:

Определите последовательность операций в процессе распознавания и ввода данных в информационную систему:

Объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов. Существует общепринятая методика подсчета объема документооборота. В организацию в течение месяца поступило 8 приказов от вышестоящей организации, 11информационных писем, 5 отчетов от нижестоящей организации. Исполнение приказов сопровождалось изготовлением 15 документов, 7 из которых (копии) были направлены в 3 подведомственные организации, 4 подразделения сдали директору отчеты о работе за месяц. Подсчитайте объем документооборота организации за месяц. Представьте результат подсчета в правильном виде.

Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени

Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени

Общий бланк – это …

Нормативные и методические акты относятся к документам … организаций

На несъемных носителях информации ключи должны храниться в … виде

Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это …

Криптография предполагает наличие таких компонент, как …

Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая деятельность компании сопровождается большим количеством исходящих документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий бланк, который можно использовать для этой цели, взяв его за основу. Какие дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они должны быть расположены?

Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как …

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или запустить на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получения средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните почему.

К основным видам срокового контроля относят … контроль

К общим функциям документов относят …

Документооборот любой организации подразделяется на входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Каждый документ организации относится к определенному документопотоку и имеет свой маршрут движения, состоящий из определенных этапов. Документы создаются, согласуются, утверждаются, исполняются, хранятся и т.д. Последовательность работы с документом, т.е. кто, когда и какие операции производил с документом, прописывают в регистрационной карточке. Можно ли по этой информации определить, принадлежит ли документ к исходящему потоку?

Документооборот – это …

Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?

Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна …

Главное правило организации документооборота – это …

Входящий документопоток любой организации составляют документы …

Входящие документы образуют три направления движения, в частности …

Вертикальный документопоток подразделяется на такие потоки, как …

В числе субъектов, обеспечивающих работу всей организации с документами на всех этапах документооборота, – …

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.

В объеме документооборота следует учитывать …

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.

В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота

Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата …

Аутентификация – это …

… – это элемент оформления документа

… - это средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

… – это средство для выработки электронной подписи

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

… – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

… – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

… – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления

… документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме