Ответы на вопросы из коллекции "💯 Документационное обеспечение управления Синергия Колледж Ответы на тесты 1-3, итоговый тест"

Период использования секретного ключа для подписания электронных документов определяется … ключа

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или запустить на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получения средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните почему.

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем, а так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ, поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

Электронная подпись (ЭП) – это …

• средство предохранения информационных процессов от целенаправленных попыток отклонить их от нормальных условий протекания
• последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных
• процессы генерации, хранения, распределения, уничтожения, архивирования и использования ключей в соответствии с принятой политикой безопасности

Шаблон – это …

• заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации
• формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом
• документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое

Установите соответствие понятий с их определений:

• A. Электронная подпись
• B. Ключ
• C. Открытый ключ
• D. присоединяемое к тексту его криптографическое преобразование
• E. конкретное секретное значение набора параметров криптографического алгоритма
• F. средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

Установите соответствие понятий и их определений:

• A. Электронная подпись
• B. Ключ
• C. Открытый ключ
• D. присоединяемое к тексту его криптографическое преобразование
• E. конкретное секретное значение набора параметров криптографического алгоритма
• F. средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы:

• A. A3
• B. A4
• C. A5
• D. 148 x 210 мм
• E. 297 x 420 мм
• F. 210 x 297 мм

Установите соответствие между форматом потребительских бумаг и размерами страницы:

• A. A3
• B. A4
• C. A5
• D. 148 x 210 мм
• E. 297 x 420 мм
• F. 210 x 297 мм

Установите соответствие между типами документов и основными процедурами их обработки:

• A. Исходящие документы
• B. Внутренние документы
• C. Входящие документы
• D. разработка проекта документа в структурном подразделении
• E. обеспечение согласования документа
• F. экспедиционная обработка (прием, проверка правильности доставки, целостности упаковки, вскрытие конвертов)

Установите соответствие между сотрудниками и их обязанностями по отношению к документам:

• A. Руководители
• B. Делопроизводители
• C. Исполнители
• D. осуществляют руководство структурными подразделениями с помощью управленческих документов
• E. обеспечивают работу всей организации с документами на всех этапах документооборота
• F. непосредственно работают с документами

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:

• A. Адресат
• B. Справочные данные об организации
• C. Текст
• D. реквизит документа, включающий наименование получателя документа
• E. реквизит, характерный только для бланка письма
• F. реквизит, отражающий основное содержание документа

Установите соответствие между названиями эксплуатационных свойств документа и их содержанием:

• A. полнота
• B. способность противостоять различным воздействиям
• C. актуальность
• D. свойство документа, означающее, что содержание информации должно обеспечивать как необходимые, так и достаточные условия для принятия решения
• E. свойство документа не реагировать на механические, световые, электромагнитные, биологические и неблагоприятные факторы окружающей среды
• F. свойство документа, означающее необходимую степень современности информации по отношению к решаемой проблеме (соответствие времени решения проблемы) и ее своевременность (насущность)

Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями:

• A. «Ефврат»
• B. «Дело»
• C. Company Media
• D. LanDocs
• E. компания Cognitive Technologies
• F. ЗАО «Электронные офисные системы»
• G. компания InterTrust
• H. АО «Ланит»

Установите соответствие между классификационными типами документов и их описанием:

• A. бумажные документы
• B. личные документы
• C. первичные документы
• D. документы, при создании которых знаки письма наносятся на бумажный носитель от руки, полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии и т.д.)
• E. документы, созданные физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (автобиография, дневник, письмо, мемуары и т.д.)
• F. документы, в которых зафиксированы исходные данные

Установите соответствие между качественными характеристиками документооборота и их содержанием:

• A. Характеристики документопотоков
• B. Маршруты движения документов
• C. Периодичность
• D. состав документов, их содержание
• E. направление, этапы и инстанции маршрута
• F. стадии документооборота

Установите соответствие между документопотоками, которые выделяют по отношению к управленческому объекту, и составом документов:

• A. Исходящий документопоток
• B. Внутренний документопоток
• C. Входящий документопоток
• D. группа распорядительных документов и информационные документы
• E. организационные документы, определяющие задачи и функции организации в целом
• F. документы от подведомственных организаций

Установите соответствие между входящими потоками документов и их составом:

• A. Документы вышестоящих организаций
• B. Документы от подведомственных организаций
• C. Документы от несоподчиненных организаций
• D. Обращения граждан
• E. нормативные и методические акты, законы, постановления, указы
• F. отчеты, докладные записки, письма, акты
• G. письма, запросы, договоры, акты, счета
• H. предложения, заявления, жалобы

Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями:

• A. Итоговый контроль
• B. Текущий контроль
• C. Предупредительный контроль
• D. аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях
• E. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня
• F. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

• A. номенклатура конкретного предприятия
• B. типовая номенклатура
• C. примерная номенклатура
• D. номенклатура дел, отражающая документы конкретного предприятия и зависящая от специфики его деятельности
• E. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре
• F. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре

Установите последовательность этапов заполнения регистрационной карточки при работе с входящими документами:

• занесение информации о документе
• внесение резолюции
• постановка на контроль
• отслеживание хода исполнения
• внесение номера дела

Установите последовательность операций при подписании документа электронной подписью при использовании смарт-карты:

• считывание документа
• вычисление хеш-кода
• запрос ПИН-кода
• ввод ПИН-кода
• проверка хеш-кода и ПИН-кода
• вычисление электронной подписи
• связывание подписи с документом

Установите последовательность обработки исходящих документов:

• разработка проекта документа в структурном подразделении
• согласование проекта документа в структурных подразделениях
• утверждение документа руководством
• регистрация документа при отправке
• экспедиционная обработка документа
• отправка документа

Установите последовательность обработки входящих документов:

• экспедиционная обработка
• регистрация
• рассмотрение руководством и выдача резолюции
• постановка на контроль
• исполнение
• контроль за исполнением
• составление отчетов руководству
• снятие исполненных документов с контроля

Установите последовательность обработки внутренних документов:

• подготовка проекта внутреннего документа
• обеспечение согласования документа
• утверждение
• регистрация
• рассылка по подразделениям
• контроль исполнения документа

Существует два типа реквизитов, такие как …

• стандартные
• постоянные
• обязательные
• переменные

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, …

• продольный
• верхний
• центральный
• угловой

Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования:

• A. Квалифицированная электронная подпись
• B. Простая электронная подпись
• C. Неквалифицированная электронная подпись
• D. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи, имеющих сертификат
• E. формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом
• F. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи – секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. На что ему стоит обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей?

• Самостоятельная генерация ключей позволяет избежать доступа к закрытому ключу посторонних. При генерации ключей уполномоченным органом обеспечивается более высокое качество ключей за счет использования сертифицированных программно-аппаратных средств, этот способ желателен
• Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его лучше генерировать самостоятельно. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре
• Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его лучше генерировать самостоятельно

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано. Для каждого поля определяется размер, его координаты на листе и название
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано визуально, в частности, геометрически, и содержательно
• Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано в трех аспектах: тип поля, способ ввода информации в поле и объем

Система документации определяется как …

• совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
• совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность
• письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления

Система Docsvision включает такие модули, как …

• Делопроизводство
• Управление процессами
• Служебная корреспонденция
• Решения и распоряжения

Реквизит документа – это …

• значок, проставленный на документе для его распознавания
• обязательный элемент официального документа
• обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу
• логотип на официальном документе

Регистрация документа – это …

• запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения документа
• учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам
• снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму
• прием и первичная обработка документов

Расставьте в правильной последовательности этапы создания и обработки формы электронного документа:

• создание структуры
• создание содержания формы
• установка связей между формами
• заполнение из различных источников
• проверка правильности заполнения переменных полей

Расставьте в правильной последовательности операции в процессе подписания документа электронной подписью:

• считывание
• создание хэш-функции
• шифрование хэш-функции
• создание электронной подписи
• присоединение подписи

Расположите этапы срокового контроля за исполнением документов в правильном порядке:

• текущий контроль
• предупредительный контроль
• итоговый контроль

Расположите мероприятия по созданию и использованию ключей для защиты цифровой подписи от несанкционированного использования в правильном порядке:

• генерация
• распределение
• хранение
• использование
• выведение из действия

Распознавание предполагает выполнение таких операций, как …

• Предварительная обработка изображений
• сканирование
• нахождение полей
• контроль качества
• проверка распознанной информации

Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта.

• Используется технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки (ICR), потому что заявление заполнено самим гражданином от руки
• Используется технология оптического распознавания печатных символов (OCR), потому что документ создан самим гражданином на компьютере и распечатан
• Используется технология распознавания отметок (ICR), потому что гражданин галочками отмечает необходимые пункты

Разграничением доступа к данным и функциям системы занимается …

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

• Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа проставлены в документе в момент его отправления компанией-адресантом
• Дата получения и Дата документа – это одинаковые поля, куда проставляется дата получения документа компанией. Входящий номер ставится при получении документа в компании, № документа ставится при передаче его исполнителю
• Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа ставится при передаче его исполнителю

При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

• открытый ключ абонента
• закрытый ключ абонента
• алгоритм создания ключа
• электронный документ

Постоянные реквизиты – это …

• индексы и рисунки, наносимые на типовые заготовки документов
• символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом
• рисунки, символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления
• рисунки, символы и индексы, вносимые в документ при составлении маршрута его движения

Последовательность определенных операций (работ), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации, – это …

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …

• описание настройки системы
• сканирование
• контроль качества
• возможное повторное сканирование
• нахождение полей

Под электронной подписью понимается …

• отсканированная традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения
• реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи
• средство защиты от подделок или потери данных в рукописных документах
• реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного хранения и поиска документа

По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как …

• входящий
• восходящий
• исходящий
• внешний
• внутренний

Официальный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как …

• Дата
• Подпись
• Наименование организации
• Приложение
• Резолюция
• Регистрационный номер

Официальный документ – это …

• любая информация, внесенная в базу данных в виде файла
• любая информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения
• информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам
• любой бумажный документ

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается …документа

Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это…

Определите последовательность этапов первичной обработки документов:

• проверка правильности доставки
• проверка целостности упаковки, сохранности печатей
• проверка комплектности и целостности вложений
• наличие сопроводительной документации

Определите последовательность расположения элементов реквизита «Справочные данные» (сверху вниз, справа налево):

• почтовый адрес
• номер телефона
• номера факсов
• адрес электронной почты
• сайт
• коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО)и причин постановки на учет (КПП)
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)

Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма (сверху вниз, справа налево):

• эмблема организации
• наименование организации
• справочные данные
• дата и регистрационный номер
• ссылка на регистрационный номер и дату

Определите последовательность работ, производимых с входящими документами:

• прием
• первичная обработка документов
• предварительное рассмотрение
• распределение
• регистрация

Определите последовательность операций в процессе распознавания и ввода данных в информационную систему:

• предварительная обработка изображений
• нахождение полей
• проверка распознанной информации
• ввод данных

Объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов. Существует общепринятая методика подсчета объема документооборота. В организацию в течение месяца поступило 8 приказов от вышестоящей организации, 11информационных писем, 5 отчетов от нижестоящей организации. Исполнение приказов сопровождалось изготовлением 15 документов, 7 из которых (копии) были направлены в 3 подведомственные организации, 4 подразделения сдали директору отчеты о работе за месяц. Подсчитайте объем документооборота организации за месяц. Представьте результат подсчета в правильном виде.

• 1
• 2
• 3

Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени

• поступивших в организацию
• созданных в организации
• поступивших в организацию или созданных ей

Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени

• поступивших в организацию
• поступивших или созданных организацией
• созданных в организации

Общий бланк – это …

• бланк документов организации, используемый для составления любых видов документов включая письма
• бланк документов организации, используемый для составления писем
• лист бумаги, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов
• бланк документов организации, используемый для составления приказов

Нормативные и методические акты относятся к документам … организаций

• подведомственных
• вышестоящих
• несоподчиненных
• соподчиненных

На несъемных носителях информации ключи должны храниться в … виде

Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это …

Криптография предполагает наличие таких компонент, как …

• данные
• пароль
• ключ связи
• криптографическое преобразование
• сертификат

Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая деятельность компании сопровождается большим количеством исходящих документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий бланк, который можно использовать для этой цели, взяв его за основу. Какие дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они должны быть расположены?

• Справочные данные – для обеспечения оперативного взаимодействия с партнерами, располагаются они после наименования организации. Ссылка на номер и дату документа – для связи с документом, на который дается ответ, располагаются они под реквизитами Дата и Номер документа
• Справочные данные – для обеспечения оперативного взаимодействия, располагаются они после наименования организации. Место издания документа – для определения места нахождения организации, располагается внизу листа
• Номер и дата документа – для регистрации документа, располагается под наименованием организации. Ссылка на номер и дату документа – для связи с документом, на который дается ответ, располагаются они под реквизитами дата и номер документа

Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как …

• вводная
• заголовочная
• основная
• заключительная
• оформляющая

Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.

• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях и сам определяет дальнейший маршрут документа. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка на получение средств имеет в компании установленный маршрут: непосредственный руководитель – бухгалтер – высший руководитель. Поэтому здесь рекомендуется выбрать согласование документа по регламенту
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту последовательность операций в маршруте для согласования документов уже заложена. Служебная записка создается исполнителем. Так как маршрут определяет руководитель, то надо запустить документ на свободное согласование
• При свободном согласовании исполнитель получает уведомление о заданиях, а дальнейший маршрут документа определяет руководитель. При согласовании по регламенту система сама при запуске согласования выбирает исполнителей на каждой инстанции в соответствии со структурой компании. Служебная записка – это внутренний документ. Поэтому надо выбрать согласование документа по регламенту

К основным видам срокового контроля относят … контроль

• ежемесячный
• текущий
• предупредительный
• ежеквартальный
• итоговый

К общим функциям документов относят …

• правовую
• информационную
• организационную
• управленческую
• коммуникативную

Документооборот любой организации подразделяется на входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Каждый документ организации относится к определенному документопотоку и имеет свой маршрут движения, состоящий из определенных этапов. Документы создаются, согласуются, утверждаются, исполняются, хранятся и т.д. Последовательность работы с документом, т.е. кто, когда и какие операции производил с документом, прописывают в регистрационной карточке. Можно ли по этой информации определить, принадлежит ли документ к исходящему потоку?

• Принадлежит ли документ к исходящему потоку, можно определить по последовательности его обработки. Исходящий документ поступает из внешнего мира, проходит первичную обработку, регистрируется и запускается в работу, исполняется, утверждается и отправляется во внешний мир
• Принадлежит ли документ к исходящему потоку, можно определить по последовательности его обработки. Исходящий документ создается внутри организации по приказу руководителя или в процессе текущей деятельности, при необходимости согласуется с руководителями соответствующих подразделений, утверждается высшим руководством, регистрируется и отправляется во внешний мир
• Принадлежит ли документ к исходящему потоку, можно определить по последовательности его обработки. Исходящий документ инициируется внутри организации по приказу руководителя или в процессе текущей деятельности, исполняется, утверждается и помещается в архив, копия документа отправляется в подразделения организации

Документооборот – это …

• движение документов в организации от руководителя к исполнителям
• технологический процесс архивного хранения документов
• сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов
• процесс подписания и передачи документа в организации

Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?

• Поскольку секретарь работает со всеми документами в организации, ему нужно предоставить права на регистрацию, просмотр и удаление документов
• Поскольку секретарь исполняет функции делопроизводителя, ему нужно предоставить полные права для работы с документами
• Поскольку секретарь исполняет функции делопроизводителя, ему нужно предоставить права на просмотр и регистрацию документов

Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна …

• 256 байт
• 256 бит
• 2256 бит
• 1077 бит

Главное правило организации документооборота – это …

• оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени
• стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами
• стереотипные маршруты движения, свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени

Входящий документопоток любой организации составляют документы …

• вышестоящих организаций
• подведомственных организаций
• отдела кадров
• обращения граждан
• несоподчиненных организаций

Входящие документы образуют три направления движения, в частности …

• руководству организации
• делопроизводителям
• руководству структурных подразделений
• непосредственно специалистам

Вертикальный документопоток подразделяется на такие потоки, как …

• восходящий
• организационный
• нисходящий
• распорядительный

В числе субъектов, обеспечивающих работу всей организации с документами на всех этапах документооборота, – …

• руководители
• исполнители
• секретари
• делопроизводители

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?

• Текущий контроль исполнения документа проводится каждый день посредством подготовки списка всех документов, а предупредительный – за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный – каждый день посредством обзвона всех исполнителей
• Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный контроль проводится за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа также посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.

• Необходимо создать шаблон данного документа, в котором будет заложена вся информация для данного документа
• Необходимо создать шаблон данного документа, в котором будет заложена постоянная информация и будут поля для внесения переменной информации
• Необходимо создать шаблон данного документа, в котором будут созданы поля для внесения переменной информации и поля для выбора постоянной информации

В объеме документооборота следует учитывать …

• только входящие и исходящие документы
• все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии
• только внутренние документы, а также все копии
• все входящие и исходящие документы за определенный период времени

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Поясните, что представляют собой контроль по существу и контроль за сроками исполнения?

• Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Руководитель должен взять на себя эту функцию. Контроль за сроками исполнения – чисто формальная процедура, которую исполняет секретарь
• Контроль по существу позволяет проверить наличие документа на данный момент, этим должен заниматься секретарь. Контроль за сроками исполнения осуществляет руководитель
• Контроль по существу – это оценка правильности решения вопросов документа, эта функция распределяется между сотрудниками. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж отдал распоряжение систематизировать документы по содержанию, выделив две группы – первичные и вторичные (сводные) документы. Как должны быть систематизированы документы о продажах? Ответ аргументируйте.

• Счет и накладную следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Акт и отчет за период составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам
• Акт, счет и накладную следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период составляется по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому отчет относится к сводным документам
• Акт и счет следует отнести к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период и накладная составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.

• Все входящие документы сначала направляются руководству организации, потом 15–20 %направляются руководителям структурных подразделений, остальные – специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности
• 15–20 % входящих документов направляются руководству организации, 15–20 % – руководителям подразделений, остальные –специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности
• 15–20 % входящих документов направляются руководству организации, остальные – руководителям структурных подразделений, которые направляют их специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота

Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата …

• А1
• А2
• А3
• А4
• А5

Аутентификация – это …

• способность подтвердить личность пользователя
• предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии что пользователь – тот, за кого он себя выдает
• механизм разграничения доступа к данным и функциям системы
• поиск и исследование математических методов преобразования информации

… – это элемент оформления документа

• Реквизит
• Бланк
• Список
• Резолюция

… - это средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа

• Криптопровайдер
• Открытый ключ
• Закрытый ключ
• Электронная подпись

… – это средство для выработки электронной подписи

• Криптопровайдер
• Открытый ключ
• Закрытый ключ
• Аутентификация

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

… – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

… – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

… – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления

… документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме