185606 (745662), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:

С нетерпением ждем Вашего письма.

Просим ответить по возможности скорее.

Просим ответить в двухнедельный срок.

Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.

1. Композиция деловых писем

Каждое деловое письмо может содержать один или несколько аспектов - содержательных фрагментов, включающих речевое действие. Отсюда письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Изложение каждого аспекта содержания в сложном письме обычно начинается с нового абзаца. Композиция, или структура, текста официального письма - это последовательность расположения его составных частей - аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями - просьбами, сообщениями, предложениями. Структура письма в этом случае может выглядеть следующим образом:

I. Просим...

II. Также просим...

III. А также просим...

I. Сообщаем...

II. Одновременно сообщаем...

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью. Она определяется как двухчастная: первая часть содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть в аспекте модальности ирреальна, декларативна, она называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования т.п.): Настаиваю на немедленном погашении долга, т.е. композиция служебного письма, содержащего запрос, будет такой:

1. обоснование актуальности запроса;

2. содержание запроса;

3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;

4. формулирование гарантии

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

Во-первых...

Прежде всего...

Во-вторых...

Затем...

В-третьих...

В заключение...

Переходя к следующему вопросу...

Что касается вопроса о...

Учитывая все вышесказанное...

Исходя из вышесказанного...

В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...

Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...

В заключение выражаем надежду на...

В заключение хотим напомнить Вам о...

Объем абзаца колеблется в деловых письмах весьма существенно - от одного предложения до страницы и более.

Абзацное членение может быть проведено в пределах текста одноаспектного письма, представляющего идеальный вариант композиции, а также в пределах одной композиционной части письма, совпадающей с аспектом. Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построении текста, обусловили строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Несоблюдение этих правил затрудняет процесс восприятия текстовой информации. Письма, в которых не соблюдаются правила абзацного членения и выделения аспектов содержания, приходится читать и перечитывать по нескольку раз, что резко снижает их эффективность.

Языковой стандарт делового письма

Своеобразным итогом стандартизации языка делового письма стали тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма.

Образец

ОАО "ЭКСПО-ВОЛГА"

443125, г. Самара, Московское шоссе, 264

Тел.: (8462) 53-45-83, 53-46-96 Per. N__

Тел./факс: (8462) 53-46-67, 56-16-03

Заявка на участие в выставке

Товары и предприятия г. Чапаевска (название выставки)

Полное название предприятия Учебно-производственное предприятие Всероссийского общества слепых

Сокращенное название предприятия (для надписи на фризе):

У	П	П		В	О	С

Примечание. Вписать название фирмы печатными буквами, в одной клетке - один знак.

Адрес предприятия:

Индекс 446115 Республика_______Область Самарская

Район_________Населенный пункт___________

Улица Ленина Дом 99 Офис___________________

Телефон (указать код города) 3-34-47 Телефакс_______

Ф.И.О. руководителя Фирсалов Иван Викторович______

Должность руководителя директор

Количество участников 2 Ф.И.О. ответственного лица__

Количество арендуемой выставочной площади:

а) закрытая выставочная площадь 4 кв.м.

б) открытая (вне выставочного павильона)______кв. м.

Стандартный выставочный стенд 4, 6, 8, 10, 12 кв. м. и т. д.

Забронировать места в гостинице с_____ по _____ на___ человек

Форма участия (очная, заочная)________________

Информация для размещения в каталоге (не более 50 слов, возможно приложение на отд. листе):

электропитание (220В, 380В) Мощность

Расчетный счет N 043657619 в Чапаевском отделении Сбербанка 4259_______

БИК 043657619 кор/счет 600164719 ИНН 6335000194 Код по ОКОНХ 17380 , код по ОКПО 02831722 Дополнительные услуги (вписать в таблицу):

N	Наименование услуги	Цена за единицу	Количество	Сумма

Общая стоимость услуг, предоставленных ОАО "ЭКСПО-ВОЛГА":_______________

Настоящим подтверждаем наше участие в выставке "Реклама. Печатный двор. Дизайн" и выражаем свое согласие с правилами и положениями условий участия.

Участник _____ Руководитель_____ Гл. бухгалтер _____

Организатор _____ Руководитель _____ Гл. бухгалтер_____

Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.

Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений:

В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Трафаретных текстов сегодня становится меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой трафаретные тексты.

Фразы-клише в остальных регламентированных текстах могут представлять собой

1. мотивацию речевого действия

В соответствии с	Протоколом о взаимных поставках предварительной договоренностью решением арбитража подзаконным актом о...
На основании	Протокола о взаимных поставках прейскуранта
В связи с	открытием новой линии выходом из строя агрегата

1. устойчивую речевую формулу ввода информации

Ставлю Вас в известность...

Требуем принять решение о...

Просим принять приглашение на...

1. устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия, прощания, поздравления и т.п.

Уважаемые господа!

Имеем честь предложить Вам...

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Всегда к Вашим услугам.

Все эти стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация.

Заключение

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что непринятым.

Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем". Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.

Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

Список используемой литературы

1. Акиншина А.А., Формановская Н.П. Русский речевой этикет. – М.: Русский язык, 1978

2. Гольдин В.Е. Речь и этикет. – М.: Просвещение, 1993

3. Снелл Ф. Искусство делового общения. – М., Прогресс, 1990

4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.

7. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.

8. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

9. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.

10. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050

11. Колтунова М.В Язык и деловое общение. М.: Экономическая литература. -2002

12. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005

Характеристики

Список файлов реферата