SDOU (730828), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

- в помещение приёмной должны находиться предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения.

Секретарь должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

В комплект мебели (рабочее место секретаря) должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4м² на одного работника. Общая площадь приёмной, где находится секретарь, не должна быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Интерьером приёмной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Наилучшим, признано естественное освещение.

Интерьер служебного помещения и оборудования рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.

Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок своё рабочее место.

Примерный комплект технических средств,

Организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря.

1. Комплект профессиональной, персональой ЭВМ.

2. Пишущая машинка электронная (с электроприводом).

3. Аппарат термокопировальный.

4. Автонабор.

5. Автоответчик, сопряжённый с диктофоном.

6. Часы настольные электронные.

7. Сшиватель документов электрифицированный.

8. Машинка для уничтожения документов.

9. Дырокол двухпуансонный электромагнитный.

10. Прибор канцелярский.

11. Папки регистраторы.

12. Папки с быстродействующим прижимом.

13. Латки для документов.

14. Нумератор – датировщик.

15. Блокнот – шестидневка.

16. Деловой блокнот.

17. Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

18. Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.

19. Оформительские шрифты.

20. Клеевой карандаш.

21. Лента липкая (прозрачная и цветная).

Примерный комплект технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя.

1. Профессиональная персональная ЭВМ.

2. Коммутатор директорский.

3. Часы настольные электронные.

4. Прибор канцелярский.

5. Папки с быстродействующим прижимом.

6. Латки для документации.

7. Блокнот шестидневка.

8. Деловой блокнот.

9. Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

10. Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.

11. Клеевой карандаш.

12. Лента липкая (прозрачная и цветная).

Условия труда СДОУ

Освещение рабочего места и помещения.

Одним из благоприятных условий микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение.

Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Распределение яркости света имеет важное значение, так как большинство документационных операций связанно с использованием зрения (чтение, письмо, работа на пишущей машинке и т.д.). Напряжение зрения вызывает напряжение мускулов тела и влечёт общее утомление.

Помещение служб документации должны иметь естественное освещение, которое оказывает благотворное психологическое воздействие на человека.

Свет должен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левой стороны или спереди, определяющий эффект недопустим. Источник света следует располагать под углом более 30^о от горизонтальной линии взора.

Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45% всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольной лампы).

Температурный режим в служебных помещениях.

В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18-20^оС, а в летний 50-55%.

Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствуют размещению в служебных помещениях цветов.

Оптимальные климатические условия в служебном помещении является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.

Шум в служебных помещениях.

Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. Точно определить степень отрицательного воздействия звука трудно.

Борьба с шумом в помещении ведётся путём звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест.

При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглащающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2-3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ. В области высоких частот. Кроме того для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.

Однако следует знать, что в определённых дозах шум не только не вреден, но даже полезен. Так, приятная, правильно подобранная музыка стимулирует производительность труда, способствует ритмичности.

Цветовое оформление служебных помещений.

В соответствии с требованиями технической эстетики выбор окраски служебных помещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений. Использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние.

Для сотрудников служб документации необходимо создать определённый зрительный комфорт. Важным является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда. Например, секретарь, использует цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.

Конкретные цвета должны соответствовать функциям помещения. Помещения с высокой температурой (южные районы страны) целесообразно окрашивать в холодные тона, а для помещений с низкой температурой (северные районы страны) больше подойдут тёплые тона. С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности помещения. Например светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная уменьшает. Используя, различные цвета, можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки.

Состав воздуха

В служебном помещении необходимо регулярное проветривание или конденционирование. Хорошо проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут, тогда воздух полностью меняется. Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебных помещений.

Режим труда и отдыха

Режим работы сотрудники СДОУ должны предусматривать определённое чередование периодов труда и отдыха.

В пятидневной рабочей недели, рабочий день персонала СДОУ составляет 7ч. 15мин. При общей продолжительности рабочей недели 36ч. В соответствии с действующим законодательством выделяется перерыв в 1час, он должен предоставляться не позднее, чем через 4ч. после начала работы.

Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка.

Необходимо проводить физкультурные паузы 5-10мин. За 1,5ч. до обеда и за 1-1,5 до окончания работы.

Организация рабочего места секретаря

Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой

организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

• в помещении приёмной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления.

Организация рабочего места руководителя

Одной из обязанностей секретаря является обеспечение всем необходимым рабочего места руководителя, контроль за поддержанием чистоты и порядка в кабинете, исправностью технических средств.

Принципы планировки рабочего места руководителя примерно те же, что и рабочего места секретаря. Несколько другие требования предъявляются к размерам, форме, внешнему виду мебели. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится, как правило, перпендикулярно столу руководителя.

В комплект мебели для кабинета руководителя обычно входят: стол письменный двухтумбовый, стол (тумба) для средств связи и оргтехники, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка, стол и стулья для приёма посетителей.

Секретарю следует руководствоваться правилом; ничего не менять по своему усмотрению в кабинете руководителя, не согласовав предварительно с ним возможность перестановки мебели, средств оргтехники, а также расположения канцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности стола. Секретарь должен выполнять работу в стиле своего руководителя, знать его привычки, особенности работы с документами и учитывать их. Необходимо следить за тем, чтобы на столе всегда была чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, заточенные карандаши, свежая вода в графине, чистый стакан.

Значительно облегчает работу руководителя и секретаря переговорное устройство, позволяющее осуществлять обмен информацией. При этом отпадает необходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для получения задания.

Генеральный директор предприятия - несёт ответственность за технологический процесс проводимый на предприятие соблюдение правил техники безопасности и правильности производственного процесса, обеспечение предприятия материалами необходимы для выполнения технологического процесса, а также за сбыт продукции.

Заместитель генерального директора предприятия – несёт ответственность за выполнение технологического процесса правил техники безопасности, за правильное составление технической документации предприятия, а также выполняет обязанности директора в его отсутствие.

Главный бухгалтер – назначается и снимается с должности директором предприятия. Главный бухгалтер в своей работе руководствуется действующим законодательством и инструкциями по бухгалтерскому учёту. Главный бухгалтер является материально ответственным лицом.

Заведующий складом – несёт ответственность по учёту материалов (вспомогательных материалов, запасных частей) это:

- правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;

- контроль за сохранность материалов в местах хранения;

- контроль за соблюдение установленных норм запасов.

Министерство Образования и Высшей школы

Республики Коми

Профессиональное училище № 25

Письменная квалификационная работа

Тема: Служба документационного обеспечения управления

Учащаяся: Маликова Ольга Петровна

Группа: Гр. № 109

Профессия: Секретарь – машинистка

Преподаватель: Шумихина Наталия Евгеньевна

Инта

2001 г.

Характеристики

Список файлов реферата