136456 (723126), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

* разбор допущенных ошибок, анализ удачных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

Шаг третий: работаем с оргкомитетом.

Работа с оргкомитетом начинается сразу после принятия решения об участии вашей фирмы в данной выставке. Ваше согласие в участии оформляется подписанием договора-заказа. Вам необходимо предусмотреть выполнение оргкомитетом следующих работ:

* предоставление аренды выставочной площади (оборудованной/необорудованной);

* аренда и монтаж выставочного оборудования;

* установка розеток, дополнительного осветительного оборудования;

* предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, холодильника, телефона, столов, стульев;

* надпись на фризе (название вашей фирмы над вашей экспозицией);

* публикация материала в каталоге выставки;

* охрана.

В стандартный набор услуг входит также обеспечение персонала пропусками и бэджами, фуршет для руководства по случаю открытия. Под выражением «оборудованная выставочная площадь» обычно подразумевается наличие стен, коврового покрытия, одной розетки, фриза, пластикового стола и двух пластиковых стульев. Если Вы, действительно заботитесь об имидже своей фирмы, лучше эту мебель заменить своей, но более достойной.

Оргкомитет может предложить вам дополнительную выставочную мебель, витрины и другое оборудование, прошедшее несколько выставок и выглядящее не лучшим образом. Цены за эксплуатацию можно отнести к разряду паранормальных. К тому же оно сливается с общим фоном, поскольку выполнено из тех же комплектующих, что и весь стенд.

Если у Вашей фирмы приличный бюджет, если вы участвуете в выставках регулярно, имеет смысл позаботиться о собственном комплекте оборудования, выполненного на заказ. Вы можете его использовать многократно и стоимость, таким образом, будет уже не так велика. Вы знаете, что уже появились специальные телескопические конструкции, помещающиеся в сложенном виде в небольшой чемоданчик, а в разложенном создают экран в 6 кв.м и более.

Обо всех недоработках следует сразу же сообщать в оргкомитет. Желательно, что бы все переговоры с оргкомитетом, заказ оборудования и услуг, контроль над их выполнением вел один представитель вашей фирмы, иначе могут возникнуть недоразумения, что затянет выполнение необходимых работ и может вызвать ненужные трения с представителями оргкомитета.

Никогда не считайте работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Опыт первых дней, а иногда и часов работы может показать, что какие-то решения были не совсем правильными. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести какие-то изменения. Если изменение невозможно, учтите ошибки хотя бы на будущее и не повторяйте их на следующих выставках. Как говориться, не ошибается только тот, кто ничего не делает.

Шаг четвертый: готовимся

12 недель до выставки

* Выберите интересующую вас выставку

* Проанализируйте выставку. Какова ее общая тема? Кто будет ее посещать?

* Отправьте заявку

11 недель до выставки

* Соберите выставочную команду, чтобы совместно продумать план ее проведения

* Рассчитайте и утвердите бюджет выставки

* Укомплектуйте состав стендистов

10 недель до выставки

* Начните планировать экспозицию

* Проконсультируйтесь с дизайнерами

* Держите постоянную связь организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений

9 недель до выставки

* Продолжайте оформление выставочного стенда

* Проведите еще одно собрание с вашей выставочной командой

* Подкорректируйте бюджет

8 недель до выставки

* Проведите тренинг стендистов

* Поработайте с выставочной командой над экспозицией

* Подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по рекламе и продвижению вашего участия в выставке

7 недель до выставки

* Завершайте работу по дизайну и графическому оформлению

* Изготовьте рекламную продукцию, которую будете использовать на выставке

* Закажите оборудование, необходимое для выставки

6 недель до выставки

* Проведите собрание со своей командой

* Совместно с вашим рекламным отделом разработайте пресс-релизы и методы работы со СМИ

* Договоритесь о доставке всех выставочных материалов и оборудования

5 недель до выставки

* Организуйте обучение персонала работе в выставочных условиях

* Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, ковровое покрытие, уборка, электричество, грузчики, телефоны, компьютеры, охрана и т.д.)

* Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей

4 недели до выставки

* Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности

* Окончательно распределите персонал

* Составьте расписание работы

3 недели до выставки

* Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам

* Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо;

* Активизируйте предвыставочную подготовку персонала

2 недели до выставки

* Проведите заключительную репетицию с вашей командой. Будьте готовы к любым неожиданностям

1 неделя до выставки

* Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки.

* Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки

1 день до выставки

* Начистите туфли, погладьте костюм и примите успокоительное

Шаг пятый: подбираем персонал.

Для работы на выставках отбирают персонал, обладающий такими качествами:

· умение и желание общаться с людьми;

· знание продукции фирмы ее истории, направлений деятельности;

· выносливость;

· привлекательная внешность.

О последнем пункте следует сказать особо. Последнее время все большее количество фирм слишком большое значение придают “длинным ножкам и большим глазкам”, забывая, что чрезмерно красивая внешность часто отвлекает от экспонатов, выставленных на стенд, или, как говорят профессионалы, «вампирит».

Те, кто регулярно «выставляется» на Украине не мог не запомнить консультанта из Киевского «Бюро Маркетинговых Технологий» Машу Ганженко. Она сама становилась в павильон вместе со стендистами фирмы-клиента. Яркая стройная высокая длинноволосая брюнетка с шикарной белозубой улыбкой, она в течение 10 минут одним своим видом останавливала движение по проходу, в течение получаса собирала у стенда мужчин всех ориентаций, а через час полностью блокировала работу выставки.

Да, к вечеру у нее было не менее сотни визиток и такое же количество приглашений провести вечер. Но редко кто из владельцев этих визиток мог припомнить, у какого стенда шел разговор. За это ли деньги экспонента плачены?

Да мне и самому приходилось не раз отгонять выставочных донжуанов от собственных чрезмерно миловидных стендисток, не овладевших навыком рубить непродуктивные контакты (или не хотевших его применять). Вывод: в выставочном деле внешняя красота, практически, означает профнепригодность. Впрочем, не ударяйтесь в другую крайность: Квазимодо был добрым парнем, но на выставочном стенде ему тоже не место.

Немаловажный параметр при подборе стендистов – опытность. Вы пошлете “зеленного” неопытного торгового представителя к солидному клиенту? Конечно, нет. По той же причине вам не следует пускать новичков на ваш выставочный стенд.

И о коммуникабельности. Застенчивый от природы, некоммуникабельный человек вряд ли сможет работать в режиме быстрого налаживания контакта с посетителями, постоянно сменяющими друг друга. Поэтому, подбирая стендистов, необходимо учитывать их личные качества и свойства характера.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости. Это особенно важно, если ваши товар или услуга достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали предмет и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь передать в общих чертах названия, общие характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи вашей продукции.

Нельзя объять необъятного. Перечень продукции, которую вы собираетесь представить на выставке должен соответствовать тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы.

До начала выставки необходимо провести инструктаж будущих стендистов по вопросам:

· тематика выставки;

· цели участия выставки;

· перечень продукции, услуг, представляемых на выставке;

· основные новинки;

· задачи, стоящими перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров на поставку, продажу и т. д.)

· план стенда;

· закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

· распорядок работы;

· в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;

· основные категории предполагаемых посетителей;

· формы регистрации посетителей;

· формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию. Как правило, все это размещают в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями для оптовых покупателей и т.п. Другая – материалы для потенциальных клиентов: флаеры, буклеты, обычные прайсы и т.п.

Это вы сделать должны. Чего же вы не должны делать? Руководитель не должен в присутствии посетителей распекать или давать “ценные” указания стендистам, недопустимо также проведение совещаний об улучшении работы на стенде во время работы выставки, в присутствии посетителей.

Шаг шестой: приглашаем посетителей.

Самым эффективным способом привлечь потенциальных клиентов является персональное приглашение. Это подтверждает любой сегмент рынка: покупатели, продавцы, клиенты, с которыми мне довелось работать. Все согласились, что лучшим способом привлечь их на выставочный стенд было персональное письмо с вескими доводами, почему они должны посетить его.

Первый шаг в этом процессе - определение вашей целевой аудитории и подготовка списка адресов постоянных покупателей и потенциальных клиентов. Составить список первых легко. Больше труда потребуется для подготовки списка потенциальных клиентов, поскольку необходимо собрать все адреса и имена. Ваши торговые представители могут иметь списки клиентов, которым они очень хотели, но пока ничего не сумели продать.

Где еще можно найти информацию о потенциальных клиентах?

· В справочниках

· В торговой палате

· В интернете (через поисковую систему по ключевому слову)

· Через ассоциации

· Через СМИ, просто отслеживая их рекламу

Раздобыв все эти списки, начинайте использовать их за два-три месяца до открытия выставки. Отправляйте персональные приглашения, желательно от имени руководителя компании. Письмо не должно быть длинным, оно должно уведомлять о названии выставки, времени ее поведения, о представляемом продукте и о пользе, которую посетители смогут извлечь из визита на ваш выставочный стенд, место его расположения, а также имя и номер телефона вашего сотрудника, у которого можно будет получить информацию. В этих письмах важно то, что они персональные. Получатель чувствует, что о нем заботятся и видят в нем солидного клиента. Поэтому же лучше отправить это приглашение с курьером, а не по почте, и, упаси Бог, не факсом.

Спустя неделю после первого письма ваш сотрудник, отвечающий за контакты с клиентами, должен продолжить дело, чтобы телефонными звонками, дополнительными письмами и приглашениями заставить потенциального клиента посетить ваш выставочный стенд. Не удовлетворяйтесь простыми обещаниями, найдите к нему личный подход и назначьте встречу на выставке. Он будет обязаны посетить выставку, раз уж вы договорились о встрече.

Привожу пример образцово-показательного телефонного разговора с потенциальным посетителем стенда:

Доброе утро (день, вечер, ночь), Модест Максимович* !

Это Себастьян Горемыкин*. Я начальник отдела маркетинга компании “ххх”.

Не планируете ли Вы посетить выставку «ПересыпьЭкспо 2001»* ?

(Если нет) Очень жаль. Мы хотели бы показать Вам нашу новейшую...

Может быть, кто-либо другой из вашей компании сможет посетить ее?

(Если нет) Ну что ж, благодарим Вас, Модест Максимович

До свидания.

В этом случае ничего не поделать. И не следует считать это поражением. Вы потратили несколько минут на контакт и определили его непродуктивность. Было бы хуже, если бы Вы все-таки затащили не склонного становиться вашим клиентом Модеста Максимовича на выставку, где без толку потратили бы на него битый час.

Если вы получили ответ “да” на первый вопрос

Прекрасно! Мы бы очень хотели назначить Вам встречу в нашем выставочном павильоне. Подойдет ли вам 11:30 в понедельник, или больше вторник в 14.45? (старый, как мир, прием мнимого выбора + впечатление, что у вас уже масса клиентов и все расписано по минутам)

Если Модест Максимович согласен

Я запишу вас в график встреч на 11.30 в понедельник, а подтверждение отправлю по почте (это действительно нужно будет сделать). Спасибо, что уделили нам время!

Если он не хочет назначать точное время

Понимаю, Модест Максимович. Может быть, мы смогли бы договориться на утро в понедельник или на дневное время?

(Пауза) отлично, большое спасибо. Я передам эту информацию Феодосию Раболепскому *, который будет связываться с вами в дальнейшем. До свиданья!

*все имена и названия изменены. Любые совпадения являются случайными.

Шаг седьмой: продвигаем выставку.

Обычно компании-экспоненты относятся к выставкам как к мероприятию трех-пяти дней, сосредотачиваясь на том, как провести это время с максимальной отдачей. Такой подход использует лишь одну треть общего маркетингового потенциала выставки. В действительности, ваше участие в выставке должно раскручиваться на протяжении двух-трехмесячной кампании до, во время и после выставки (см. «Шаг второй»). Интересно, что это стимулирует не только заказчиков и потенциальных клиентов, но и сотрудников. Далее, продолжая удачно проведенную выставку энергичной послевыставочной кампанией, вы сможете добиться максимального успеха. Короче: мощная маркетинговая кампания может увеличить эффективность выставки в несколько раз.

Отправляйте свои пресс-релизы (как грамотно готовить и рассылать пресс-релизы читайте материал этого же автора «Пресс-конференция: шагаем сами») всем периодическим изданиям за месяц-полтора до открытия выставки. Примерно столько времени необходимо газетам, чтобы подготовить материалы в спецвыпуски. Естественно, не каждое издание набросится на ваш пресс-релиз как на подарок судьбы. Но если они хотя бы раз напечатают вашу информацию, то игра стоит свеч.

Шаг восьмой: выставочный органайзер

Установив график подготовки к выставке, обратимся к другому ценному вспомогательному средству достижения успеха - выставочному органайзеру. Для этого вам нужен блокнот, состоящий из восьми разделов, который поможет вам все спланировать четко и логично. Ниже детально описан каждый из этих разделов.

ПЛАНИРОВАНИЕ

Этот раздел включает в себя ваш график, бюджет, записи, время проведения собраний вашей выставочной команды, задачи выставки и другие материалы, относящиеся к планированию выставки.

ЭКСПОЗИЦИЯ

Характеристики

Список файлов реферата