121988 (716291), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений н работников учреждения.

Наряду с организацией документоо6оротавпонятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хранения документов - это .совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации до­кументов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело». Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в опреде­ленной последовательности с указанием сроков их хранения; под де­лом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или /участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку. Рассмотренные в данном разделе термины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документации, .документооборот и др.,— обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются другие понятия, раскрывающие отдельные специфические стороны изучаемой предметной области,

2. Основные нормативно-методические документы по делопроизводству

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокуп­ность законов, нормативных правовых актов и методических доку­ментов, регламентирующих технологию создания, обработки, хране­ния и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некото­рые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере инфор­мации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федера­ции, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; .. .

правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных об­разований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, ме­тодические документы по делопроизводству учреждений, организа­ций и предприятии.

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления.

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого тру­да и охране труда;

Законодательство Российской Федерации, правовые акты Президента, Правительства Российской Федерации) федеральных органов исполнительной власти в области документационного обеспечения

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятель­ности любого учреждения, организации, предприятия. Законодатель­ство Российской Федерации регламентирует общие принципы орга­низации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октя­бря 1994 г., 2-я часть - 22 декабря 1995 г. Гражданский кодекс опре­деляет правовое положение участников гражданского оборота, осно­вания возникновения и порядок осуществления права собственнос­ти и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной де­ятельности (интеллектуальной собственности, регулирует договор­ные и иные обязательства, а также другие имущественные и связан­ные с ними личные неимущественные отношения. Участниками регулируемых гражданским законодательством отношений являются граждане и юридические лица. В регулируемых гражданским законодательством отношениях могут участвовать так­же Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и му­ниципальные образования.

Регулируя гражданские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в це­лях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие части Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при со­здании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица, ст. 160 устанавливает письменную форму сделки и основные требования, предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды догово­ров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны; ст. 420-453 содержат общие положения о договоре, включая положения о форме, особенностям заключе­ния, изменения и расторжения договора.

Наряду с Гражданским кодексом Российской Федерации отдель­ные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами. Закон Российской Федера­ции "0 стандартизации" от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обяза­тельные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государст­ва посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их приме­нение, осуществление государственного контроля и надзора за со­блюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты. Закон «О стан­дартизации" возложил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии н сертификации (Госстандарт России) фор­мирование и реализацию государственной политики в области стан­дартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требований государственных стандартов, участие в работах по международной (региональной) стандартиза­ции, организацию профессиональной подготовки н переподготовки кадров в области стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм н реко­мендаций по стандартизации на территории Российской Федерации, если иное не установлено международными договорами Российской Федерации. В развитие этого закона Правительством Российской Фе­дерации 12 февраля 1994 г., принято постановление «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений» серти­фикации продукции н услугу утвердившее положения о порядки создания и правилах пользования федеральным фондом государст­венных стандартов, общероссийских классификаторов технико-эко­номической н социальной информации (ОКТЭИ), международных (региональных) стандартов и о порядке опубликования государст­венных стандартов и 01СГЭИ и ряд другим постановлений и распо­ряжений, Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации, от 20 февраля 1995 г N 24-ФЗ . устанавливает, что информационные ресурсы (документы н массивы документов) являются объектами отношений физических, юридиче­ских лиц» государства и защищаются законом наряду с другими ре­сурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы н отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории ин­формации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты ин­формации,

Документирование информации — обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы —осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственны­ми за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информацион­ные ресурсы могут быть государственной и негосударственной соб­ственностью и находиться в собственности граждан, органов госу­дарственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Российская Федерация и субъекты Российской Федерации являются собственниками информационных ресурсов, создаваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, полученных путем иных установленных законом спосо­бов. Государство имеет право выкупа документированной информа­ции у физических и юридических лиц в случае отнесения этой ин­формации к государственной тайне. Собственник информацион­ных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разреше­ния соответствующих органов государственной власти. Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юри­дических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собст­венностью данных юридических и физических лиц. Субъекты, пред­ставляющие в обязательном порядке документированную информа­цию в органы государственной власти и организации, не утрачивают свои права на эти документы и на использование информации, со­держащейся в них. Документированная информация, представляе­мая в обязательном порядке в органы государственной власти и ор­ганизации юридическими лицами независимо от их организацион­но-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющим эту информацию. Информационные ресурсы, являющиеся собственностью государст­ва, находятся в ведении органов государственной власти н организа­ций в соответствии с их компетенцией, подлежат учету и защите в составе государственного имущества. Информационные ресурсы могут быть товаром, за исключением случаев, предусмотренных за­конодательством Российской Федерации.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми пра­вами, предусмотренными законодательством Российской Федерации, в том числе он имеет право:

назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение ин­формационными ресурсами, или оперативное управление ими;

устанавливать в пределах своей компетенции режим и прави­ла обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Граждане, органы государственной власти, органы местного са­моуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организа­циям, ответственным за формирование и использование государст­венных информационных ресурсов.

Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатизации» от 20 января 1994 г, постановлениях Правительст­ва «Об информационном обеспечении предпринимательства в Рос­сийской Федерации от 1 декабря 1994 г., «Об улучшении информа­ционного обеспечения населения Российской Федерации» от 12 ян­варя 1Э96 гидр.

Федеральный закон «Об участии в международном информаци­онном обмене» от 4 июля 1996 г № 85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном инфор­мационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, субъек­тов Российской Федерации и муниципальных образований, защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при меж­дународном информационном обмене. Закон определяет: объектом международного информационного обмена может быть документи­рованная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного ин­формационного обмена, а его субъектами - Российская Федерация) субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица Российской Федерации, физические и юридические лица иностран­ных государств, лица без гражданства.

Закон устанавливает: право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, ограничения при осуществлении международного информационного обмена (ограничения на вывоз), использование средств междуна­родного информационного обмена (защита конфиденциальной ин­формации), пополнение государственных информационных ресур­сов Российской Федерации путем международного информационно­го обмена, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам и другие во­просы международного информационного обмена.

Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г № 5485 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Фе­дерации. К государственной тайне закон относит защищаемые госу­дарством сведения в области его военной, внешнеполитической) эко­номической, разведывательной) контрразведывательной и оператив­но-розыскной деятельности, распространение которых может нане­сти ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанавлива­ет полномочия государственных органов и должностных лиц, при­званных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, распо­ряжение сведениями) составляющими государственную тайну, поря­док ее защиты, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и другие вопросы.

Положения этого закона нашли развитие в Указе Президента Российской Федерации «Об утверждении перечня сведений) отне­сенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г., постановле­нии Правительства Российской Федерации «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 5 декабря 1991 r, постановлении Пенсионного фонда России «Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию» от 30 авгу­ста 1996 г. и др.

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Со­ветом Российской Федерации 7 июля 1993 г., направлены на совер­шенствование организации архивного дела в стране, предотвраще­ние порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу, регулиру­ют формирование) организацию хранения, учет, использование ар­хивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивают сохран­ность архивных документов, их всестороннее использование в инте­ресах граждан, общества и государства; определяют понятия основ­ных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный документ, архивный фонд, архив, архивное дело к др.), характеризуют состав Архивного фонда Российской Федерации в его государственной и негосударственной частях, устанавливают право собственности на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему управления архивным делом в Российской Федера­ции, порядок хранения, комплектования, учета и использования ар­хивных документов; определяют ответственность за нарушение за­конодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архи­вах и принципы международного сотрудничества в области архивно­го дела.

В развитие Основ законодательства об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах приняты: Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 19Э4 г. «Об утверждении Положения об Ар­хивном фонде Российской Федерации», постановление Совета Ми­нистров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» и др. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, например создание и использование современных автоматизированных н телекоммуникационных систем (закон Российской Федерации «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данным» от 23 сентября 1992 г и другие указы и постановления), законы и иные правовые акты в области связи: федеральные законы «О связи» .от 16 февраля 1995 г. и «О почтовой связи» от 9 августа 1995 г, Почтовые правила от 22 апреля 1992 г, принятые Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи, и другие правовые нормативные акты.

3. Правила оформления документов

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элемен­тов) которые называются реквизитами (подпись) печать) текст) назва­ние вида документа и т.д.)- Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вила документов, называется типовых формуляром.

Характеристики

Список файлов реферата