112602 (710868), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Типову структуру автоматизованої системи управління документацією для підтримки ефективного функціонування системи якості (АСУД) представлено на рис. 5 7.

Рис. 5

До основних завдань АСУД можна віднести:

• розроблення документації та управління документації;

• забезпечення своєчасності й оперативності внесення змін до документів;

• забезпечення надійності та безпечності оброблення і зберігання документів;

• забезпечення контролю в процесі роботи з документами.

За звичай, документи, які створюються у системі є файлами, підготовленими за допомогою Windows-додатків. АСУД має досить широкі функціональні можливості, такі, як надійне зберігання документів, пошук документів за певними ознаками, вільний доступ співробітників до фонду документів з метою ознайомлення або отримання паперової копії, виключення несанкціонованого внесення змін у документи, можливість інтеграції програмних документів до інформаційних систем більш високого рівня в мережах за архітектурою Internet-Intranet.

Еталонний фонд документів призначений для зберігання еталонних копій затверджених документів. Фонд створюється адміністратором АСУД. Документи заносяться до фонду тільки за вказівкою вищого керівництва і призначені для відновлення діючої документації у разі її несанкціонованого зміцнення або втрати.

Еталонний фонд має зберігатись на системному сервері, адміністратор АСУД на регулярній основі повинен здійснювати резервне копіювання фонду на зовнішні носії. Фонд може створюватись і оброблятись засобами пакету “Ефект офіс”.

Фонд затверджених документів призначений для зберігання затверджених діючих документів організації. Документи у цей фонд переносяться з фонду документів, що розробляються за встановленою процедурою на підставі рішення керівництва та адміністратора АСУД, В свою чергу, затверджений документ передається до еталонного фонду, наприклад засобами MS Outlook з спеціальною позначкою.

Фонд створюється і зберігається засобами MS Windows NT, або більш пізньою версією, на диску сервера локальної комп’ютерної мережі.

Розділ документації, що розробляється, призначений для створення, зберігання та оброблення документів, які в подальшому розміщуються у фонді затверджених та еталонних документів. Будь який документ, створений за допомогою додатків MS Work, MS Excel, MS Visio 2000 та інших, може розміщуватись в фонді, де до нього мають доступ розробники або особи з відповідним правом доступу.

Документи, що зберігаються у цьому фонді, можуть бути відредаговані, змінені або вилучені. Фізично фонд зберігається на диску сервера локальної комп’ютерної мережі. У процесі роботи над документом його необхідно копіювати і створювати резервну копію.

Бібліотека документів загального призначення використовується для зберігання документів, отриманих або із зовні, або створених в середині організації, і доступних для усіх співробітників організації. Відповідальність за ведення і актуалізацію бібліотеки несе адміністратор АСУД, Фізично бібліотека знаходиться на робочому диску сервера локальної комп’ютерної мережі.

IV Системний підхід щодо впровадження інформаційних технологій у ВНЗ

На сучасному етапі застосування інформаційних технологій в галузі вищої освіти існує нагальна потреба у реалізації системного підходу, тобто об’єднанні окремих елементів інформаційного забезпечення ВНЗ в єдину інформаційну систему. При цьому дуже важливо правильно визначити основні цілі і засоби їх досягнення. Мається на увазі, що інформаційна система повинна виконувати важливу допоміжну роль у виконанні ключової задачі ВНЗ – підвищення якості підготовки студентів шляхом розроблення і впровадження системи управління якістю на основі принципів TQM і вимог міжнародних стандартів ISO серії 9000:2000.

Така інформаційна система сприятиме ефективному впровадженню системи якості і забезпечуватиме інформаційну підтримку управління основними видами діяльності ВНЗ, його ключовими процесами. Інформаційна система ВНЗ має розглядатись як сукупність апаратних і програмних засобів, баз даних та знань, комплексу документів системи якості, а також кваліфікованого персоналу, здатного обслуговувати і ефективно користуватись системою. Крім забезпечення високої якості навчання інформаційна система має бути зорієнтована на підвищення результативності наукової компоненти діяльності ВНЗ.

Авторами дослідження на основі вивчення досвіду пропонується модель багаторівневої інформаційної системи, яка охоплює ключові напрямки й процеси діяльності ВНЗ та усі елементи його організаційної структури. Як було відзначено, інформаційна система має стати інструментом для підвищення результативності й ефективності системи управління якістю ВНЗ.

Для наочності представлено інформаційну систему супроводження системи якості ВНЗ у вигляді матриці. Система представляє собою ієрархічну 3-х рівневу модульну структуру, яка складається з 3-х підсистем.

Система першого рівня – це автоматизована система управління документацією (АСУД), яка в свою чергу розбивається на системні модулі першого рівня – підсистеми управління документацією кафедри, факультету, інших структурних підрозділів та ВНЗ в цілому.

Система другого рівня – це система управлення базами даних (АСУБД), яка складається з системних модулів другого рівня, СУБД кафедри, факультету, інших підрозділів, ВНЗ в цілому.

Система третього рівня – це автоматизована система управління знаннями (АСУЗ), як сукупність модулів управління знаннями кафедри, факультету, інших підрозділів і ВНЗ в цілому.

Такий підхід до формування системи дає змогу поетапно (помодульно та порівнево) розробляти і впроваджувати інформаційну систему ВНЗ, синхронізуючи цей процес з процесом впровадження системи якості ВНЗ.

Таблиця 1

Розглянемо деякі аспекти функціонування кожної з 3-х систем, з яких складається інформаційна системи ВНЗ.

V. Автоматизована система управління документацією ВНЗ

Автоматизована система управління документацією ВНЗ складається з підсистем або модулів систем управління документами структурних підрозділів ВНЗ, Будь який документ ВНЗ на будь-якому носії за необхідності переводиться в електронну форму, після чого він підлягає зберіганню і обробленню засобами АСУД. У разі недоцільності, або неможливості створення електронної копії має бути створений електронний ідентифікаційний документ. Для нормального функціонування кожного з модулів АСУД ВНЗ необхідно створити нормативне, технічне, програмне, ідентифікаційне забезпечення.

До нормативного забезпечення відповідного модуля відносяться документи системи якості, положення про підрозділи, накази, посадові інструкції, інструкції щодо використання програмного і технічного забезпечення АСУД, стандарти ВНЗ та інші нормативні документи системи якості ВНЗ, склад яких детально розглянуто в 7.

До технічного забезпечення відносяться локальна комп’ютерна мережа, комп’ютери та інше обладнання, необхідне для функціонування АСУД.

Програмне забезпечення АСУД складається з таких програмних засобів, як операційна система MS Windows NT, версії 4.0 і вище, пакетів програм MS Office версії 2000, MS Outlook, спеціальних програмних пакетів, призначених для роботи з великими обсягами документів.

Інформаційне забезпечення АСУД включає всю документацію системи якості ВНЗ як внутрішнього, так і зовнішнього походження. Узагальнено до неї можна віднести інформацію, яку складають бази даних і бази знань автоматизованих систем управління другого і третього ієрархічного рівня інформаційної системи. Однією з важливих функцій АСУД є контроль виконання особливо важливих документів.

Контроль здійснюється шляхом передачі документу електронною поштою за допомогою програми Outlook. Керівник направляє документ для виконання виконавцю з зазначенням термінів і форми виконання. Після виконання завдання керівнику надсилається відповідний звіт.

VI Система управління базами даних ВНЗ

Створення ієрархічної системи управління базами даних передбачає виконання основних функцій, представлених на рис. 6.

Слід зазначити, що впровадження процесного підходу згідно з вимогами ISO 9000:2000 відбилось на структурі інформаційної системи. Адже виконання вимог щодо збирання і аналізування даних по кожному з ключових процесів діяльності організації потребує створення потужної системи управління базами даних, які об’єктивно характеризують продукцію, процеси і загалом систему якості організації. По суті без працездатної СУБД неможливо сподіватись на створення ефективної системи якості і, відповідно, досягти головних цілей існування організації.

Практика застосування програмних продуктів у ВНЗ дозволяє сформулювати рекомендацію щодо створення ефективно працюючої бази даних, за допомогою якої можна вирішувати цілий спектр завдань, пов’язаних з функціонуванням ВНЗ. Зокрема, доцільно використовувати СУБД “Microsoft Access” 9, який на сьогодні є стандартним інструментом для створення баз даних різного призначення. СУБД працює у середовищі операційної системи “Windows”, що дозволяє користувачам швидко адаптуватись і ефективно використовувати базу даних без довготривалої спеціальної підготовки.

VII Система управління знаннями

Третій рівень ієрархії інформаційної системи – система управління знаннями орієнтована на розвиток наукової діяльності ВНЗ. Ця система має забезпечити генерацію нових знань. ЇЇ основне спрямування на основі тісної взаємодії з навчальним процесом є залучення викладацького складу ВНЗ і студентів в інноваційний процес розвитку науки, а також вирішення складних нетривіальних проблем, що виникають у практичній діяльності підприємств і організацій.

Для ВНЗ наукова і науково-дослідна діяльність є однією з найважливіших складових освітнього процесу, що забезпечує залучення студентів до останніх досягнень науково-технічного прогресу і підтримує високий рівень викладання, адекватний потребам економіки й суспільства.

У зв’язку з цим для підтримання конкурентоспроможності ВНЗ має забезпечити використання інтелектуального потенціалу своїх співробітників, а також фахівців, які пов’язані з ним в рамках спільної наукової діяльності.

Дуже важливою є роль сучасних інформаційних технологій для збирання і аналізування відповідної інформації про знання у певних наукових напрямках, що містяться у документах, досвіді, уміннях, навичках співробітників, які визначають подальший науковий розвиток, безпосередньо впливають на стратегічний розвиток самого ВНЗ. При цьому мова не йде про просте накопичення загального масиву знань у певній сфері діяльності. Структуризація знань через опис набору умінь, навичок, досвіду поєднана з виявленням найкращих фахівців – носіїв унікальних знань дає змогу отримувати й генерувати нові знання для вирішення все нових практичних і теоретичних задач, що постають перед суспільством.

Існують дві основні стратегії управління знаннями, а саме кодифікація і персоніфікація 10. Стратегія кодифікації, яка потребує значних інвестицій у розвиток комп’ютерного й інформаційного забезпечення, базується на формуванні масиву знань і відповідних довідково-пошукових системах без прив’язування їх до фахівців, які їх генерували. Це дає можливість іншим спеціалістам повторно використовувати накопиченні знання для вирішення подібних задач.

Характеристики

Список файлов реферата