110515 (709399), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

где Т_н - трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра­ты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мес­та, отдых и т.п.);

Т_н.н - трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас­считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Ф_п.в. - годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч­реждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в од­ной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как след­ствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на со­держание управленческого персонала, так как специалисты ап­парата управления начинают самостоятельно выполнять дело­производственные работы по созданию, подготовке, оформле­нию, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная чис­ленность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для про­мышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе созда­ния службы делопроизводства, стоит и задача нормативной рег­ламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положе­нии, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закреп­ляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действую­щего законодательства, государственных нормативно-методичес­ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламента­цию принятой технологии работы с документами.

В регламентации деятельности делопроизводственной служ­бы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организа­ции, ее функции, задачи, порядок работы (см. § 7.1).

Разработка устава влияет на общую постановку делопроиз­водства, так как конкретно определенные задачи, отражаю­щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо­оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обя­занностей руководителей организации способствует регламен­тации информационных связей, возникающих в процессе вы­полнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управ­ления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые бу­дут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной докумен­тации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры ин­формационных потоков и документооборота.

Подобную роль играют и положения о структурных подразде­лениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанно­сти, выполняемые в процессе деятельности конкретного струк­турного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (во­просы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения доста­точности для принятия управленческих решений.

Положение о службе делопроизводства создается с той же це­лью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с об­щими задачами организации (учреждения).

Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функ­ций службы. При разработке индивидуальных положений кон­кретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым техно­логическим функциям могут быть добавлены функции прогно­зирования развития документационного обеспечения, унифика­ции документов, методического руководства постановкой дело­производства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавли­вает точное название службы делопроизводства, ее место в ор­ганизационной структуре организации, степень самостоятельно­сти службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под­разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчи­няется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требова­ния к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кото­рыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.

Второй раздел Положения формулирует общую цель и ос­новные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.

Третий раздел Положения основной. Он содержит всесто­роннюю характеристику деятельности службы делопроизводст­ва и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подраз­делений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их на­званиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за опре­деленный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирова­ния и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При со­ставлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает уча­стие и в какой форме.

Четвертый раздел Положения «Права» содержит перечисле­ние прав, которые закрепляются за службой в целом для реали­зации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию рабо­ты с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений ин­формацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами мо­жет оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требо­ваний (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).

Для того чтобы установить разграничение прав службы и ее руководителя, в разделе устанавливают персональные права ру­ководителя службы делопроизводства. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, на­значать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

Должностные обязанности руководителя службы делопро­изводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводст­ва, планирование ее работы, контроль за работой сотрудни­ков, совершенствование организационной структуры, созда­ние или участие в разработке нормативно-методического обес­печения деятельности службы.

Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональ­ную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и норма­тивных документов, достоверность информации, ее утечку, ор­ганизацию работы службы, работу с кадрами и т.д.

Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (пе­речисление обязанностей), руководитель службы делопроиз­водства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответ­ственность).

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подраз­делениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделе­ниями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с други­ми структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом раз­деле фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными под­разделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.

Правовая значимость Положения как организационного до­кумента повышается при включении в него разделов, устанавли­вающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделе­ния, порядка стимулирования и мер ответственности работни­ков за выполнение возложенных функций, а также сроки дейст­вия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не отно­сятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организа­ции. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделе­ний, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изме­нении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспреде­ление функций между структурными подразделениями.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, слу­жащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей — должностная инструкция (см. § 7.1). Служебная должность является первичным элементом управ­ленческой структуры. Формирование системы должностей зави­сит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда. Должностная инструкция — действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регули­рующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструк­ций является такой нормативный документ, как Квалификаци­онный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный пере­чень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ*.

Характеристики

Список файлов реферата