123034 (689345)

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла

Сибирский государственный технологический университет

Гуманитарный факультет

Кафедра: Информационных технологий

Курсовая работа

по дисциплине: Делопроизводство и корреспонденция

Пояснительная записка

Задание на Курсовую работу

по дисциплине “Делопроизводство и корреспонденция”

Руководитель

__________ (подпись)

______________________ г

(дата)

_____________________

(Оценка)

Выполнил

(подпись)

______________________ г

(дата)

Курсовое проектирование по дисциплине делопроизводство и корреспонденция преследует две задачи: создание документов УСЗН администрации Красноярского края (средствами Word, Excel), а также анализ обработки документов конкретного вида.

Целью выполнения является повышение эффективности ведения делопроизводства в данном учреждении.

При проектировании выполняются последовательно этапы сбора, анализа и систематизации существующих в учреждениях документопотоков в рамках выбранного вида документов, для чего необходимо:

• Построить схемы информационных потоков для двух документов данного вида: в схеме прорисовать все связи подразделений и служб, обменивающихся данными документами;

• Описать структуру организации, документопотоков, циркулирующих между подразделениями деловых бумаг – какие документы, кем, в каком виде и в какой последовательности обрабатываются в учреждении, какое время затрачивается на их обработку;

• Указать на схеме следующие компоненты: объект, у кого (где) зарождается документ (информация); с какой целью он его порождает, для решения какой задачи, какую форму имеет документ, что содержит (реквизиты и конкретное содержание), кому передается документ далее, как проверяется его исполнение (какие результаты достигаются), где хранится документ, когда уничтожается или передается в архив на хранение.

Задание выдано ________________________2008г.

Преподаватель_____________________

РЕФЕРАТ

Данная курсовая работа представляет собой анализ документооборота и корреспонденции УСЗН администрации Красноярского края, письменного сообщения – жалобы.

Пояснительная записка к курсовой работе включает в себя 18 страниц текста, 3 рисунка, 1 схему, 4 использованных литературных источника.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 5

1. Анализ документооборота в организации 6

1.1. Структура подчиненности отдела делопроизводства 6

1.2 Схема документооборота 6

1.2.1 Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов 6

1.2.2 Движение внутренних документов 8

1.2.3 Движение документооборота в организации ………………………..10

1.3. Жизненный цикл 11

1.4. Контроль исполнения документов 11

1.5 Объемы и структура документооборота 15

Приложение А 17

Литература 18

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях для повышения эффективности управления в социальной сфере необходимо совершенствование работы с документами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ.

Организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда работников. От того, насколько профессионально и целесообразно ведется документация, зависит успех управленческой деятельности социального учреждения.

Работа с документами должна иметь четкий, структурированный порядок, чтобы специалисты учреждаения могли направлять свои усилия на главные цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенные проблемы, затрагивающие их работу.

Таким образом, инструкция по делопроизводству в УСЗН администрации Красноярского края устанавливает систему документирования и организации работы с документами в процессе осуществления функций управления.

Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.

Документом же может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Учреждения в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

Документы учреждения являются информационными источниками, которые имеют юридическую силу.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив краевого органа исполнительной власти (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, Совета администрации края.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

1. Анализ документооборота в организации

1.1. Структура подчиненности отдела делопроизводства

Данное учреждение имеет иерархичную структуру. Начальнику управления подчиняются заместители начальника, а им в свою очередь все отделы. Бухгалтерия, отдел кадров и ПТО подчиняются начальнику управления.

Все функции управления и подчинения сосредотачиваются у руководителя, создается вертикальная линия управления и прямой путь воздействия на подчиненных.

При такой схеме управления укрепляется единоналичие и личная ответственность, уменьшается возможность принятия противоречивых и неувязных решений. Такая структура управления обеспечивает единство и четкость распорядительства, согласованность действий исполнителей, повышение ответственности руководителя за результат деятельности, возглавляемого им подразделения, оперетивность принятия решений, а также личная ответственность за конечный результат деятельности своего подразделения, но в этой структуре предъявляются высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности (См.Приложение А).

1.2 Схема документооборота

1.2.1 Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов

Доставка документов в управление осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Документы, поступающие в управление на бумажных носителях, проходят обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение начальником управления и, согласно его резолюции, передаются заместителям начальника и исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела учета, распределения документации.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

При обнаружении повреждений, отсутствии документов и приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе, второй
приобщается к поступившему документу, третий пересылается отправителю.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по назначению.

Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

На полученном документе в правом нижнем углу на первой странице проставляется регистрационный штамп, и реквизиты документа вводятся в компьютер.

Срочные документы после регистрации доставляются незамедлительно под роспись с указанием даты и времени их получения.

Документы, поступившие в управление, минуя отдел учета, распределения документации, в обязательном порядке передаются в данный отдел для регистрации.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалистов отдела учета, распределения документации, принявших документ. На копиях (вторых экземплярах) доставленных документов подпись не ставится.

Вся поступившая в отдел учета, распределения документации корреспонденция,распределяется на:

• входящую служебную;

• обращения граждан.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику управления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Входящая служебная корреспонденция распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Регистрации подлежат как письменные документы, так и создаваемые средствами электронной техники. Входящая корреспонденция, определяемая перечнем, передается адресатам без регистрации.

Регистрируются все документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние (справки, служебные и докладные записки) и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного отдела в другой он повторно не регистрируется.

Таким образом, поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную обработку

- предварительное рассмотрение, разметку

- регистрацию

- рассмотрение документов руководством

- направление на исполнение

- контроль исполнения

- исполнение документов

- подшивку документов в дела

1.2.2 Движение внутренних документов

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого учреждения, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем

- проверка правильности оформления проекта документа

- согласование проекта документа

- подписанием документа руководителем

- регистрация документа

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю

- контроль исполнения документа

- исполнение документа

- проставление отметки об исполнение

- подшивка исполненного документа в дело

В результате внутренние документы учреждения могут использовать более трех лет или могут быть переданы в архив или уничтожены.

Характеристики

Тип файла документ

Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.

Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.

Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.

Список файлов курсовой работы