2 (682683), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

З розрахункових рахунків в національній валют фізичних осіб — громадян України за розпорядженням власника або за його дорученням здійснюються відповідні операції.

Забороняється перерахування коштів на будь-які і рахунок фізичних осіб-іноземців (нерезидентів).

Закривається розрахунковий рахунок фізичної особи на підставі його заяви, у -разі смерті та в інших випадках, передбачених договором і чинним законодавством..

Відкриваються також вкладні рахунки в іноземній валюті:

а) фізичним особам — громадянам України (без підтверд­ження джерел походження коштів);

б) фізичним особам — іноземцям (резидентам) що одер­жали свідоцтво на проживання в Україні (без підтердхення джерел походження коштів);

в) фізичним особам — іноземцям (нерезидентам), що проживають в Україні згідно з відкритою візою терміном до 1 року (при наявності підтвердження джерел походження коштів в іноземній валюті або при перерахуванн коштів з розрахункового рахунку).

На вкладний рахунок в іноземній валюті фізичної особи — громадянина України зараховуються:

— готівкова валюта;

— валюта, перерахована з власного розрахункового рахунку в іноземній валюті в іншому уповноваженому банку України.

На вкладний рахунок в іноземній валюті фізичної особи — іноземця (резидента або нерезидента) зараховується:

— готівкова валюта, зареєстрована митною службою у митній декларації при в'їзді до України (у митній декларації робиться відмітка уповноваженого банку України і до зараху­вання іноземної валюти на рахунок);

— валюта, перерахована з власного розрахункового або іншого вкладного рахунку в іноземній валюті в іншому уповноваженому банку України.

Документальне забезпечення діяльності підприємства

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та ви конанням документів.

Інструкція з організації діловодства включає в себе правильність складання, оформлення того чи іншого документу, класифікацію документів. В ній наведені вимоги щодо оформлення кожного з їхніх елементів. На основі чинних державних і міжнародних стандартів подано правила складання та оформлення службових документів (у тому числі й листів до іноземних ділових партнерів), договорів, контрактів, документів по особовому складу, документів з грифом обмеження доступу тощо.

Контроль за виконанням документів та прийняттям рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності та важлива складова частина діловодного процесу. Мета контролю - сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань та доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - документаційна служба установи зі службою контролю виконання, яка входить до її складу.

Контроль за строками фактичного виконання (строковий контроль) всіх категорій організаційно-розпорядчих документів зосереджуються у документаційної служби установи і ведеться в канцелярії співробітниками групи контролю, інспекції при керівникові, секретаріату, відділу листів (скарг) громадян, у структурних підрозділах - секретарями, інспекторами або особами, відповідальними за обробку документів.

Головними функціями, які виконуються документаційною службою в процесі контролю за строками виконання документів є: ведення попереджувального (поточного) контролю та веденням наступного (підсумкового) контролю.

Попереджувальний (поточний) контроль має активний управлінський вплив на хід виконання документа та здійснення шляхом періодичної перевірки й регулювання процесу виконання, сигналізування спеціалістам, керівництву структурного підрозділу та установи про наближення строку закінчення та необхідності завершення роботи з документом або дорученням.

Наступний (підсумковий) контроль проводиться документаційною службою періодично (щотижневе, щомісячно, щоквартально). Це аналітичне узагальнення виконавської дисципліни у структурних підрозділах. Підсумки наступного контролю находять відображення у підсумкових кількісних та спискових зведеннях стану виконання, які контролюються. Цей контроль в обов'язковому поєднанні із контролем попереджувальним є ефективним засобом підвищення дисципліни службовців, стимулюючим фактором росту трудової активності їх. Ведення в установі тільки наступного контролю виконання документів не допускається.

Посадова Інструкція - це нормативний документ, в якому визначено функції, права та обов'язки працівника підприємства (організації, установи).

На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) з працівником. Трудовий договір (трудовий контракт) і посадову інструкцію використовують у разі виникнення конфліктних ситуацій між работодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляють інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, погоджує з юрисконсультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

1. Загальні положення (зазначають сферу діяльності працівника, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі).

2. Функція

3. Посадові обов'язки.

4.. Права.

5. Відповідальність

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, в якому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи класифікують за такими ознаками:

• спосіб фіксації;

• зміст;

• назва;

• вид;

• складність;

• місце складання;

• термін виконання;

• походження;

• гласність;

• юридична сила;

• стадія виготовлення;

• термін зберігання;

• рід діяльності та ін.

Документи поділяються на службові та по особливому складу. До службових доку менті в відносяться:

• службові листи;

• листи до іноземних ділових партнерів;

• факси;

• службові телеграми;

• телефонограми;

• протоколи;

• витяги з протоколів;

• звіти;

• довідки;

• доповідні записки;

• пояснювальні записки;

• акти;

• накази;

• витяги з наказів;

• вказівки;

• розпорядження;

• договори;

• договори з господарської діяльності;

• трудові договори;

• посадові інструкції.

Документи по особовому складу включають:

• особові картки;

• заяви;

• накази по особовому складу;

• характеристики;

• автобіографії;

• анкети,

• виготовлення копій з особистих документів, оформлених на трафаретних бланках;

• доручення;

• розписки;

• особові справи,

• трудові книжки;

• витяг з трудової книжки.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх отримання або утворення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документу сприяє:

• оперативному проходженню документів в апараті управління;

• рівномірному навантаженню підрозділів та посадових осіб;

• позитивному впливу на управлінський процес взагалі.

Рух документів в установах має впорядкований характер, тобто виконання творчих операцій з документами (управлінською інформацією) повинно забезпечуватися комплексом технічних та формально - логічних (порівняльних) операцій з обліку документів і довідково - інформаційної роботи, регулюванням розподілення документів між керівниками та спеціалістами, контролем за розглядом, виконанням документів, оперативним та архівним зберіганням їх.

Документообіг - потік документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації та пунктами технічної обробки документів.

Документообіг - це регламентована технологічна схема руху документів за встановленими пунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операції з документами.

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки вхідних;

вихідних та внутрішніх документів До параметрів потоків, які враховуються при організації документообігу належить:

• напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;

• обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять за

• одиницю часу;

• структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та

• іншими ознаками класифікованого поділу;

• режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти обробки.

До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в усіх установах:

• прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;

• вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;

• зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,

• одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових категорій документів;

• однократність виконання кожної операції;

• паралельність виконання різних операцій.

При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі порядок роботи з документами в установах.

Схема документообігу розробляється документаційною службою та погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів, придання йому юридичної сили.

В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.

Обов'яаково реєструють:

• документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до них;

• листи та запити народних депутатів;

• найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;

• звернення громадян;

• договори,

• найважливіше листування.

Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не реєструються:

• первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку та звітності;

• вітальні листи та телеграми,

• проспекти, запрошення, прейскуранти;

• норми затрат матеріалів;

• малозначиме листування з адміністративно-господарських, кадрових та інших питань;

• програми, повістки дня, наряди, заявки,

• документи, які надходять у копіях для відомостей;

• більша частина документів, що не потребують виконання.

Документи реєструють в установі один раз. Якщо відомості про документооборот необхідні структурним підрозділам, одночасно створюють декілька реєстраційних карток, кожну з яких передають в структурний підрозділ. Дчя реєстрації використовують єдині реєстраційні форми: реєстраційну картку та журнали.

Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні в день підписання.

В картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, фіксують короткий зміст, дату та індекс відповідного документа, посаду та прізвище особи, яка підписала його. При відсутності письмової відповіді вказують ким, колії і як про це повідомлений автор документа. Наведений запис засвідчується підписом виконавця документа з вказівкою його посади, ініціалів та прізвища.

У картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, в грифі вказують дат}' отримання відповіді на нього, індекс та короткий зміст листа автора, в ряді випадків - посада та прізвище особи, яка його підписала. Якщо відповідний документ відсутній, записують коли і яке рішення прийнято з розгляду питань. Запис засвідчується підписом виконавця документа із вказанням його посади, прізвища та ініціалів. Якщо в процесі виконання складався новий документ, вказують його дат}⁷ та індекс, посаду та прізвище особи, яка підписала, виконавець посвідчує цей запис із зазначенням своєї посади, ініціалів та прізвища.

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи діяльності й уміщення в окрему обкладинку.

Формування справи - це визначення незалежності документів до певної справи та систематизація документів у середині справи.

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документа у канцелярії підприємства.

Характеристики

Список файлов реферата