48304 (666040), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Для створення найпростіших запитів Ви можете використовувати мастер запитів, що у Вас послідовно запитує найменування таблиць, використовуваних у запиті, перелік полів таблиць і деякі додаткові параметри. Для створення більш складних запитів Вам може знадобитися конструктор запитів, що є простим і наочним засобом створення досить складних запит

Створення запитів за допомогою майстра

Відмітною рисою MS Access є наявність численних і різноманітних майстрів, що допомагають Вам при виконанні більшості дій, не вимагаючи глибоких знань в області баз даних.

Запити також можуть створюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити. Відкриється вікно діалогу, у якому Ви можете вибрати опцію створення запиту за допомогою конструктора запитів або один з майстрів створення запиту.

Для знайомства з запитами виберемо опцію Простий запит. У цьому випадку Вам буде запропоновано вказати список таблиць і їхніх полів, і на підставі цих даних буде створений запит. Виберіть опцію Простий запит і натисніть кнопку ОК. Відкриється вікно майстра, у якому Ви можете вибрати необхідні Вам полючи з однієї або декількох таблиць. Якщо Ви вибрали більш однієї таблиці, майстер автоматично зв'язує таблиці. Припустимо, що нас цікавить вартість витрат на доставку по клієнтах і типам доставки. Для одержання такої інформації виберіть з таблиці Клієнти поле Назва , з таблиці Замовлення - поле Вартість Доставки, а з таблиці Доставка - найменування Тип доставки. Після вибору полів натисніть кнопку Далі і на екрані з'явиться наступного діалогу майстра запитів, у якому Вам необхідно вибрати ознаку докладного або підсумкового запиту. Ілюстрація в лівій частині вікна діалогу показує Вам розходження між цими типами запитів. У даному випадку нас цікавить підсумкове значення вартості доставки, тому виберіть опцію Підсумковий і, натиснувши кнопку Підсумки, визначите , які підсумкові значення Ви збираєтеся одержати . Натисніть кнопку ОК для повернення в попереднє вікно майстра, у якому натисніть кнопку Далі для продовження процесу формування запиту. Ви перейдете в завершальне вікно майстра. У верхній частині вікна конструктора запитів знаходиться схема даних запиту.

Ця схема дуже сильно нагадує схему бази даних. На відміну від неї , дана схема містить список таблиць, включених у запит, і відображає зв'язку між ними. У нижній частині вікна розташовується бланк запиту. Кожен рядок цього бланка виконує визначену функцію:

• Поле. У цьому рядку містяться ті полючи, що Ви використовуєте для створення запиту, кожне у своєму осередку таблиці.

• Ім'я таблиці. Цей рядок показує Вам, з якої таблиці (або запиту) обране дане поле.

• Сортування. У цьому рядку Ви вказуєте тип сортування інформації, що повертається в запиті, по зростанню (від А до Я, від більшого до меншого, від більш раннього до більш пізнього і т.д.) або по убуванню (від Я к А и т.д. ).

• Висновок на екран. Якщо Ви хочете, щоб MS Access показував інформацію, знайдену в поле , позначте цей осередок , щоб установити прапорець перегляду полючи. Якщо ж поле використовується тільки для завдання умови вибору даних, що повертає Ваш запит, залишіть його порожнім . Наприклад, якщо Ви шукаєте усіх, хто живе в Москві і купує рыбопродукты, поле Місто у Вашому запиті використовується для обмеження результатів вибірки ; однак Ви не хочете знову і знову дивитися на поля з ім'ям цього міста. Усе, що Ви хочете бачити - це імена клієнтів і найменування рыбопродуктов.

• Умова добору. Це найбільш важлива частина бланка запиту. У цьому рядку (і в рядку, розташованої нижче неї ) Ви вводите обмеження пошуку, задаючи визначені умови, що прийнято називати критерієм пошуку.

Ми коротко розглянули вікно конструктора запитів, а тепер почнемо докладне вивчення роботи конструктора зі створення простого запиту.

Створення простого запиту

Припустимо, Ви вирішили подзвонити усім Вашим клієнтам і повідомити їм про презентації нових товарів. Номера телефонів знаходяться в одному зі стовпців таблиці, що містить всю інформацію про Ваших клієнтів - адреси і т.д. У даному випадку Вам не потрібно вся ця інформація. Досить назви фірми, імені представника і номера телефону, тобто Вам потрібні тільки три стовпці. Розглянемо створення такого запиту.

Уся необхідна інформація знаходиться в таблиці Клієнти бази даних Борею. Тому для створення запиту виконаєте наступні дії:

1. У вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити.

2. Відкриється вікно діалогу "Додавання таблиці", у якому виберіть таблицю Клієнти і натисніть кнопку Додати. Закрийте вікно діалогу.

3. На екрані відкривається вікно конструктора запитів, схема даних якого містить всего одну таблицю Клієнти, а бланк запиту порожній.

Додавання полів у бланк запиту

Для вибору полів , що повинні бути присутнім у результуючій таблиці, Вам необхідно відобразити них у бланку запиту.

У MS Access існує два варіанти вибору полів результуючої таблиці. Ви можете скористатися найбільш прийнятним з Вашого погляду:

1. Для додавання в таблицю окремих полів Ви можете вибрати поле таблиці на схемі даних і двічі натиснути кнопку миші. Обране поле буде вставлено в наступний доступний стовпець у рядку Поле бланка запиту. У рядку Ім'я таблиці відразу ж з'явиться ім'я таблиці, а позиція Висновок на екран буде позначена.

2. У MS Access широко використовується механізм перенести-і-залишити (drag-and-drop). Для використання цього механізму при виборі полів перейдіть у таблицю в схемі даних, з якої Вам треба вибрати поля. Виділите поля, що Ви збираєтеся відобразити в запиті, натисніть кнопку миші і, не відпускаючи неї , перенесіть обрані поля в бланк запиту.

Зміна порядку полів

Порядок полів у бланку запиту визначає порядок появи їхній у результуючій таблиці. Для того щоб змінити розташування полючи в цьому списку, виконаєте наступні дії:

1. Установите покажчик миші на область вибору стовпця, що розташовується прямо над назвою полючи. Коли покажчик змінить вид на стрілку, натисніть кнопку, щоб виділити стовпець.

2. Натисніть і утримуйте кнопку миші в цьому положенні . На кінці покажчика з'явиться прямокутник.

3. Переміщайте стовпець у необхідному напрямку . Толста вертикальна лінія покаже його поточне положення.

4. Відпустите кнопку, коли товста вертикальна лінія виявиться в необхідному місці. Поле буде переміщено в нове місце.

Переміщення стовпця бланка запиту. Іноді не відразу удається виділити стовпець для його переміщення. Переконаєтеся в тім , що Ви натискаєте область вибору стовпця (маленький прямокутник, що знаходиться прямо над назвою полючи). Це єдине місце, за яке Ви можете захопити стовпець для переносу . Для переносу полючи в бланк запиту двічі натисніть мишею на назві полючи

Збереження запиту

Створений запит можна використовувати надалі . Для цього Ви повинні привласнити йому ім'я і зберегти його . Збереження запиту здійснюється командою Файл/Зберегти як експорт, що відкриє вікно діалогу введення імені запиту. MS Access за замовчуванням запропонує ім'я запиту і полючи введення, але краще підібрати, що-небудь більш значиме .

Для створення найпростішого звіту в MS Access досить виконати усього лише кілька дій:

1. Відкрийте вікно бази даних.

2. У вікні бази даних перейдіть на вкладку "Звіти".

3. Установите покажчик на таблицю, для якої хочете створити звіт.

4. Виконаєте команду Вставка/Автоотчет або натисніть кнопку Новий об'єкт на панелі інструментів і зі списку, що розкривається, виберіть Автоотчет.

На екрані в лічені секунди з'явиться готовий до використання звіт. У цей звіт включені всі поля таблиці. Їхні назви розташовані вертикально в тім же порядку, у якому вони знаходяться в таблиці. Праворуч від назви кожного полючи відображається його значення в таблиці.

СКБД Access надає необхідні кошти для роботи з базами даних недосвідченому користувачеві, дозволяючи йому легко і просто створювати бази даних, вводити в них інформацію, обробляти запити і формувати звіти.

6

Характеристики

Список файлов реферата