47210 (665733), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Код формы документа (05) по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответство­вать коду, содержащемуся в классификаторах управленческой до­кументации. Этот реквизит вносится при составлении конкретно­го документа.

Наименование организации (06), являющейся автором доку­мента, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, союза, ассоциации (при их наличии). Все эти наи­менования даются в именительном падеже.

Справочные данные об организации (07) указываются только в служебных письмах. К ним относятся: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа, телефона, факса, телекса, электронной почты, счетов в банке и др. Точного состава этих сведений и правил их оформления не установлено.

Наименование вида документа (08) является одним из важ­нейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав его реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа должно соответствовать компетен­ции его автора, содержанию документа. Оно регламентируется Положением об организации (уставом), проставляется на всех до­кументах, за исключением писем и факсов, должно соответство­вать ГСДОУ, ОКУД.

Дата документа (09) является одним из основных реквизи­тов, который обеспечивает его юридическую силу. Датой доку­мента является дата его подписания или утверждения, для прото­кола — дата проведения заседания. Если авторами документа яв­ляются несколько организаций, то датой документа является наи­более поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа (10) — это условное обозна­чение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, при­казов) он обычно является порядковым номером дела с начала года. Для исходящих документов складывается из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядкового номера докумен­та. Порядок регистрации и конкретная структура индексов докумен­та регламентируются внутренними инструкциями.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) про­ставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма.

Место составления или издания документа (12) обязательно ука­зываются в том случае, если затруднено его определение по рекви­зитам «наименование организации» и «справочные данные об орга­низации». Целесообразно проставление этого реквизита на всех до­кументах. Место составления или издания указываются с учетом принятого административно-территориального деления.

Гриф ограничения доступа к документу (13) проставляется, если документ содержит сведения ограниченного распростране­ния, т. е. секретную или конфиденциальную информацию.

Адресат (14) указывается в основном на исходящих докумен­тах, что входит в обязанности технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов. Наличие этого рек­визита необходимо для сверки с адресом на упаковке. В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, доку­мент возвращается отправителю.

Гриф утверждения (15) указывается на изданных распоряди­тельных документах и на документах, которые утверждаются ком­петентными органами или должностными лицами.

В резолюции (16) фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и пос­ледующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Заголовок к тексту (17) является обязательным реквизитом для всех документов. Он должен быть максимально коротким и точным и отражать содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предва­рительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка дол­жно быть не более 28 знаков, точка в конце не ставится. Заголо­вок должен грамматически согласовываться с названием вида до­кумента, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?».

Отметка о контроле (18) проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поруче­нию руководителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) каранда­шом фломастером или специальным штампом «Контроль». Место расположения определено на левом поле документа на уровне заголовка.

Текст документа (19) составляется на русском или националь­ном языке в соответствии с законодательством Российском Федера­ции и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Отметка о наличии приложений (20) помещается перед под­писью, содержит список приложений или указание на их количество.

Подпись (21) — это один из основных способов удостовере­ния документов. Она является обязательным реквизитом. Подпись на документе ставит лицо, которое несет ответственность за со­держание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр до­кумента В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок.

Гриф согласования (22), т. е. предварительного рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Визы (23) — реквизит неформализованный, проставляются в соответствии с порядком, принятым в организации.

Печати (24), подтверждая подлинность подписей, ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Такого рода документы удостоверяют пра­ва лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средства­ми и т. п. Печать должна быть хорошо читаема, по возможности захватывать часть наименования должности или располагаться на свободном месте документа.

Отметка о заверении копии документа (25) для придания ей юридической силы состоит из заверительной надписи «Верно», наи­менования должности сотрудника, заверившего копию, его лич­ной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26) необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточне­ния затронутых в документе вопросов. Данный реквизит включа­ет фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя доку­мента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27) проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Она проставляется на первой странице документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (28) по воз­можности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя наименование получающей организации, дату поступления доку­мента, его входящий регистрационный номер.

Отметка для автоматического поиска документа (29) может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ, и другие поисковые данные.

3. Основные методы унификации и стандартизации управленческих документов.

В управленческой деятельности используются однотипные, повторяющиеся документы и документы оригинальные, не име­ющие аналогов. Однотипные документы могут быть унифициро­ваны и стандартизированы.

Унификация однотипных управленческих документов заклю­чается в установлении единообразия их состава и форм.

Стандартизация — это форма юридического закрепления ре­зультатов унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатыва­ются государственные стандарты на терминологию делопроизвод­ства и архивного дела и на требования к составлению и оформле­нию управленческих документов. В настоящее время действует два стандарта: ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы докумен­тации. Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления».

Основная цель унификации и стандартизации — создание таких форм документов, применение которых будет экономи­чески эффективно, повысит общую культуру управления.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

• термины и определения, используемые при работе с управлен­ческой информацией;

• организационные структуры организаций, учреждений и пред­приятий;

• управленческие функции;

• управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации и стандарти­зации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг. С тех пор с перерывами ведутся постоянные работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой ра­боте привлечены все ведущие министерства и ведомства.

В работе по унификации документов, в частности внешнетор­говых, принимают участие более десяти международных органи­заций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Ев­ропейской Экономической Комиссии (ЕЭК), Международная орга­низация стандартизации (ИСО) и др.

Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компью­терных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает уни­фикацию состава документов, создаваемых при решении управ­ленческих задач, и форм документов.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и до­статочных для решения управленческих задач. В результате унифи­кации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями управления, и со­став документов организации может быть значительно сокращен.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреп­лении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению докумен­тов, и установлении единых требований к их составлению и офор­млению.

Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в Табеле форм документов, применяемых в деятель­ности организации, а результаты унификации форм документов получают свое выражение в Альбоме форм документов, применя­емых в деятельности организации.

4.Понятие «документооборот»

и его организация.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулиро­вания документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию;

• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

• организация рационального движения документов внутри организации;

• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых до­кументов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как прави­ло, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Предпочтение справедливо отдается централизованной экспе­диции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это по­зволяет поднять производительность труда, более точно опреде­лить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде­ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником служ­бы документационного обеспечения управления (канцелярии, об­щего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной инфор­мационно-поисковой системы ему же должны передаваться и до­кументы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т. п.). Цель первого этапа — зафиксировать сам факт поступления документов (при необходи­мости и время).

Характеристики

Список файлов реферата