Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

Проверяемый продукт: Notes 4.0. Преимущества: развитые средства программирования, широкие возможности тиражирования баз данных. Имеется много приложений независимых компаний.

Недостатки: продукт сложен, клиентский интерфейс согласован с интерфейсами поддерживаемых платформ, но не совместим с другими платформами. Сложность конфигурирования затрудняет использование продукта для неопытных пользователей и небольших компаний.

Гарантия: 90 дней.

Техническая поддержка: бесплатно в течение 90 дней (с 8.00 до 20.00) с понедельника по пятницу.

Дополнительные продукты: InterNotes, Web Publisher и др.

XTD - новая версия GroupWise

Как обещает Novell, продукт XTD станет достойным преемником сервера GroupWise. Однако мы не смогли включить XTD в число проверяемых почтовых изделий, поскольку он еще не совсем готов. Мы получили только довольно надежную бета- версию продукта, обладающую всеми обещанными возможностями. Хотя, в отличие от GroupWise, сервер XTD полностью поддерживает архитектуру клиент/сервер, он сохраняет полную совместимость с GroupWise, поэтому его почтовые отделения поддерживают почтовое клиентское ПО, в котором применяется метод совместного использования файлов. Но помимо этого, XTD поддерживает и более современное клиентское ПО, основанное на архитектуре клиент/сервер, и применяет стандартные интерфейсы типа XTD или MAPI (Messaging Application Programming Interface) компании Microsoft.

Продукт построен на базе более развитой, чем у GroupWise, кроссплатформной многодоменной архитектуры и позволяет осуществлять администрирование всей системы с одного рабочего места. Среди новых возможностей XTD - тиражирование совместно используемых папок, более широкий набор правил для обработки сообщений, предназначенных как для клиента, так и для сервера. Процедуры автоматизации деловых процедур расширены за счет поддержки API-интерфейсов, которые дают возможность интегрировать в XTD высокопроизводительные приложения.

Благодаря новой функции Gummy Notes можно присоединить примечание к любому элементу, с которым работает XTD, включая сообщения и записи календарного плана, а также преобразовать это примечание в обычное сообщение или другой объект, используемый почтовой системой. Например, примечание, добавленное к расписанию совещаний, можно преобразовать в сообщение и разослать его всем приглашенным с просьбой подтвердить участие во встрече.

Кроме того, Novell постаралась воплотить в XTD технологию универсального почтового ящика, которая позволяет получать сообщения речевой и электронной почты, а также обрабатывать календарные планы через один почтовый ящик. Возможности удаленных пользователей тоже значительно расширены: теперь они могут получить доступ к основному почтовому ящику из любого узла сети.

По своим функциям этот продукт выходит далеко за рамки простого сервера электронной почты. Подобно своему предшественнику GroupWise, пакет XTD поддерживает службы управления документами и папки обмена сообщений, используемые при проведении телеконференций. Специальные приложения и навигационные средства обеспечивают доступ к огромному объему информации, которая может храниться в среде XTD. Несомненно, что, когда этот продукт поступит в продажу, в первую очередь он будет ориентирован на корпоративных покупателей. Однако, только протестировав коммерческую версию XTD, мы сможем узнать, насколько возможности реального продукта соответствуют обещаниям Novell и функциям бета-версии.

КОРОТКО О ПРОДУКТЕ

GroupWise

Поставщик: Novell (Орем, шт. Юта).

Цена по каталогу: GroupWise (клиентская версия) - 99 дол.; GroupWise NLM (серверная версия) - 2999 дол.; GroupWise Gateway - 1995 дол.

Проверяемый продукт: GroupWise 4.1. Преимущества: поддержка многоплатформного сервера, множества шлюзов для связи с другими системами электронной почты. Продукт интегрирован со средствами управления документами (SoftSolutions). Недостатки: отсутствует возможность централизованного управления в масштабах предприятия, средства управления работают только в текстовом экранном режиме, недостаточно высокий уровень автоматизации при работе с формами.

Гарантия: 90 дней.

Техническая поддержка: бесплатно с понедельника по пятницу.

Дополнительные продукты: SoftSolutions, InForms и др.

КОРОТКО О ПРОДУКТЕ

Exchange Поставщик: Microsoft (Редмонд, шт. Вашингтон).

Цена по каталогу: полная версия - 1970 дол.; почтовый сервер - 699 дол.; клиентское ПО - 50 - 70 дол.

Проверяемый продукт: Exchange Server.

Преимущества: предусмотрена поддержка доступа к Internet, а также надежные интегрированные средства для разработки и управления формами. Полная совместимость с архитектурой Windows NT. Имеются иерархические ср

Недостатки: Exchange сложен при переходе с других систем электронной почты или при добавлении новых почтовых ящиков пользователей, а также при конфигурировании для поддержки других серверов глобальной сети. Средства перехода позволяют перенести только перечень пользователей, но не переносят присоединенные файлы и почтовые сообщения.

Гарантия: не объявлена.

Техническая поддержка: бесплатное телефонное обслуживание с 9.00 до 17.00. Дополнительные модули: не объявлены.

Выводы по главе 1

Номинально достаточно обширная компьютерная база министерства незначительно повышает эффективность труда сотрудников министерства по следующим причинам:

большинство компьютеров не пригодно для работы с современными прикладными программами;

компьютеры используются автономно;

попытки создания подсистем (ДФБУ, ДГРВЭД, УКГС) ведутся без ориентации на единую системную идеологию (кусочно-лоскутная автоматизация);

информационные ресурсы министерства незначительны, доступны ограниченному кругу лиц;

современные информационные технологии, телекоммуникационные сети и мировые информационные ресурсы для обеспечения деятельности министерства, практически, не используются.

Проблема информатизации Минторга может быть решена путем создания Автоматизированной Информационной системы Министерства Торговли РФ (АИС МТ РФ) в соответствии с настоящим Техническим предложением.

ГЛАВА 2. МАТЕМАТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ "СИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА УЧЕРЕЖДЕНИЯ”.
функции поиска и архивации

2.1. Постановка задачи и её спецификация

2.1.1. Общие требования к системе документооборота

Вначале рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.

2.1.2. Задачи, решаемые системами документооборота

Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий.

1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы.

Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы.

Динамические архивы (либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.

Подробнее задачи статических и динамических архивов будут рассмотрены в пунктах 2.1.6.1 и 2.1.6.2 соотевтственно.

2.1.3. Проблема поиска документов

2.1.3.1. Организация поиска документов

Наряду с организацией хранения документов, их необходимо также быстро и эффективно искать. Со скоростью поиска все относительно понятно - чем быстрее вы найдете необходимые документы, тем лучше. А вот с эффективностью поиска документа ситуация не так проста. Что считать эффективным поиском? Для того чтобы понять это, рассмотрим модели поиска. Здесь существует два подхода. Первый состоит в том, что в процессе поиска вы ищете документ, который точно существует в системе, и ваша задача - свести процесс к его нахождению. Этот метод применяется в 90% всех случаев. Второй подход состоит в том, что вы ищете все документы, которые могут относиться к интересующему вас вопросу. Очевидно, применение данного подхода целесообразно в аналитических и исследовательских задачах. Для него характерны такие термины, как полнота поиска - соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов; шум при поиске - соотношение (соответствие) соответствующих и несоответствующих запросу документов.

Существует два основных типа поиска. Атрибутивный, когда каждому документу присваивается набор определенных атрибутов (полей). При сохранении документа в архив поля заполняются определенными значениями, в дальнейшем при поиске проверяется совпадение значений этих полей запросу. К атрибутам документа можно отнести имя документа, время создания, автора, машинистку, имя подраздаления, тип документа (факс, письмо, контракт, спецификация). Ясно, что cписок таких атрибутов должен быть расширяем. Их совокупность называется карточкой документа. Поля могут заполняться произвольно или из предопределенных справочников. Причем последнее наиболее предпочтительно, так как сужает области поиска.

Второй тип поиска носит название полнотекстовый. В этом случае автоматически обрабатывается все содержание, как правило предварительно проиндексированного, документа, и затем его можно найти по любому входящему в него слову.

Соответственно, существует зависимость между типами поиска и подходами к поиску. Для поиска известного документа более пригоден атрибутивный поиск, тогда как для исследовательского - полнотекстовый. Существует комбинация полнотекстового и атрибутивного поиска, когда атрибуты документа обрабатываются так же, как все содержание документа. Полнотекстовый поиск зависит от формата документа и языка, на котором он создан. Электронный документ любого формата необходимо предварительно преобразовывать в плоский текст для обработки системой полнотекстового поиска, следовательно, любая такая система должна содержать в своем составе конвертеры форматов.

Зависимость от языка выражается в следующих факторах:

Поиск документа более полный, если в результате запроса будут найдены не только документы, которые точно соответствуют слову в запросе, но и те, в которых присутствуют различные его словоформы. Данная технология носит название нормализации. Причем эффективность метода зависит от применяемого алгоритма. Для русского языка наиболее эффективен словарный метод, когда слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся словоформы. Кроме словарного может применяться эвристический метод нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем выполнения определенных правил, описывающих алгоритм нормализации. Если для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц машинописного текста, то для русского он на несколько порядков больше.

Аналогично нормализации было бы логично выполнять поиск не только по конкретному слову, но и его синонимам.

2.1.4. Проблема индексаци документов

Процессом, аналогичным индексации, в бумажном делопроизводстве является регистрация.

Регистрация является "священной коровой" российского делопроизводства. Историческая неразвитость системы управления в сочетании с большими расстояниями и традиционно низкой ответственностью исполнителей породила своеобразный, скрупулезный подход к регистрации документов на всех уровнях управления.

Характеристики

Список файлов реферата