WORD97 (664246), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Если внешний вид распечатанного текста отличается от текста на экране.

Одной из причин отличия внешнего вида распечатанного текста от текста на экране может быть то, что Word выводит текст на экран черновым шрифтом (draft). В меню Tools (Сервис) следует выбрать Options (Параметры), после чего выбрать вкладку View (Вид). Затем удалить отметку из ячейки Draft Font (Черновик).

Другой причиной несоответствия шрифта распечатанного текста шрифту текста, представленного на экране, может быть невозможность печати этим шрифтом на данном принтере. В этом случае принтер использует собственные встроенные шрифты. Решением данной проблемы может быть изменение шрифта документа либо на один из шрифтов TrueType, обеспечивающих печать изображения, максимально подобного представленному на экране, либо на шрифт, доступный для печати на данном принтере.

Еще одной причиной несоответствия шрифта распечатанного текста шрифту текста, представленного на экране, может быть отсутствие графического представления указанного шрифта для вывода его на экран, даже если этот шрифт и поддерживается принтером. Чтобы вывести на экран нужный шрифт, Windows обеспечивает его представление в виде шрифта TrueType. Для обеспечения большего соответствия распечатанных шрифтом тем, что представлены на экране, рекомендуется использовать шрифты TrueType.

Примечание.

Чтобы вывести на экран список доступных для печати шрифтов в меню Format (Формат), нужно выбрать опцию Font (Шрифт). На экране в окне Шрифт появится список шрифтов.

Ниже приведена методика определения, изменен ли Windows шрифт, недоступный на данном принтере, или изменен ли шрифт, недоступный через Windows:

1. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Options (Параметры), после чего выбрать вкладку Compatibility (Совместимость).

2. Нажать кнопку Font Substitution (Подстановка шрифтов …). На экране появится сообщение с указанием, использовалось ли изменение шрифта.

Примечание.

Если замещенный шрифт является шрифтом по умолчанию, то приложение Word будет использовать наиболее близкий по размеру и внешнему виду шрифт взамен измененного.

Изменение шрифта, используемого Windows.

Ниже приведена методика изменения шрифта, используемого Windows:

1. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Options (Параметры). Выбрать окно Font Substitution (Подстановка шрифтов), в котором будет указано имя измененного шрифта.

2. В окне Substitution Font (Подстановка шрифтов) выбрать нужный шрифт.

Печать структуры.

При использовании встроенных стилей заголовков для форматирования абзацев заглавий при помощи вида в режиме структуры можно определить объем выведенного на экран документа, после чего отпечатать выведенный текст. Ниже приведены этапы работы:

1. Чтобы вывести на экран заголовки и необходимый для печати текст в меню View (Вид), - выбрать опцию Outline (Структура). На экране появиться панель инструментов структуры с набором кнопок, обеспечивающих управление структурой перед началом печати.

2. Чтобы увеличить или сократить структуру на панели инструментов структуры, - выбрать число, соответствующее самому низкому из желаемых уровней вывода. Например, чтобы расширить структуру и вывести на экран Заголовок 5 и выше, нужно нажать кнопку 5. Таким образом, Заголовок 6 и Заголовок 7 использоваться не будут.

3. Нажать кнопку Print (Печать).

Осуществляется печать только отображаемых заголовков. Что касается основного текста, то он печатается полностью, даже если на экране показан частично.

Примечание.

Если в режиме структуры на экране показаны установочные вручную символы, то они будут использованы в распечатываемом документе. Символы разрыва страницы могут быть временно удалены. Для этого рекомендуется сохранить документ, а затем удалить символы разрыва страницы. По окончании печати данный документ следует закрыть без сохранения внесенных изменений.

Печать конвертов и наклеек.

При помощи текстового процессора Word 97 печатают конверты и адресные наклейки, в которые можно включать почтовые индексы, графику и даже логотип данной компании. Также можно указать обратный адрес, который по умолчанию будет печататься на всех обрабатываемых конвертах.

Печать конвертов в Word.

Word обеспечивает печать адресов на конвертах. На конверте может указываться либо только адрес получателя, либо более детальная информация, к которой относится обратный адрес и шрих-код для простоты отправки. В зависимости от возможностей принтера, Word обеспечивает печать двух типов штрих-кодов на конверте: код POSTNET и код FIM. Штрих-код POSTNET – это машиночитаемый вариант кода ZIP и адреса получателя. Код FIM используется для конвертов с указанием оплаты ответного сообщения. Если имеется база данных адресов получателей, то при помощи Word можно отпечатать один или несколько конвертов для разных адресатов одновременно.

Печать адреса на конверте.

Ниже приведены этапы процесса печати конверта:

1. Если в обрабатываемом документе уже содержится обратный адрес пользователя, нужно поместить курсор в начало строки этого адреса.

2. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).

3. Ввести нужный адрес, после чего выбрать необходимую опцию.

4. Вставить конверт в лоток подачи бумаги, как указано в руководстве по эксплуатации принтера, и выбрать опцию Print (Печать).

Примечание.

Чтобы использовать дополнительные опции печати в диалоговом окне Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), - нажать кнопку Options (Параметры). Чтобы выбрать размер конверта, тип и размер шрифта для печати адреса, а также расположение адреса на конверте, - выбрать вкладку Envelope Options (Параметры конверта). Для установки параметров лотка подачи бумаги выбрать вкладку Printing Options (Параметры печати).

Совет.

Если курсор находится в начале заключенного в документе адреса получателя, то Word выведет этот адрес в окне редактора конвертов в готовом к печати виде.

Использование специального текста и графики в процессе печати конвертов.

Ниже приведены этапы ввода специального текста и графики, а процессе печати конверта:

1. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).

2. Убедиться, что адреса получателя и отправителя введены правильно.

3. Нажать кнопку Add to Document (Добавить).

4. В меню View (Вид) выбрать опцию Page Layout (Разметка страницы).

5. Ввести специальный текст, который должен быть отпечатан на конверте. Чтобы напечатать на конверте созданный ранее рисунок в меню Insert (Вставка), выбрать опцию Graphic (Рисунок). Рисунок может быть также создан при помощи инструментов рисования Word.

6. При необходимости – переместить специальный текст или рисунок на другое место на конверте. В меню Insert (Вставка) можно также выбрать опцию Frame (Надпись).

Печать почтовых кодов на конверте.

Ниже приведены этапы ввода почтовых кодов в процессе печати конверта:

1. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).

2. Чтобы вывести на экран диалоговое окно Envelope Options (Параметры конверта), необходимо нажать кнопку Options (Параметры), а затем выбрать вкладку Envelope Options (Параметры конверта).

3. Выбрать одну из опций: Delivery point barcode или FIM-A courtesy reply mail. (Если при инсталляции Windows в качестве данной страны были указаны не США, то указанные две опции не будут доступны). Если отмечено FIM-A courtesy reply mail (FIM-A оплаченное ответное сообщение), то на конверте ставится специальная отметка для службы сортировки почтового отделения.

Примечание.

Почтовые штрих-коды на конвертах используются только почтовыми отделениями США.

Создание и печать обратного адреса на конвертах.

Текстовый процессор Word обеспечивает создание, как обычных адресов, так и нестандартных с использованием логотипов и прочих графических изображений.

Создание обратного адреса, состоящего исключительно из текста.

Ниже приведены этапы создания обратного адреса, состоящего исключительно из текста:

1. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Options (Параметры), после чего выбрать вкладку User Information (Пользователь).

2. Если в окне Mailing Address (Почтовый адрес) отсутствует адрес пользователя, то его следует ввести вручную.

3. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Envelopes (Конверты).

4. Убрать маркер из ячейки Omit (Не печатать).

Создание обратного адреса, включающего графический логотип.

Для автоматической печати графического рисунка или логотипа на всех конвертах изображение может быть сохранено вместе с параметрами форматирования в качестве точки входа авто текста под названием EnvelopeExtra 1. Ниже приведены этапы создания обратного адреса, включающего графический логотип:

1. Ввести текст обратного адреса, согласно приведенной выше методике.

2. Выбрать одно из имеющихся или при помощи приложения Microsoft Paint (необязательно) создать новое графическое изображение.

3. Ввести текст обратного адреса в Word 97.

4. Поместить курсор туда, где должен быть введен рисунок. Чтобы вывести на экран диалоговое окно Insert Picture (Добавить рисунок), показанное на рис. 5, - выбрать опцию Picture (Рисунок) в меню Insert (Вставка). Выбрать файл, в котором содержится графический логотип, после чего нажать кнопку Insert (Добавить).

5. Щелкнуть на изображении логотипа.

6. В меню Insert (Вставка) выбрать опцию AutoText (Авто текст), а затем опцию New (Создать).

7. Н
   а экране появится диалоговое окно Create AutoText (Создание элемента авто текста). В окне ввода Please name your AutoText entry (Имя элемента авто текста) набрать с клавиатуры EnvelopeExtra 1 и нажать кнопку ОК. После этого Word, при печати конвертов, будет автоматически выводить на печать логотип, обозначенный именем EnvelopeExtra 1.

Примечание.

Приложение Word 97 обеспечивает использование не более двух точек входа авто текста типа EnvelopeExtra. Например, вторая точка входа авто текста может использоваться для вывода специального сообщения на обратной стороне конверта. Именно для этих целей и создается точка входа авто текста под названием EnvelopeExtra 2. В этом случае на конверте при печати из шаблона будут выводиться оба логотипа. Если печать второго логотипа не нужна, то следует либо использовать другой шаблон, либо удалить ненужную точку входа авто текста.

Создание почтовых наклеек.

Если в печати конвертов нет необходимости, то приложение Word 97 предусматривает использование нескольких сотен встроенных форматов наклеек, выпускаемых различными производителями. Таким образом, можно напечатать как одну наклейку, так и несколько страниц различных наклеек, если планируется ведение активной почтовой переписки.

Печать одной наклейки.

Ниже приведены этапы печати одной наклейки:

1. Поместить курсор в начало адреса получателя.

2. В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки).

3. Убедиться, что адреса получателя и отправителя письма указаны верно, после чего в окне Print (Печать) выбрать опцию Single Label (Отдельная наклейка). Указать вертикальное и горизонтальное размещение наклейки, а также остальные необходимые параметры. Нажать кнопку Print (Печать).

Примечание.

Среди доступных опций имеются возможности печати целой страницы наклеек, печати страницы с различными наклейками, а также печати одной наклейки.

Прочие доступны, если нажать на кнопку Options (Параметры) на вкладке Lablеs (Наклейки). Именно здесь можно указать тип наклейки, ее размер, а также тип принтера и параметры лотка печати.

Печать нескольких наклеек с одинаковыми адресами.

В меню Tools (Сервис) выбрать опцию Envelopes and Labels (Конверты и наклейки), после чего выбрать вкладку Labels (Наклейки). Выбрать опцию Full Page of Same Lables (Страница с одинаковыми наклейками). При необходимости – указать другие доступные параметры, после чего приступать к печати.

Слияние адресного списка в почтовые наклейки.

Одним из первых этапов при создании списка имен и адресов для почтового обращения является определение наилучшего для этих целей приложения Office. Если сеть адресатов достаточно велика, то подобный список может быть создан при помощи приложений Word, Excel, Access и Outlook. Ниже приведено несколько возможных вариантов:

• Если список имен и адресов небольшой или средних размеров, а также не предусматривает большого количества манипуляций, то он может быть создан при помощи функции Mail Merge Helper (Слияние) приложения Word.

• Для оформления сети адресатов могут использоваться адреса из списка контактов приложения Outlook. Более детально об этой функции сказано в Letter Wizard (Мастер писем) приложения Word в разделе «Using Names and Addresses from Outlook and Microsoft Exchange» («Использование имен и адресов в приложениях Outlook и Microsoft Exchange»).

• Приложение Word может использоваться при необходимости создания пронумерованного списка.

• Для больших списков, предусматривающих также широкий объем обработки, наилучшим инструментом создания выступает приложение Excel.

• При необходимости использования в работе со списком комплексных возможностей сортировки и поиска, лучше всего использовать приложения Access и Excel.

• Если в процессе работы необходимо использовать относительно сложные базы данных и возможности коллективного доступа к информации, то рекомендуется использование приложения Access. Access предпочтительнее использовать также для создания очень больших списков адресатов.

Ниже приведены этапы создания наклеек при помощи функции слияния приложения Word 97:

1. Чтобы начать работу с новым документом в меню File (Файл), - выбрать опцию New (Создать).

2. Ч
   тобы вывести на экран представленное, на рис. 6 диалоговое окно Mail Merge Helper (Слияние), в меню Tool (Сервис) выбрать опцию Mail Merge (Слияние). Нажать кнопку Create (Создать) и в списке опций выбрать Create Mailing Labels (Наклейки). Чтобы сделать активный документ главным документом в процессе слияния, - нажать Active Window (Активное окно).

1. В диалоговом окне Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Get Data (Получить данные). Сделать выбор из следующего списка:

• Чтобы создать новый список имен и адресов при помощи приложения Word 97, - выбрать Create Data Source (Создать источник данных). Ввести нужные записи данных.

• Чтобы использовать созданный ранее список имен и адресов в документе Word, а также в электронной таблице, базе данных и прочих списках, следует выбрать Open Data Source (Открыть источник данных).

• Чтобы использовать адреса, записанные в электронной адресной книге, например, Exchange или Outlook, надо выбрать Use Address Book (Использовать адресную книгу).

1. Ч
   тобы вывести на экран представленное, на рис. 7 диалоговое окно Label Options (Параметры наклейки), - выбрать опцию Set Up Main Document (Настройка основного документа).

1. Указать тип принтера и тип наклеек. Размер наклеек устанавливается при помощи кнопки New Label (Создать). По окончании установки параметров нажать кнопку ОК. На экране появится диалоговое окно Create Labels (Создание наклеек).

2. Ввести значение полей слияния для адресов. Нажать кнопку ОК.

3. В диалоговом окне Mail Merge Helper (Слияние) нажать кнопку Merge (Объединить).

4. В окне Merge to (Назначение:) выбрать Printer (Принтер).

5. Нажать кнопку Merge (Объединить).

Совет.

Характеристики

Список файлов реферата